Som chef är ditt dagliga liv fylt med kommunikation: ledande möten, skicka e-post, göra presentationer och stanna vid dina anställdes skrivbord för att chatta.
Men så upptagen du kan känna med den interaktionen kanske du faktiskt inte kommunicerar effektivt. Trots alla samtal du har under dagen kan ditt team faktiskt förvirras om dina - och deras - prioriteringar, mål och uppdrag. Och det kan snabbt leda till oförsvarade förväntningar och upplevda prestandaproblem.
Så för att se till att ditt team är synkroniserat, se upp för dessa fem tecken på att ditt teams kommunikation är avstängd, så att du kan återställa konversationen och komma tillbaka på rätt spår.
1. Arbetet dupliceras
När arbetet inte kommuniceras ordentligt uppstår förvirring. Perfekt exempel: När mitt företag genomgick en ny sammanslagning fanns det två kommunikationsteam som var tvungna att träffas - komplett med två direktörer, nivåer av chefer och team av intresseföretag. Plötsligt skulle vi vara en.
Men med bristen på effektiv kommunikation var det tvärtom. Ingen visste vad alla andra var ansvariga för, så varje teammedlem fortsatte att göra det han eller hon alltid gjorde. Jag skulle redigera ett innehåll för min chef, medan min kollega redigerade samma bit för sin chef. Till slut hade vi två olika redigerade stycken och ingen aning om vad vi skulle göra med heller. Vi duplicerade ansträngningar, vilket resulterade i mycket hårt arbete som faktiskt inte kunde användas - eftersom det redan hade gjorts.
2.… Eller inte gjort alls
Tydlig kommunikation är nyckeln när du tilldelar projekt till en teammedlem. Jag hade nyligen en chef som hade ett mycket önskvärt sätt att prata om projekt. Han skulle skriva ett långt, slingrande e-postmeddelande som skulle växa om ett potentiellt projekt. ”Jag undrar om vi ska skriva ett pressmeddelande om detta?” Skulle han skriva. "Jag är inte säker på om vi kan få en offert som kommer att fungera."
För mig betydde det att han fortfarande tänkte på det, så att jag kunde fortsätta med mina andra projekt. För honom innebar det att ja, jag skulle börja utarbeta pressmeddelandet och ta reda på offertläget på egen hand. När han kontrollerade mina framsteg hade jag inget att rapportera - för i mitt sinne hade han faktiskt aldrig gett mig klarsignalen.
I slutändan fick arbetet inte slut, tidsfristerna uppfylldes inte och framstegen stannade.
3. Den färdiga produkten är inte vad du förväntade dig
En av mina medarbetare tog nyligen en praktikant. Hon hade aldrig lyckats tidigare, så det var hennes första smak av utmaningen att kommunicera förväntningar med en anställd. Hon började med det hon tyckte var ganska enkla uppdrag - men när hon fick tillbaka arbetet från honom, var det inte ens nära vad hon trodde hon bad om. Varje gång vänder hon sig till mig och frågade: "Är jag galen?"
Den hårda verkligheten var, något i kommunikationen var avstängd. Antingen förklarade hon som chef inte vad hon ville i tydliga termer, eller så gjorde inte arbetstagaren sin del i att ställa klarare frågor för att avgöra vad han behövde leverera - eller en kombination av båda.
Hur som helst, det var hennes ansvar att inleda en förändring så att deras kommunikation - och arbete - kunde förbättras.
4. Det finns tystnad i ena änden
Ett av de mest berättande - och vanliga - misstagen är om en part dominerar konversationen.
Till exempel, som i berättelsen ovan med min kollega, gick hon på sina sätt som ny chef, tilldelade projekt, coachade sin anställd och kommunicerade mål. Och på den anställdes sida? Radio tystnad.
Det är också vanligt tvärtom. Jag hade en gång en chef som var baserad i ett annat tillstånd, och jag skulle gå i veckor (bokstavligen, veckor!) Utan att höra från honom. Jag skulle fortsätta med mitt vanliga arbete, avfyra några e-postmeddelanden till honom, ibland försöka ringa och - ingenting. Förutom en sällsynt engångskonversation lämnades jag till mina egna enheter.
5. Du har inte samma prioriteringar
När dina anställda arbetar med flera uppdrag samtidigt (vilket antagligen alltid är), kommer de säkert att prioritera några framför andra. Men när du inte är klar över dina mål och prioriteringar, är anpassningen av dina mål och deras uppgiftslista den första som går.
Plötsligt behöver du den färdiga produkten från din topprioritetsuppgift. Du vänder dig till den utsedda anställden, men hon ger dig en fråga. ”Jag har jobbat med den andra klienten under hela veckan. Jag trodde att det var vad du behövde. ”
God kommunikation innebär att alla i ditt team - inklusive dig - är på samma sida när det gäller vilka projekt som är högst upp på prioriteringslistan och vilka som kan vänta tills senare.
Som chef kan det vara lätt att skylla på dessa frågor på andra faktorer: Dina anställda är underpresterande, de lyssnar inte, eller de är helt enkelt inte klippta för de roller de är i.
Men sanningsenligt kan du inte börja fästa skylden på prestationsfrågor förrän du har erövrat den större frågan. Kärnan i problemet - och platsen du behöver för att börja hantera det - ligger i ditt teams kommunikation. Och som chef börjar det med dig. Sträva efter att fixa hur du interagerar med ditt team, och du kommer att upptäcka att många av de andra problemen du vanligtvis stöter på på vägen också löses.
