Vill du bli en bättre kommunikatör på kontoret? Tja, naturligtvis gör du det.
Du har tur, för att ge dina kommunikationsförmågor ett allvarligt uppsving behöver inte vara ett överväldigande företag. I själva verket kan du börja med att helt enkelt eliminera några vanligtvis överanvända ord från ditt ordförråd - och jag talar inte bara om de uppenbara "liksom" och "umm" som vi alla tenderar att peppra under våra meningar.
Klipp bort dessa sex ord från din arbetsplatskommunikation, och du kommer säkert att påverka din publik - snarare än att irritera dem.
1. De
Låter bekant? Du har förmodligen hört saker som detta från dina kollegor, och du har troligtvis fallit i samma fälla några gånger också. "De" är ett enkelt ord att luta sig på, men det får ofta din samtalspartner undra, "De? Vem är de exakt? ”
Ta dig tid att undvika generaliteter och bli specifik om vem du exakt pratar om, till exempel "Marknadsavdelningen begärde att vi skulle göra det på detta sätt". Det kommer att göra ditt meddelande så mycket tydligare och spara mycket förvirring på lång sikt.
2. Rätt?
Jag var nyligen på ett telefonsamtal med någon som tycktes avsluta varje enskild av hennes meningar med ”Rätt?” Det gjorde att det verkade som om hon letade efter en överenskommelse, men hon pausade aldrig för mig för att bekräfta vad hon sa . Naturligtvis tog det inte lång tid att inse att hon behandlade detta mer som skiljetecken - snarare än en faktisk fråga.
Du kanske inte överanvänder detta ord lika kraftigt som hon gjorde. Men det är fortfarande en som du vill vara medveten om. Att avsluta dina meningar med den här frågan får dig att låta som om du söker godkännande - även om du inte är det. Så om du tar bort det helt (förutom i de sällsynta fall när du faktiskt behöver ett svar) får du att se så mycket mer säker ut.
3. Snabb
“Kan du snabbt skriva om de tre avsnitten jag markerade?” Frågade en av mina redaktörer mig via e-post. Vid första anblicken var det inget fel med hennes begäran - tills jag insåg att hon hade använt ordet ”snabb”, och jag visste att det inte skulle bli något snabbt om att omarbeta hela mitt stycke.
Detta är inte ett naturligt dåligt ord. Men som med allt beror det på det sammanhang det används i. Och ofta än inte hör jag detta injiceras i meningar och situationer som är allt annat än snabba. ”Kan jag snabbt hoppa in?” Frågar din medarbetare i ett möte innan han startar i ett tjugo minuters spel. Eller: "Jag behöver bara ta hand om det här snabbt", säger din chef - innan du får vänta en extra halvtimme på din planerade sit-down.
Dina försök att minska mängden ansträngning eller tid som något kommer att kräva är förståeliga. Men till slut är det vilseledande. Klipp ut ordet "snabbt" ur dina meningar om du inte verkligen har för avsikt att vara, ja, snabb .
4. Bara
Det här ordet "bara" är ett som jag ser krypa upp i e-postmeddelanden mer än någon annanstans, och jag är definitivt inte immun mot detta fyra bokstäver ord själv. Jag brukar lita på det så starkt att jag har vanat att gå igenom mina meddelanden och ta bort detta ord varhelst det visas - vilket vanligtvis är minst tre gånger i varje enskilt meddelande.
Jag är villig att satsa på att du är skyldig till samma sak. Av någon anledning tjänar sprinkling i detta ord till att ditt meddelande verkar vara lite mindre aggressivt. "Jag checkar bara in" låter lite mindre kraftfullt än "Jag checkar in."
Men det förändrar inte det faktum att det fortfarande är ett onödigt fyllnadsord som inte lägger till något till ditt meddelande. Så, om du är osäker, sparka den till trottoarkanten.
5. Tyvärr
Jag är allt för att jag suger upp din stolthet och ber om ursäkt när det är motiverat. Men om du börjar ta reda på hur många gånger varje dag du låter detta ord falla ur din mun, kommer du förmodligen att bli förvånad över hur ofta du ber om ursäkt - för absolut ingenting.
Som Muse-författaren, Aja Frost, förklarar i sitt stycke om att skriva professionella e-postmeddelanden, ”jag försöker hålla mig borta från att säga” ledsen ”i situationer som inte förtjänar det: när jag gör ett litet misstag, när jag säger min åsikt, eller när någon påpekar något jag saknade. ”
Följ i hennes fotspår och gör ditt bästa för att undvika att be om ursäkt för att fylla tystnaden. Och när något verkligen kräver din ånger, håll dig fast med "Jag ber om ursäkt" istället. Det kommer att ha lite mer vikt än en flippant, "Sorry!"
6. Faktiskt
Det finns något slags nedlåtande med detta ord, är det inte? Oavsett om du vill dela en åsiktsskillnad i ett gruppmöte eller visa en medarbetare en bättre dag att göra sitt projekt, genom att starta din mening med "faktiskt" får du vanligtvis att bli snygg och till och med lite chiding.
I de flesta fall kan du helt och hållet klippa ut denna kval. Men om du känner behovet av att ersätta det med något , borde en vänlig "Du vet" göra tricket - utan den där otäcka av nedlåtelse.
Missade jag någonting som du hör om och om igen på kontoret? Låt mig veta på Twitter vilka överanvända ord du tror måste läggas till i denna lista!
