Alla vet att att leda ett företag en av de tuffaste spelningarna runt. Oavsett om man driver ett litet företag eller ett multinationellt företag, måste VD: n hantera tid, resurser och flera krav samtidigt som man hittar tid och huvudutrymme för att fatta beslut och planera strategier som kommer att avgöra deras verksamhets gång.
Vilket innebär att de har utvecklat vissa mastersystem och trick för att maximera deras produktivitet.
Så varför kan vi inte stjäla några drag från deras lekböcker? Oavsett om du strävar efter att driva din egen verksamhet eller vill vara mer produktiv på ditt nuvarande jobb, kolla in denna lista med beprövade VD-tips som du kan tillämpa i alla aspekter av ditt liv.
1. Ta pauser var 90: e minut
Tony Schwartz, ordförande för energiprojektet, föreslår att du tar pauser var 90: e minut för att maximera din produktivitet. Anledningen? Mänskliga kroppar har en energicykel som arbetar med 90 minuters intervall under dagen. När vi har arbetat med något i en och en halv timme eller längre är det naturligt att våra vågenivåer kommer att sjunka och vår uppmärksamhet kommer att vandra eller att vi känner oss dåsiga (eller börja kolla Twitter eller Facebook).
Den motsägelsefulla hemligheten till hållbart bra prestanda är att leva som en sprinter. I praktiken betyder det att arbeta med din högsta intensitet på morgnarna, inte mer än 90 minuter åt gången och sedan ta en paus.
Så nästa gång dina ögon glaserar, istället för att räcka till en kopp kaffe, steg bort från ditt arbete i några minuter istället. Du kanske blir förvånad över hur mycket du får gjort på lång sikt.
2. Gör dig själv oavbruten ibland
Det finns inget som är mer frustrerande än att äntligen komma in i zonen och arbeta med ett stort projekt - och sedan avbrytas av en medarbetare eller chef som faller vid skrivbordet. Värre är att forskning visar att det kan ta upp till 25 minuter att komma tillbaka på rätt spår efter ett avbrott.
Och det är exakt varför Andrew Marsh, VD för Fifth Column Games, har utvecklat ett system för att se till att alla på hans kontor kan arbeta utan att avbrytas. Genom att placera en "kotte av tystnad" på skrivbordet har de anställda en konkret symbol som förmedlar att de inte bör störas om det inte är en nödsituation.
Jag använder tystnadskonen när jag arbetar med ett komplext projekt som jag behöver koncentrera mig på. Att kunna fokusera intensivt utan avbrott är ett värdefullt produktivitetsverktyg för alla på Fifth Column Games.
Oavsett om du behöver hålla dig fokuserad på intensiva uppgifter ett par timmar om dagen eller om du arbetar med ett stort projekt, använder du ett system som informerar människor om detta kommer de att få vanan att skicka ett e-postmeddelande för icke-brådskande uppgifter istället för att släppa vid skrivbordet.
3. Hantera din energi, inte bara din tid
Du vet att det är viktigt att budgetera din tid på ett klokt sätt - men det kan faktiskt vara mer effektivt att också hantera din energi. Vår egen VD, The Muse-grundare Kathryn Minshew, är ett fan av att optimera sin arbetsdag genom att utföra sina mest koncentrationsintensiva uppgifter under hennes topptimmar, de gyllene timmarna när hennes energinivåer är som högst. Möten är å andra sidan något hon undviker under dessa timmar och sparar för andra tider på dagen.
Jag tycker att det har varit oerhört hjälpsamt för mig att uppmärksamma när jag på dagen är mest produktiv (vilka timmar, under vilka förhållanden) och agerar aggressivt den tiden för fokuserat arbete.
Om du är morgonperson, gör dina viktigaste uppgifter först och spara de tråkiga, sinnelösa uppgifterna för senare på dagen när din energi minskar. Är du inte säker på vad dina topptimmar är? Prova energikartläggning för att ta reda på och dra nytta av din arbetsdag.
4. Var inte slav till e-post
Gina Trapani, grundare av ThinkUp, är en fan av att kontrollera e-post endast vid specifika tider på dagen. Varför? Istället för att känna att du måste svara på e-postmeddelanden när de träffar din inkorg, kan du spara tid och vara fokuserad genom att ställa in ett schema för att kontrollera och svara på e-post (till exempel en gång på morgonen och en gång i slutet av dagen ).
Stäng av Outlook, stäng av nya e-postmeddelanden på din BlackBerry, gör vad du behöver göra för att dämpa avbrottet i e-post.
Beroende på din position kanske detta inte känns som ett alternativ - särskilt om din chef eller kollegor litar på dig för snabba svar. Men du kan bli förvånad över hur stödjande människor kommer att vara om din nya produktivitetsstrategi när du förklarar det för dem. Tim Ferriss, författare till The Four Hour Work Week , föreslår att du skickar e-post till kollegor för att varna dem för ditt nya e-postschema och förklarar att skälet bakom det är att öka din produktivitet och be att de ringer dig för brådskande frågor. Du kan också ställa in en autosvar med ett meddelande som förklarar när du ska kontrollera e-post igen och hur människor kan komma i kontakt med dig om det är viktigt under tiden.
5. Håll dina e-postmeddelanden korta och söta
Verkställande direktörer har inte tid att läsa e-postmeddelanden i romanlängden - eller skriva dem heller. Andrew Torba, medstifter av Kuhcoon, går till och med så långt att ibland skriva ett ord e-postmeddelanden och föreslår att du behandlar dina e-postmeddelanden som om de har samma Twitter-begränsning på 140 tecken.
Utmana dig själv att tänka kritiskt och effektivt när du ansluter via e-post eller någon annan form av kommunikation.
Genom att hålla korta e-postmeddelanden sparar du inte bara mycket skrivtid, du sparar också dina kollegor mycket läsningstid. Om ditt problem är för komplicerat för ett kort e-postmeddelande kan schemaläggning av ett kort (5-10 minuters) telefonsamtal vara mycket effektivare än ett långt fram och tillbaka e-postutbyte.
6. delegera, delegera, delegera
Det är lätt att bli överväldigad av att känna att du måste göra allt själv. Delegering är emellertid ett av de bästa sätten att hantera din tid. Om du skickar projekt till andra medlemmar i teamet blir det lättare för dig och du kan fokusera på de projekt du gör bäst. Entreprenören Daniel Tan Kh tar detta ett steg längre och rekommenderar inte bara att delegera uppgifterna, utan verkligen lita på att den nya ägaren tar fullt ansvar för att få dem gjort.
Delegering är det viktigaste bränslet för produktivitet.
Delegering innebär inte att du försöker komma ur jobbet - men om du har för mycket på din tallrik kan delegera en av dina uppgifter till en annan medlem av ditt team hjälpa dig att ägna mer uppmärksamhet åt dina mer pressande projekt. Har du inte en medarbetare som kan ta på sig din uppgift? Matt DeCelles, serieentreprenör, föreslår att du outsourcar dina fruktade uppgifter till en frilansare på Fiverr.com.
Att ta itu med din uppgiftslista kan ibland tyckas omöjlig, men om du försöker göra dessa små förändringar från mästarna kommer du att bli förvånad över hur mycket du kan åstadkomma under din arbetsdag.
