Oavsett om du arbetar för en liten start, ett stort företag eller något däremellan, bra kommunikation och regelbunden informationsdelning är avgörande för framgång. Precis lika gammal som själva företaget, är möten tänkta att vara ett värdefullt sätt att se till att alla arbetar hårt mot samma nordstjärna.
Och ändå, de flesta av oss hatar dem. Som du troligtvis vet alltför väl är möten ofta kontraproduktiva och tar mycket längre tid än de är värda. Det är inte mycket värre än att lämna rummet undrar vad du bara tillbringar en timme att göra, särskilt på en syltfylld dag.
Men måste de vara så? Nej. För att få ut mesta möjliga av alla möten du planerar eller deltar måste du bara medvetet undvika den mest besvärliga tiden suger. Behöver hjälp? Vi sätter ihop en lista med trick du kan använda för kortare och mer produktiva möten som är mer benägna att vara en enastående användning av allas tid.
1. Förvisa tekniska problem
Sekunder som spenderas på tekniska problem kan snabbt förändras till några minuter eller, värre, ta upp hälften av ett möte. Detta är särskilt vanligt när det gäller att kommunicera med människor som inte är fysiskt närvarande. Eftersom det sista någon vill är att sitta medan du försöker få din bärbara dator kopplad till en projektor eller lyssna på 10 minuter av "kan du höra mig nu?" Från någon som går med på distans, få dig utrustad med rätt verktyg för att göra allt går smidigt.
Förutom skärmdelning och projiceringsteknologi för alla på plats är pålitlig programvara som ansluter dig till fjärrlagsmedarbetare. Den kostnadsfria versionen av Skype Meetings är en utmärkt lösning, eftersom alla snabbt kan gå med en anpassad (och lätt att komma ihåg) URL från vilken enhet som helst - utan att behöva spendera tid på att registrera sig för ett konto eller granska uppringningsnummer.
2. Planera kortare möten
Det traditionella timlånga mötet kan dra vidare för vad som verkar vara för evigt, med lite tryck för att ta upp saker och gå vidare. Så att planera ett kortare möte kan göra underverk för effektivitet - det finns helt enkelt ingen tid att slösa bort!
När du ställer in ett möte, utmana dig själv att vara riktigt ärlig om hur lång tid det kommer att ta - och kanske planera lite mindre tid än du tror att du behöver. Kom ihåg att möteslängderna inte alltid behöver vara i 30 minuters steg och att rakning bara fem eller tio minuter du inte behöver av var och en kan lägga till sig snabbt.
Pro-tips: Överväg att ställa in en timer på din dator som alla kan se under mötet - att titta på tiden som kryssar bort hjälper dig att hålla reda på.
3. Ställ in en specifik agenda och hålla fast vid den
Att skapa en agenda kan verka som en daterad praxis, men det är faktiskt ett av de mest användbara sätten att hålla ett möte snabbt framåt. Tänk på det: Om du bara skickar runt en inbjudan för att diskutera "produktutbud" utan annat sammanhang, kan alla komma till mötet med olika idéer om vad som kommer att täckas, och du slösar tid på att komma på samma sida.
Skicka istället en dagordning ut en dag eller två i förväg och vara så specifik som möjligt. Prova följande enkla format för varje ämne du behöver för att diskutera:
- Specifikt ämne
- Vad som måste förberedas inför mötet
- Vilka uppdateringar kommer att ges under mötet
- Vilka frågor måste besvaras under mötet
Det är särskilt viktigt att ange en tid för varje ämne - det kommer att hålla dig ärlig om vad som realistiskt kan passa in i mötet och ge dig fritt tyg för att föra folk framåt när det är dags för nästa dagordning.
4. Visa, inte berätta
En bild säger 1 000 ord - och det gäller också för möten! Bilder, grafer och diagram kan ofta hjälpa dig att tydligt kommunicera istället för att tala till varje punkt - för att inte tala om att spara alla tid.
Så när du förbereder dig, tänk på bilder som kan göra det lättare att kommunicera dina tankar. Varför spendera tid på att förklara en produktuppdatering när du kunde visa den live? Varför försöka komma med ord för att dela en komplex idé när ett diagram kunde göra det på några sekunder?
Om du är i ett rum med alla dina kollegor, var inte rädd att hoppa upp och använda whiteboardtavlan eller vända din dator för att visa upp vad du arbetar med. Om du möter med fjärrkontrollfunktioner kan detta vara svårare, men produkter som gratis Skype-möten erbjuder ofta många samarbetsverktyg som gör det till en lek att dela visuella tankar och fynd på skärmen. Till exempel, med gratis Skype Meetings enkla PowerPoint-uppladdare (med interaktiva verktyg som en virtuell laserpekare) eller skärmdelningsfunktion kan du människor genom visuella bilder som du tänkte förberedda i förväg, och det virtuella whiteboardverktyget låter dina kollegor skissa ut idéer i realtid.
5. Vet hur man låter alla väga in
Ja, ett möte borde handla om samarbete, men när alla försöker tala sitt stycke kan konversationen snabbt bli längre än alla hade tänkt sig. Så försök leta efter kreativa sätt för alla att väga in utan att nödvändigtvis ta upp mötetiden.
Exempelvis är enkätundersökningar eller en snabb handshow användbara sätt att undvika att få för många åsikter eller en diskussion som snabbt förvandlas till att alla pratar över varandra när man försöker få en snabb konsensus - ett frustrerande slöseri med tid. Om du håller ett virtuellt möte kan du använda en integrerad chattfunktion som Skype Meetings kostnadsfria produktbjudanden för att låta människor skicka frågor som ska besvaras i slutet, eller låta folk rösta icke-brådskande tankar som ska följas upp på efter mötet.
6. Klipp ut möten du egentligen inte behöver gå till
Även om det kan verka som att du behöver delta på varje möte du är inbjuden till, är det okej att välja bort ett som du vet inte kommer att vara till god nytta av din tid. Om du inte presenterar eller det inte nära korrelerar med något du arbetar med, kan det vara bäst att komma ikapp de viktigaste punkterna efteråt.
Kom ihåg att en bra anställd och en stark lagkamrat vet hur man ska prioritera och vara produktiv. Dina beslut och resultat påverkar alla, så påminn dig själv att hur du använder din tid har också inverkan på ditt team.
Är du inte säker på hur man nådigt väljer bort? Prata direkt med arrangören för att låta honom eller henne få veta att medan du uppskattar att du är fastkopplad så är du i en fantastisk spår med allt du arbetar med och föredrar att komma ihåg senare. Om arrangören är din chef, se till att ta med en anteckning om dina framsteg och din specifika plan för att gå vidare med något som "Jag är upphetsad över dagens diskussion, men drar fortfarande nummer för Project Blue. Kan du tänka på om jag höll huvudet nere och höll på med anteckningar senare? ”
Möten kan verkligen vara några av de bästa tidarna på din dag, så länge de är tankeväckande planerade och mästerligt körda. Dessa trick bör hjälpa dig dit!
