De flesta accepterar att möten är en del av arbetet - men det betyder inte att de tycker om dem. Som den här infografin visar, tillbringar chefer mellan 35-50% av sin tid i möten och upp till fyra timmar i veckan bara på statusuppdateringar. Och samma chefer anser att 67% av mötena är misslyckanden.
Försök som du kan fly dem, de är också oerhört viktiga för din karriär. Möten är en professionell scen - det är där andra ser din ledarförmåga. Hur du får din poäng över, hanterar svåra frågor och underlättar en diskussion talar volymer om din kapacitet. Människor använder den här tiden för att bedöma och bedöma andra. Även om du sitter tyst och lyssnar skickar du ett meddelande.
Oavsett orsaker till att de kämpar med möten, vet kunniga yrkesmän att de måste hitta ett sätt att använda dem för att få och utvidga sin trovärdighet. Istället för att försöka anka ut eller hänga tillbaka, här är fem sätt att få ut det mesta av varje möte du är i.
1. Få din röst i rummet tidigt
Mötesdynamiken etableras tidigt av de mest högtalare. Så syftar till att tala upp under de första fem minuterna för att visa förtroende och etablera din röst. Inte bara drar du nytta av att få dina idéer ute medan alla fortfarande är fräscha och uppmärksamma, dina kommentarer är också mer benägna att hänvisas till senare, vilket ger dig andra öppningar att höras.
2. Bygg på andras tankar
Dialog i möten kan gå snabbt, med idéer som kastas ut snabbt. Om andra människor tar de punkter du ville säga kanske du känner att du måste vänta på att en verkligt original, kreativ tanke för att säga upp. Men det är en hög bar och kan hålla dig på sidan (kanske för hela mötet).
Lägg i stället märke till vad andra säger och leta efter vanliga trådar som kan ta konversationen framåt. Det kan vara så enkelt som att säga, "Jag har hört tre personer nämna produktmodifieringar, hur kan det se ut?" Eller "Om vi tar ett steg tillbaka är den enda punkten vi fastnar på tidslinjen." Detta kan också vara ett användbart sätt att hindra människor från att prata över varandra och uppmuntra dem att hitta avtalsområden.
3. Ställ kraftfulla frågor
En vanlig kritik av möten är att de har för mycket prat och inte tillräckligt lyssnar. När människor är alltför fokuserade på att få ut en spärr av idéer, kan du skilja dig själv genom att uppmuntra gruppen att lyssna på varandra. Detta är en roll som sällan spelas, men behövs och uppskattas - det visar förtroende för att alla ska pausa och reflektera.
Ett enkelt sätt att göra detta är att ställa kraftfulla frågor. Dessa är "hur" och "vad" frågor snarare än "varför" frågor. Eftersom de inte sätter människor i defensiven eller fördjupar fakta, uppmuntrar de människor att öppna upp och tänka expansivt.
Till exempel kan du fråga:
- Vad är den viktigaste aspekten av detta beslut?
- Hur kommer vi att mäta framgången med detta?
- Vad är annorlunda med detta förslag än vad vi har testat tidigare?
- Vilka är de teman du ser uppstå?
4. Var beredd (men håll dig flexibel)
Om du förbereder dig för möten kommer du direkt från en styrka. Det kan betyda att man läser igenom agendan, gör förforskning eller kommer med idéer i förväg.
De flesta av oss vet att om vi vill bygga trovärdighet, kommer att ha våra tankar tillsammans i förväg hjälpa oss att dyka upp med förtroende. Men vi måste också ta del av variationerna i möten. För all vår förberedelse är det faktiskt mer troligt att saker inte kommer att gå exakt som planerat med så många människor och faktorer som är involverade (slut på tid, teknik fungerar inte, nyckelspelare som inte dyker upp).
Så du bör både förbereda dig för mötet och förbereda dig för att vara flexibel.
Om du till exempel har 15 minuter planerat att presentera ska du förbereda både en fullständig och kondenserad presentation om din tid klämmas ut. Om du gör bakgrundsundersökningar om mötet ämne, också undersöka tangentiella ämnen som kan uppstå. Om det ämne du vill ta upp kastas under bordet, fråga om du kan nå separat till deltagarna för att diskutera vidare.
Att vara beredd visar ditt strategiska tänkande och flexibilitet visar att du är snabb på fötterna - båda viktiga attributen hos en stor ledare.
5. Betona nästa steg
I mitt coachningsarbete är det överlägset största klagomålet jag hör om möten att ingenting händer från dem. Visst, alla vet att de borde sluta med att ansvaret delas ut, men få gör det faktiskt. Eftersom vi vill att vår mötetid faktiskt ska vara användbar är det bra när någon tar initiativ till att be om nästa steg och uppdrag innan den avslutas.
Om du kör mötet är det enkelt att göra. Om du bara är en deltagare kan det kännas svårare.
Låt inte det hindra dig. Det visar ledarskap att säga, ”Jag vet inte vad de nästa stegen är för var och en av oss; det skulle vara till hjälp att klargöra innan vi slutar. ”Du kan till och med erbjuda att spåra nästa steg för gruppen, om det är lämpligt, vilket ger dig en extra talmöjlighet för nästa möte.
Medan du kanske aldrig ser fram emot ett kommande möte, genom att använda dem som en möjlighet att möta mer som ledare, kommer de att börja känna sig mer värdefulla (och mer produktiva).
