Om du är som de flesta användare spenderar du förmodligen inte för mycket tid på att tänka på vad du ska namnge dina dokument när du sparar dem. Tyvärr kan detta göra det svårt att hitta filen du vill ha utan lite sökning - du kan till och med behöva öppna flera olika filer för att hitta den du vill ha.
Att utveckla ett namngivningssystem för dina dokument och bli vana med att använda det sparar tid och frustration när det är dags att hitta dokumentet du behöver. I stället för att söka igenom otaliga dokument med oklara filnamn, kan namnsystemet hjälpa dig att snabba på din sökning.
Rätt namngivningssystem
Det finns inget enda rätt sätt att namnge dina filer, och namnsystemen varierar från användare till användare. Det som är viktigt är att hitta den metod som är meningsfull för dig och sedan tillämpa den konsekvent. Här är några tips för att komma igång:
- Inkludera datumet dokumentet var sammansatt i ditt filnamn:Det här är potentiellt ett av de mest användbara elementen att inkludera i ett filnamn, särskilt när du handlar om korrespondens. Även om du inte kommer ihåg exakt när du komponerade ett dokument, kommer du sannolikt att kunna begränsa din sökning till en viss tidsperiod.
- Ta med mottagarens namn i ditt filnamn:Detta är en särskilt värdefull praxis när man arbetar med bokstäver, men det kan vara ett användbart element för andra typer av dokument, till exempel kontrakt, noteringar och till och med anteckningar.
- Ange vilken typ av dokument filen är:Återigen verkar det som en given för vissa användare, och det beror på att det är en så viktig del av ett filnamn. Om du letar efter ett brev du skrev kan du eliminera en fil som har "kontrakt" eller "anteckningar" i namnet.
- Var uppmärksam på hur du beställer elementen i filnamnet:Även om det här inte hjälper dig att skilja dina filer, hjälper det dig att beställa dem när du söker. Genom att använda sorteringskontrollerna i dialogrutan Öppna i Word eller i Utforskaren kan du sortera dina filer alfabetiskt (eller numeriskt) så att de sorteras efter första tecknet i filnamnet.
Det här är inte en uttömmande lista med tips om att namnge filer, men det är ett bra ställe att börja. När du har startat en övning med att namnge dina filer på ett konsekvent sätt utvecklar du ett system som fungerar bäst för dig - och kommer sannolikt upp med egna tricks.
