Placera din signatur är förmodligen den enklaste delen av utarbetandet av dina e-postmeddelanden, och det är inte bara för att det inte finns några tydliga regler för den här delen av e-etiketten.
Placering av e-post signatur
Ställ in din e-postsignatur precis under slutet av dina inmatningar och nya meddelanden. Gör det båda i e-post du skickar professionellt och de som går till familj och vänner.
- Överväga dock inte att använda en signatur alls i privata meddelanden, eftersom privat korrespondens kan vara mer intim än formaliserade meddelanden med en starkt strukturerad signatur.
- I svar är ingen signatur eller kondenserad också bra alternativ; Mottagaren känner trots allt redan.
I praktiken varierar e-post signaturplacering utifrån de inställningar du ställt in i ditt e-postprogram:
- Om du inkluderar originalmeddelanden med inmatning och selektiv citering visas din signatur oftast längst ner i meddelandet.
- Om du citerar löjligt genom att sätta ditt meddelande ovanpå det ursprungliga meddelandet (inte fragmenterad) kommer din signatur normalt att vara mellan ditt meddelande och det ursprungliga meddelandet du citerar, precis ovanför linjen "- Ursprunglig meddelande--".
Skillnaden mellan lat citat och selektiv citering är ofta en funktion av den e-postklient du använder eller standarderna för ditt yrke. Linux-lovande proffs, till exempel, lita ofta på selektiv citering, medan Microsoft Outlook standardiserar till lat citat.
Email-signaturplaceringsfel du borde undvika
Att sätta din signatur där den inte hör hemma är knappast ett stort brott mot etiketten, men ändå borde du undvika vanliga placeringsfel för att minska förvirringen.
- Signatur ovanpå, svara i linje nedan: läsare är konditionerade att inte se långt bortom någon signatur de stöter på. Om ditt e-postprogram eller din tjänst är inställd för att sätta din signatur ovanpå citerad text i svar och framåt, skriv inte något i den citerade texten. Chansen är att mottagarna kommer att pussla över ditt tomma svar - men kanske inte tillräckligt länge för att hitta dina svar i den citerade delen. I stället svara ovanför signaturen eller flytta signaturen till själva botten.
- Underskrift längst ner, svara alla på toppen: Om du svarar på toppen, men din e-post signatur är längst ner, kommer mottagarna antingen aldrig se signaturen eller, om de ser det, kan signaturen skicka dem på jakt efter svartext som de kanske har missat. Istället: Flytta signaturen ovanför den citerade delen och under ditt svar.
Signaturer i allmänhet
Din e-post signatur är inte längre än fyra eller fem rader text och den innehåller standard signaturavgränsaren. Din signatur är inte längre än 75 tecken. Undvik, där det är möjligt, inklusive bilder, eftersom vissa e-postprogram behandlar inbäddade bilder som bilagor och dra dem ut från meddelandet själv.
Postscripts
Naturligtvis kan positionering av din signatur på de föreslagna platserna ge dig möjlighet att inkludera postskript precis nedanför det. Observera dock att vissa e-postprogram och tjänster behandlar något under signaturavgränsaren som en del av själva signaturen. Så, som ett alternativ, inkludera ditt postscript nedan "signera" ditt meddelande huvudtext med ditt namn, men över e-postens signatur.
