När jag först blev ny chef inom IT-avdelningen var det mycket att göra. Jag hade tillbringat mer än tio år med att arbeta med den här programvaran - men mina direkta rapporter hade det inte. Faktum är att de flesta av dem var nya inom IT. Konsulterna var borta, och det var nu mitt ansvar att se till att mitt team inte bara hade rätt kompetens för att stödja vår dagliga verksamhet, utan att de också hade en tydlig inriktning på sina nya karriärvägar.
Så med lite hjälp från min egen handledare samt lite ledarskapsutbildning planerade jag att skapa utvecklingsplaner för mitt team. Oavsett om du går igenom en stor övergång som jag var, är denna övning oerhört värdefull - oavsett om du kommer ombord som ny chef, håller prestationsrecensioner eller till och med bara vill förbättra ditt lags nuvarande jobbprestanda.
Denna femstegsplan hjälper dig att fastställa rätt mål för dina anställda, utveckla en plan för att uppnå dem och hjälpa ditt team som helhet att ta sina karriärer till nästa nivå.
1. Diskutera mål
Det första steget är att sitta ner med varje teammedlem och diskutera hennes önskade karriärmål. Det är bra att hålla ett öppet sinne här - människors mål kanske inte är vad du förväntar dig. Jag vill ställa frågan: "Vad ville du vara när du växte upp?", Vilket ofta resulterar i överraskningar. Till exempel kanske du får reda på att någon har en kreativ sida som är underutnyttjad i hennes nuvarande jobb.
Lyssna verkligen och lära känna varje anställd och diskutera eventuella brister i färdigheter eller erfarenheter mellan var han eller hon är i dag och dit han eller hon vill åka. Vid denna tidpunkt kan du tillsammans bestämma vilka specifika saker som kan hjälpa varje individ att gå ner på sin önskade väg.
2. Identifiera ditt teams utvecklingsgap
Du vill också tänka på de områden där var och en av dina anställda kan förbättra eller växa. Ibland är de lätta att upptäcka - det kan vara erfarenhet av speciell programvara, eller kanske har du lagt märke till att någons e-postmeddelanden saknar professionalism. Men om det är svårt att fastställa någons svaga platser, är det enklaste du ofta kan göra att fråga. Det kan vara bäst att fråga detta när du redan diskuterar mål, så att hon inte har blivit borta. Försök, "Finns det något du alltid har velat lära dig?"
Chansen är stor att varje anställd har en uppfattning om hur hon kan förbättra sig, men om inte, ge henne lite tid att tänka på det och komma tillbaka till dig.
3. Upprätta specifika utbildningsmål
När du väl har identifierat var någon kan växa räcker det inte att säga henne att "lära sig hur man gör den här uppgiften bättre." Du får de bästa resultaten om du skapar mycket specifika utbildningsmål (och sätter dem på papper!). Dessa mål bör innehålla önskad åtgärd, en tidsfrist och utvärderingsmetoden, som tydligt visar hur en anställd kan lyckas med en viss uppgift. Exempelvis kan syftet vara att genomföra ett visst antal transaktioner under en viss tid eller korrekt behandla en komplicerad rapport utan en medarbetares hjälp. När du skriver ned dessa är det också bra att inkludera varför varje uppgift är viktig, vilket kommer att hjälpa dina teammedlemmar att vara motiverade och känna att de arbetar mot något som är värt.
4. Skapa rätt träningsplan
När du har identifierat de specifika färdigheter som krävs för varje persons karriärväg och lagt upp några mål kan du skapa en utbildningsplan. Alla lär sig annorlunda, så dessa kommer att variera beroende på person.
Återigen föreslår jag den direkta strategin. Fråga dina anställda hur de lär sig bäst. Gör de sitt bästa lärande på egen hand, eller föredrar de konferensmiljön? Innan du börjar föreslå ett gäng onlinekurser, ta reda på vad som har fungerat för dem tidigare och sedan besluta tillsammans om de bästa stegen.
När du har planen på plats är det viktigt att ge feedback och konsekvent kolla in deras framsteg och lärande, även om du vet att din anställd redan utför en uppgift bra. Vänta inte till prestationsutvärderingstiden för att göra det heller. Schemalägg en chatt när varje anställd har haft tillräckligt med tid att lära sig och öva sin nya skicklighet och se hur det går. Och om din teammedlem fortfarande är i utvecklingsstadiet, kom ihåg att informellt checka in oftare och erbjuda uppmuntran.
5. Fira och göra det kul
Kom ihåg slutligen att inte alla anställdas utvecklingsaktiviteter behöver struktureras. Något av det bästa lärandet kan uppnås genom teammöten eller informella chattar över skåpväggen. Jag gillar att hålla "Munch 'n Learns" med mina egna anställda. En gång i månaden tar jag fram scones från ett favoritbageri och någon gör en informell presentation om något hon lärde sig nyligen. Det är ett bra sätt att göra lärande och utbildning till en del av lagkulturen.
Jag behåller också något som kallas ”Snap Cup” (en idé som jag stal från Legally Blonde ). När någon gör något anmärkningsvärt eller når ett visst mål, skriver jag det på en Post-It och kastar det i Snap Cup. Jag läste sedan alla "snaps" högt under teammöten. Det är dumt, men det är också kul att titta tillbaka och fira alla våra prestationer.
Om detta låter som mycket arbete - det är för det. Det är definitivt enkelt att skjuta medarbetarutvecklingen till bakbrännaren medan du är upptagen med att göra dina dagliga uppgifter. Men underskatta inte fördelarna med denna vinn-win-aktivitet. Om det görs rätt belönar medarbetarutvecklingen dig med ett autonomt team som är glad och motiverad - och det gör ditt jobb enklare.
