Du har antagligen hört talan om att 20% av dina aktiviteter står för 80% av din framgång. Detta innebär att 80% av dina aktiviteter har åtminstone lågt värde, om inte ett fullständigt slöseri med tid. Om du vill förbättra din framgång har du två val - hitta mer tid på dagen eller eliminera dessa tidsslöseriaktiviteter.
Problemet är att många av dessa tidsödande aktiviteter har blivit vanor - saker du gör utan att tänka. Vanor kan vara svåra att ändra, men det är möjligt att ersätta dem med nytt beteende. När du ersätter dåliga vanor med aktiviteter som fokuserar på de värdefulla 20%, kommer du att finna dig själv mycket mer framgångsrik med samma mängd - eller kanske ännu mindre - tid per vecka.
Här är sju tidsödande vanor som du kan avskaffa ditt liv för gott.
1. Kontrollera e-post kontinuerligt
2013 rapporterade 32% av de anställda i USA att de svarade på e-post inom 15 minuter efter att ha mottagit dem. Ytterligare 23% svarade inom 30 minuter. Men är snabbare faktiskt bättre? Att kontinuerligt kontrollera e-post kostar oss massor av värdefull tid, men det är något som kan kontrolleras. Skapa en ny vana att stänga av ditt e-postprogram och aviseringar medan du arbetar med ett viktigt projekt, eller kom med ett system för att kontrollera dina nya meddelanden bara två gånger om dagen. Du sparar tid och får mycket mer gjort.
2. Väntar på att saker ska bli perfekta
Det är en olycklig verklighet att perfektionism kan förlama dig. Istället för att utföra uppgifter på ett effektivt sätt slösar du upp en enorm tid att försöka göra saker som helt enkelt ska skickas vidare till nästa fas. Att spendera en stor tid på att göra en uppgift perfekt, kan faktiskt vara ett tecken på att skjuta upp i stället för att ta nästa steg. Krossa istället denna tidsödande vana och arbeta tills den är "bra" innan du går vidare.
3. Multitasking
Multitasking har blivit en dålig vana för många amerikaner, men i verkligheten gör det dig mindre produktiv. Din hjärna kan fokusera på bara en sak åt gången, och ständigt byta uppgifter omskolar faktiskt hjärnan till att inte riktigt fokusera alls. Om du tycker att du växlar mellan uppgifterna och inte kan lösa en sak, kan du förstå att du skadar din prestanda och slösar bort tid. Fokusera istället på en uppgift under en viss tid innan du går vidare till nästa.
4. Inbjudande avbrott
Arbetar du i en miljö som är utsatt för distraktioner? En studie visade att arbetarna avbryts var 11: e minut. Inte konstigt att vi inte får gjort något! Tänk på hur många vanliga saker du gör varje dag som faktiskt bjuder in människor att störa dig, från att skicka en snabb text till att kontrollera din e-post när du försöker fokusera på något annat.
Att minska dessa beteenden hjälper dig att hålla fokus och lära dig att eliminera distraktioner. Försök att blockera arbetstiden på din kalender och markera den som "upptagen", stäng dörren om du har en, tystnar din mobiltelefon och låt andra veta att du kommer att prata med dem vid en annan tidpunkt.
5. Att vara oorganiserad
Det finns många olika sätt att organisera som inte innehåller ett snyggt skrivbord. Zappos vd Tony Hsieh älskar ett rörigt skrivbord, medan andra föredrar att använda arkiveringsskåp. Oavsett är en vana att arbeta i oorganiserat kaos också en stor tidslöshet. Att ständigt förlora viktiga artiklar, upprepade gånger be om nyckelinformation och glömma att slutföra en uppgift fram till sista minuten är allt onödiga tidspassare. Istället kan du experimentera med organisatoriska vanor som fungerar för dig och använda dem konsekvent.
6. Underlåtenhet att delegera
Många insisterar på att göra allt själva, men att vägra att avstå från kontrollen kan faktiskt backfire. Det är slöseri med din tid att göra saker du inte är bäst på. I stället delegera dessa uppgifter till andra - antingen andra i ditt team, en assistent eller en virtuell assistent - och fokusera på ansvar och projekt som ligger inom din expertiszon. Se till för att eliminera mindre uppgifter som att granska e-postmeddelanden eller undersöka eller utföra uppgifter som inte passar dina talanger från ditt schema.
7. Säg aldrig nej
Att inte säga nej när det innebär att fokusera på tidssugande aktiviteter kommer på bekostnad av dina kärnprojekt. Oavsett om du behöver säga nej till ytterligare arbetsuppdrag eller oproduktiva personliga engagemang är det viktigt att sätta fast gränser. Fokusera på att få dina viktiga projekt slutförda under arbetstid medan du överlämnar dig till att förnya och uppdatera under din personliga tid. Det finns många enkla och effektiva sätt att ge ett kraftfullt nej utan att främja ditt personliga och professionella nätverk.
Mer från Inc.
- Hur denna entreprenör kämpade hennes depression och byggde ett 300 miljoner dollar företag
- 21 prylar och appar som hjälper dig att sova
- Oprah: Det viktigaste jag har lärt mig om varumärke
