Det är inte alltid lätt att arbeta för att delegera arbetet.
Du kanske måste kämpa mot din egen mikromaning, perfektionistiska tendenser, motstå lusten att ge dina anställda en 17-stegs disposition eller smärtsamt detaljerade instruktioner. Du måste göra fred med det faktum att bara för att någon gör något annorlunda betyder inte att han eller hon gör det fel .
Men vad händer när det slutliga utkastet kommer över skrivbordet och det är bara dåligt?
Vad händer om det är fullt med skrivfel? Vad händer om layouten är fel eller om dina riktlinjer har ignorerats flagrant? Vad händer om din anställd följde dina riktlinjer men resultatet fortfarande är överväldigande?
Det är verkligen frestande att fånga tillbaka det ansvaret och se detta som en bekräftelse på att du hade rätt hela tiden - ingen kan lita på, och om du vill ha något gjort rätt måste du göra det själv!
Långsam din roll, vän. Innan du kastar in delegationshandduken, arbeta dig igenom dessa sju steg.
1. Prata i person (eller minst på telefonen)
Att berätta för någon att hon behöver göra om sitt arbete är alltid lite svårt, och det kan vara svårt att uttrycka tålamod, empati, värme eller humor via e-post.
Om du inte kan träffas personligen ska du söka efter en videochatt eller ett telefonsamtal. På så sätt kan du temperera det besvärliga samtalet med en varm och vänlig röst.
2. Börja med något du uppskattar
Komplimenter om möjligt verkligen specifikt, till exempel det teckensnitt han valde, hans perfekta grammatik eller det faktum att han vände på detta i förväg, så att han kan replikera framgången i framtiden.
När du startar konversationen på en positiv anmärkning skapar du ett säkert utrymme så att du kan leverera de andra, mindre positiva nyheterna utan att utlösa försvar. (Se bara till att du är äkta och inte gör upp något trevligt som en del av en "komplimentsmörgås.")
3. Upprepa vad du letade efter och varför
Beskriv sedan hur arbetet inte stämmer överens med dina förväntningar och är så specifikt som möjligt. "Jag skulle vilja se några förändringar" är inte så konstruktivt som "Jag letar efter en roligare, mer engagerande ton, en mer lockande introduktion och mer kortfattade meningar."
Så istället för att säga marknadspresentationen "missade märket" och lämna det där, påminn din anställd hur viktigt det är att fokusera på målgruppen. Om meddelandet inte når dem - så är det allt hårt arbete är för ingenting. Dela sedan några förskjutningar du vill se, till exempel ytterligare bilder om påverkan.
4. Be om idéer för förändringar
Ser din anställd också områden för förbättring? Eller är han osäker på hur och var han skulle göra saker annorlunda?
Medan du vill ge specifik feedback, motstå lusten att peka ut varje plats du vill se förändringar. Dela istället några specifika förslag och be honom att beskriva vilka möjligheter han ser för att förbättra projektet. Detta hjälper dig att kontrollera om du är på samma sida - och det hjälper honom att lära sig att upptäcka eventuella misstag för sig själv i framtiden.
5. Fråga vad som känns mest utmanande
Av de förändringar du har bett henne att göra, vilket känns mest skrämmande eller förvirrande? Kämpar hon med kopieringsredigering? Förstår hon programvaran hon behöver använda?
Ge henne en annan möjlighet att be om förtydligande och hjälp.
6. Ge det en gång
De första gången du delegerar kanske du bara sparkar dig själv och tänker: "Det är snabbare om jag gör det själv!" Och ja, första gången du tränar - och korrigerar - någon kan det ta mer tid än om du hade gjort det jobba på egen hand.
Men när den andra personen har förstått vad du vill och hur du gör det, kommer du att kunna dela ut fler och fler projekt och frigöra tid för att göra det arbete du verkligen älskar.
7. Kolla in det andra utkastet och beröm, vägledning eller tilldela om
Hur känner du för din delegats andra försök? Om hon är 80% av vägen dit (och detta projekt är ett måste hon replikera) upprepa steg ett till sex. Annars, påminn dig själv om 80/20-regeln, beröm hennes förbättringar, nämn de ytterligare skift du lägger till och slutför arbetet själv.
Om resultatet är 50 till 80% av vägen dit, dela detta åsikt. Tillsammans kan du och din delegat bestämma om det är värt ett nytt försök och sedan arbeta igenom steg ett till sex igen.
Om resultatet fortfarande är mindre än 50%? Borgen. Din tid går bättre att hitta någon annan som ska omfördela projektet till eller att besöka om det verkligen är en uppgift att delegera.
Med den här planen bör du kunna få de resultat du vill ha andra gången. Och förhoppningsvis hjälper dessa samtal dig att få bättre resultat härifrån och ut - första gången.
