Affärsresor tar dig inte bara bort från kontoret utan också långt från din vanliga rutin. När du inte sover i samma säng, äter samma mat eller arbetar vid samma skrivbord, kan det vara svårt att komma in i din typiska hårt arbetande tankesätt.
Trots jetlag och back-to-back-möten som du antagligen har planerat, finns det några enkla steg du kan vidta för att anpassa, vilket gör varje arbetsresa produktiv. För att lära mig mer pratade jag med fyra framgångsrika vägkrigare som avslöjade sina hemligheter för att snabbt komma till företag, hålla fokus och producera bra arbete - även när du är på språng.
1. Låt teknik vara din assistent
Innan du avgår, bestäm dig vilken av dina prylar som kommer att tjäna dig bäst på resan och packa i enlighet därmed. Behöver du din bärbara dator för kraftfulla skrivprojekt, eller räcker det med din smartphone och surfplatta? Beroende på fokus på din resa kan du kanske lätta upp din last och lämna några enheter hemma.
Vad du än väljer att ta med, att ha tillgång till pålitlig Wi-Fi är viktigt. De flesta större flygbolag erbjuder detta som en flygningstjänst, men dubbelkontrollera tillgänglighet och prissättning innan du bokar en flygning. För frekventa flygblad rekommenderar Amanda Augustine, jobbsökande expert för TheLadders, att man köper en plan från en tjänst som Gogo, en internetservice som omfattar flera flygbolag. Naturligtvis måste du arbeta även efter din flygning - så se till att verifiera Wi-Fi-tillgänglighet på ditt hotell, konferenscenter och mötesplats.
2. Planera allt
Även i den elektroniska tidsåldern gäller fortfarande långvariga affärsmetoder. "Innan du åker, sätta en lista på vad du behöver ta med, " föreslår Meryl Pearlstein, ägare av MDP Publicity. Tänk på allt du kan behöva - från affärsdräkter och kontorsmateriel till kosmetika och batteriladdare - så att alla dina måste måste vara trofast vid din sida, till och med mil borta från hemmet. Många vägkrigare gillar också att ta med några bekvämligheter hemifrån (som en kudde hemifrån eller en favoritskön tröja) för att hjälpa dem att anpassa sig snabbt till sina hem-hem-miljöer.
Och eftersom resor aldrig verkar gå precis som planerat, se till att din förteckningslista står för potentiella nödsituationer och förseningar. Om du kontrollerar en väska, packa en klädbyte, en tandborste, lite smink och allt du behöver för din första arbetsdag i ditt arbete. (Eller lära dig att packa mer effektivt och bara ta en vidare!)
Förutom det väsentliga, gillar Dawn Wilcox, verkställande direktör för Social Impact Practice hos Allison + Partners, att hålla en mapp med sitt flygschema och resedetaljer i hennes fortsättning för enkel åtkomst. På den noten föreslår hon också att alltid boka en direktflyg istället för en anslutande flygning. Lika roligt som sex timmar extra på Las Vegas flygplats låter, kan förseningar allvarligt påverka ditt humör, produktivitet och mötesplan.
3. Kommunicera till ditt kontor innan du lämnar
En av de svåraste delarna av affärsresor är att hålla jämna steg med din normala arbetsbelastning när din dagliga rutin plötsligt inte är något som normalt. Så förberedelser är nyckeln till att se till att allt på kontoret håller sig på rätt spår när du är borta.
Innan du åker ut, träffa dina projektgrupper för att få statusuppdateringar och granska kommande tidsfrister. Augustine betonar att det är oerhört viktigt att kommunicera med ditt team när du kommer att vara tillgänglig via telefon eller kontrollera din e-post och när du är helt otillgänglig. Låt också alla veta hur du hade det vill bli kontaktad i nödsituationer (via text? Med e-postmeddelanden markerade "Urgent?"), så att du kan ta itu med pressande frågor mellan möten.
Ställ sedan in ditt kontorsmeddelande för att indikera en punktperson för förfrågningar och ställa förväntningar på kommunikationen (t.ex. "Om du har en fråga om försäljningskonferensen nästa månad, vänligen kontakta Amanda Johnston. Jag kommer att svara på allmänna förfrågningar när Jag återvänder till kontoret på måndag. ”)
4. Bekanta dig med din destination
Innan du faktiskt anländer, ta reda på var du bor och vad som finns i närheten. Var är den närmaste livsmedelsbutiken där du kan få snacks? Är konferenscentret på gångavstånd? Pearlstein föreslår att det är svårt att hitta en hytt, särskilt på natten (om du inte befinner dig i ett område med hög trafik, kan det vara bättre att ordna en bilservice).
Att känna till denna information innan du kommer kommer att spara dig värdefull tid när du kommer dit - så att du kan bosätta dig och komma rätt till jobbet. (Men eftersom du antagligen fortfarande måste fatta några on-the-fly-beslut, ladda upp din telefon eller surfplatta med appar som gör resan mycket enklare, som OpenTable för middagsreservation och Uber för bilservice.)
5. Ställ in-Dos att göra medan du är i färd
Utnyttja din pendeltid för att vara produktiv istället för att spara den för din destination. "Gör en lista över mål för vad du ska göra i transit", rekommenderar Randi Brill, VD för Quarasan och grundare av Teacher Peach i Chicago. "Om du säger: 'Jag gör det när jag kommer till hotellet', tillägger hon, kommer du förmodligen inte att ta dig till det - efter en hel dag med resor, kommer du att vara utmattad. Men släpp inte dig själv - Wilcox föredrar att arbeta under de första tre fjärdedelarna av sin flygning och sedan spendera den sista benet avkopplande.
För att förbättra din produktivitet under transporten kan du överväga att registrera dig för hotell- eller flygbolagsprogram eller företagskreditkort som erbjuder resor förmåner. Susan Baroncini-Moe, en affärsstrateg för Indianapolis och författare till Business in Blue Jeans, använder sitt flygbolags klubbsalonger när det är möjligt, men "investerade också i vissa högkvalitativa ljuddämpande hörlurar", som hjälper henne att arbeta bra i trånga utrymmen.
6. Hitta ditt fokus
När du landar och checka in, gör vad du behöver för att optimera din tid och komfort, säger Baroncini-Moe. Oavsett om packning omedelbart hjälper dig att känna dig mer organiserad, eller att fylla på minikylskåpet med iskaffe får du dig att arbeta, känna igen vad som hjälper dig att känna dig bosatt i - och gör det.
När du arbetar på ditt hotellrum föreslår Pearlstein att sitta vid ett skrivbord eller bord och ställa in det för att likna ditt vanliga arbetsområde: Packa upp din bärbara dator, hitta ett uttag för din telefon och datorladdare, anslut till Wi-Fi, organisera dina filer och ordna kontorsmaterial du behöver. Med skrivbordet klart att gå, har du en enklare tid att få rätt att arbeta när du hoppar in på ditt hotellrum mellan möten.
Men oavsett hur produktiv du är, är det också viktigt att ta reda på hur du kan varva ner i slutet av en lång dag. Baroncini-Moe föredrar att ladda med lite ensam tid: En lugn middag, bra bok, telefonsamtal med sin man och meditation. När du hittar tid att koppla av på natten blir du mer vaken, produktiv och energisk nästa dag.
Slutligen "Dra fördel av det faktum att du reser", föreslår Pearlstein. I slutet av en resa till Vancouver, under en två timmars flygplatsövervakning, beslutade Pearlstein att åka på en snabb sightseeingtur i staden, och återvände precis i tid för att fånga sin flygning. Naturligtvis är det främsta skälet till din resa affärer - men det betyder inte att du inte kan se sevärdheterna också.
