Om du arbetar i ideella organisationer har du antagligen varit en del av ett insamlingsevenemang, vare sig det var en extravagant galan eller en enkel happy hour i baren runt hörnet. Många organisationer, särskilt små, litar på dessa händelser för att samla in mycket pengar på kort tid.
Men när du dras in i planeringskommittén (eller till och med måste utforma händelsen helt på egen hand), är det inte längre bara en rolig kväll ute som du får delta. Nu måste du ta reda på alla detaljer för att skapa en oförglömlig kväll - en som kommer att locka dina deltagare att släppa lite pengar i hatten.
Naturligtvis kommer storleken på din organisation och din givarnivå att avgöra den bästa typen av evenemang att vara värd, och det kommer säkert att påverka hur du planerar. Men oavsett storleken eller storleken på din insamling, enligt min erfarenhet, har jag funnit att det finns några viktiga element som får dessa händelser att fungera. Om du börjar med ditt första insamlingsevenemang, se till att du har dessa fem nödvändigheter.
1. En budget
Du har hört ordspråket "det tar pengar att tjäna pengar" - och det är 100% sant för händelser. Visst, om du är övertygande nog, kan du förmodligen få en del donationer till ditt evenemang - som ett evenemangsrum, sprit, mat och till och med underhållning. Men trots den generositeten, kommer du fortfarande att behöva lite kontanter till hands för en hel del andra utgifter, som transport, måltider för personal och volontärer och tips.
För att se till att du kan svänga den, skapa en budget innan du börjar planera detaljerna. Med ett bra grepp om din ekonomiska situation kan du enkelt ta reda på om du har pengar för att planera en sit-down middag - eller om du måste nöja dig med en avslappnad mottagning med bara drycker. När du börjar ta emot donationer och göra solida planer, följ sedan din budget noggrant. Du måste balansera eventuella oväntade kostnader med nya donationer eller justera dina planer efter behov.
2. Mästare
För att ha ett framgångsrikt evenemang måste människor donera och dyka upp. Men för att få tillräckligt många givare att delta kan du inte vara den enda personen som marknadsför evenemanget. Du behöver en grupp andra människor som är villiga att slå in insamlingen för sina vänner, medarbetare och nätverk - och naturligtvis för att inspirera dem att ge.
Detta är vad som kallas din "värdkommitté", som vanligtvis består av människor som redan stöder organisationen med sina pengar eller tid. Förutom att du känner till din organisation bör alla i kommittén ha en bred kontaktkrets som de uppmuntrar att delta.
Även om varje organisation använder värdkommittéer på något annorlunda sätt har jag varit mest framgångsrik när jag har direkt involverat gruppen i planeringsprocessen. Naturligtvis beror graden av deras engagemang på individerna, så använd ditt omdöme: Vissa människor är mer än glada att plocka upp koppar på Costco eller begära stora företagsponsorer, medan andra hellre bara vill ha sina namn listade på inbjudan och göra några telefonsamtal till sina vänner.
3. Flera möjligheter att ge
Den första regeln om insamling är att fråga. Och säkert, när du är värd för ett evenemang, vet alla att de kommer att förväntas hosta upp priset på en biljett. Men du kan också inkludera andra möjligheter för deltagarna att ge.
Den vanligaste typen av fråga kommer i form av en lotteri eller tyst auktion (och ja, du kan göra båda). Det är anmärkningsvärt enkelt att få priser för denna typ av aktiviteter genom att be lokala företag att bidra; du behöver bara se till att priserna matchar din publik. Med andra ord kommer ett spa-dagspaket att göra mycket bra vid en morsdagslunch med teman - inte så mycket vid golfturneringen. Ibland kan det innebära att man tappar priser helt och i stället får givare bud på programelement: $ 100 för en tegelsten i ditt nya samhällscentrum, till exempel, eller $ 1000 för att gå mot ett stipendium.
Om du vet att dina gäster inte är av typen att tappa mer pengar, be dem att anmäla sig för att delta i dina kommande program och initiativ istället. Detta kommer att engagera dem i ditt uppdrag och göra dem mer benägna att ge igen i framtiden - och berätta för sina vänner om dig.
4. En hel upplevelse
Att donera till ett evenemang ses av många som ett lika utbyte - de ger dig lite pengar och du ger dem en upplevelse. Ditt jobb är då att göra evenemanget till en så fantastisk upplevelse att de måste donera ännu mer för att det ska vara rättvist.
Vissa organisationer gör detta med högprofilerade gäster och underhållning. Men om du inte har Beyonce eller Bill Clinton på ditt snabbval, kanske du vill överväga en exklusiv plats, en ovanlig aktivitet (dansmaraton, någon?) Eller en högklassig middag. Ännu viktigare, tänk på sätt att reflektera ditt uppdrag i händelsen. Om du är en direkttjänstorganisation kan du bjuda in kunder att tala. Skolor eller konstprogram kan visa sina elevers arbete. Genom att erbjuda dina gäster en upplevelse som återspeglar din organisations unika, erbjuder du en upplevelse som inte kan replikeras. Och det är verkligen ovärderligt.
5. Uppföljning
Överraskande nog är det viktigaste elementet i en insamling uppföljningen som händer efter evenemanget. Låt dig inte frestas att vila på dina lagrar (eller sjuksköterska din baksmälla); ta telefonen, skicka e-postmeddelanden och uppdatera din webbplats. Du vill personligen nå ut till alla givare (eller potentiella givare) du träffade kvällen innan och tacka dem för deras stöd. Detta kan vara det perfekta tillfället att skapa så många uppföljningsmöten du kan - steg ett för att odla dem för deras nästa donation.
Och glöm inte dina leverantörer och volontärer! Tack dem för att du hjälpte dig att göra natten till en framgång. De förstår att du är utmattad, så en snabb e-post är bra, men för alla som verkligen gav utöver, är en handskriven anteckning särskilt elegant. (Lita på mig, de kommer ihåg din tacksamhet när din nästa händelse rullar runt.)
Varje evenemang tar mycket tid och ansträngning för att bli framgångsrik. Men genom att följa tipsen ovan kan du vara värd för evenemang som skapar och växer en följd som kommer att få fler människor - och pengar - till din organisation. Och vem vet? Du kanske också har det bra!
