Även om dina e-postmeddelanden inte kräver ett omedelbart svar, tror vissa att de gör det.
Så när vi är ute på nätet i några timmar - kanske på grund av en läkarmöte eller ett laptopfritt möte - börjar människor undra om vi lever och har det bra (och ännu viktigare i deras huvuden, varför vi inte komma tillbaka till dem).
Därför är ett OO-meddelande praktiskt! Allvarligt - det är inte bara för när du är på semester. De kan hjälpa till att dämpa inslaget när du har en behövande kund eller gnagande anställd, och de säkerställer att du kommer tillbaka till människor snabbt, även om det bara är för att säga att du kommer att svara senare.
Här är sex överraskande fall som du bör använda ett (och mallar för att skapa det perfekta professionella meddelandet):
1. När du reser (för arbete)
Så du är på samtal, men du kan inte hämta din telefon eftersom, väl, flygvärdarna sa att du inte skulle göra det. Genom att använda ett OOO-meddelande kan folk veta att du har fått sin e-post, förstår att det är viktigt och kommer tillbaka till dem så snart du landar.
Hej,
3. När du är i ett dåligt Wi-Fi-intervall
Det finns inget mer irriterande än att få snurrhjulet när du trycker på skicka på en avgörande e-post. Genom att sätta på en OOO visar du att du försöker svara, men bokstavligen inte kan.
Hej,
4. När du har en (lång) möte
Bara om din tandläkarmöte löper under lunchtiden, sätt på en OOO så att folk vet att du inte är i drift.
Hej,
5. När du gör Heads-Down arbete
Vi vet alla att e-post kan vara en allvarlig produktivitetsdödare, så om det verkar lämpligt på ditt kontor, känn dig fri att använda en OOO för att berätta för andra att du försöker fokusera och därmed inte kontrollera dina meddelanden på några timmar.
(Innan du gör det ska du dock kontrollera med din chef för att se till att det inte påverkar arbetsflöden.)
Hej,
6. När det är ledigt
Och om du upptäcker att klienter inte respekterar dina kvällar eller helger (och det står tydligt i din arbetsbeskrivning att du inte behöver vara tillgänglig då) kan du försöka använda den här för att utbilda dem att kontakta dig endast under arbetstid. Återigen skulle jag kontakta din chef för att se till att detta är tillåtet.
Hej,
Att använda ett OOO-meddelande för vardagliga (men tidskrävande) situationer kommer inte bara att göra alla dina kontakts oroer lätta, utan det kommer att säkerställa att du upprätthåller ditt fantastiska rykte online. Dessutom hjälper det dig att skapa hälsosammare e-vanor - eftersom du inser att de flesta e-postmeddelanden inte är brådskande, behöver du inte en OOO för att veta att det är OK att inte svara direkt.
