Har du någonsin upplevt den känslan av rädsla på sen eftermiddag när du tittar över det arbete du har gjort hittills, och tänker: "Varför tar det mig så mycket längre tid än det borde?" Sedan, när dagen är över bara en en timme eller två senare, är du bummed att du inte spenderar det mer produktivt. Jag har varit där. Vissa dagar kände jag att jag hade jobbat så hårt, men hade fått mycket lite gjort.
Sedan en dag slog det mig: Det finns en stor skillnad mellan att vara upptagen och att vara produktiv. Ja, ja, vi har alla hört detta tidigare. Men har du verkligen tänkt igenom och funderat över de tider du sitter vid din dator hela dagen, men inte har mycket att visa för det?
Ja? Här är de vanligaste orsakerna till att detta händer dig (om och om igen):
Problem 1: Du ställer in för många prioriteringar
Vem har inte svarat på "Hur mår du?" Med "Upptagen!" Det är inte så mycket en brist på prioriteringar (som oftare leder till ledighet), men har för många av dem. När du lägger samma tonvikt på arbete, familjeliv, lunch, träning, umgås med vänner, volontärarbete, uppdatering av dina sociala mediaprofiler, läsning av tre tidningar varje morgon - slutar du slutligen med många projekt och avsluta mycket få.
Lösning: Klipp ut din lista
Själva ordet "prioritering" innebär att du har bestämt att något är viktigare än allt annat. Översättning: Du kan inte ha 20 "prioriteringar." Om du bara har tre eller fyra viktiga artiklar på din lista hjälper du att göra mycket mer. Du börjar se att produktiviteten mäts av hur mycket verkligt arbete du gör på ett par projekt snarare än hur mycket ytliga framsteg som görs för många. Har du problem med att identifiera vad du bör sätta först? Den här artikeln är en bra utgångspunkt.
Problem 2: Du försöker passa in i alla möten
Kör du alltid sent och ändrar mötetider (eller avbryter dem helt!) I sista minuten? Det beror antagligen på att du begår för mycket och försöker balansera det genom att pressa engagemang i realistiska tidsluckor. Du vet vad jag menar: Boka tre back-to-back-statusmöten med bara fem minuter mellan var och en, även om konversationer kan springa över och du går från ena änden på kontoret till den andra. Det verkar som om du tar ut mest av din tid, men till slut är du så upptagen med att du är upptagen med att du går miste om värdefulla möjligheter att faktiskt flytta ett projekt framåt.
Lösning: Säg "Nej" mer
Det första steget här är att inse att "nej" inte är det värsta du kan säga. Faktum är att "Ja, jag kommer att vara där" följt av "Tyvärr, jag kör 20 minuter för sent!" Gör faktiskt ett sämre intryck. Om du tillbringar hela dagen med att blanda dig från ett möte till det nästa, och sedan slösa bort tid på att be om ursäkt och förklara, kommer du att avsluta eftermiddagen utmattad och känna att du inte har gjort allt du vill göra.
Var ärlig mot dig själv om tidsfrister, det tidsåtagande som krävs, hur din kompetensuppsättning passar in och liknande detaljer för att avgöra vad du ska ägna din tid åt. Du lär dig att säga ja strategiskt snarare än att säga ja till allt.
Problem 3: Du är ständigt distraherad av Internet
Hur länge har det gått sedan du kontrollerade din e-post eller Facebook? Var ärlig: Är dessa webbplatser öppna i en annan flik just nu? Faktum är att den genomsnittliga personen har fem konton på sociala medier och tillbringar nästan två timmar på dessa nätverk varje dag. Med tanke på det faktum att de flesta arbetar åtta timmars dagar är det nästan en fjärdedel av din dag!
Lösning: Öva självkontroll (eller mer realistiskt installera appar för att bromsa användningen)
Det ultimata sättet att skydda dig från distraktioner på nätet är att öva självkontroll. Om ditt jobb inte kräver att du ständigt är tillgänglig via e-post, ange en bestämd tid för att kontrollera dem, helst inte under dina "gyllene timmar." För mig är det på eftermiddagen när jag börjar känna mig trött på att skriva och kämpar för att stanna motiverad. Det är när jag ägnar mig åt cirka 30 minuter på att svara på icke-väsentliga e-postmeddelanden som jag ignorerade tidigare, borsta på mina sociala nyhetsflöden och läsa ett par blogginlägg.
Vissa dagar vill jag naturligtvis bara sitta på e-post och kolla Facebook och göra ingenting annat. Vid den tiden kommer jag att använda ett blockeringssystem som hindrar mig från att komma åt vissa webbplatser under utsedda tider på dagen. Jag gillar webbläsarplugin Focus, men det finns otaliga andra blockeringssystem, både gratis och betalade, som kommer att göra susen.
Problem 4: Du har flera uppgifter
Hoppa mellan uppgifter, stirra på långa listor med doser och försöka utföra flera uppgifter åt gången leder allt till ett livligt liv. Det är svårt att få gjort något när du försöker göra allt på en gång. När du har så mycket som händer runt dig är det inte konstigt att du känner att du drunknar.
Lösning: Prova en annan strategi
Även om det tar några extra minuter i frontend, kommer att närma sig varje uppgift med fokus och tydlighet resultera i en bättre slutprodukt. Varje gång du känner dig frestad att gå vidare till en annan uppgift, fråga dig själv: Är det bra att byta läge just nu? Behöver jag ta en paus? Eller är jag i zonen just nu och bara låter mig bli distraherad av min ständigt växande to-do-lista?
Med tanke på vad vi vet om tidsförlust med flera uppgifter är det förmodligen bättre att testa en produktivitetsmetod som Pomodoro Technique eller The Action Method om du känner att du behöver göra många olika saker på bara några timmar.
Problem 5: Du förväntar dig produktivitet för att bara hända
Tyvärr, men det är inte så enkelt. Att gå till jobbet och vara produktiv verkar vara felaktigt identifierade som synonymer. Människor antar att när de går genom dörren kommer de att känna sig magiskt motiverade för att få saker gjort.
Lösning: Hitta ett system som fungerar för dig
Det finns mer än ett sätt att organisera en uppgiftslista. Till och med olika schemaläggningsappar har olika syften (aka, inte bara att använda Wunderlist för att skriva ner varje sak i ditt sinne är inte det mest effektiva sättet att hantera alla projekt).
För att ta reda på om ett nytt system fungerar, håll en produktivitetsdagbok där du spårar vilken tid på dagen du arbetade bäst, vad hjälpte dig att få dina olika uppgifter gjort och hur du kände när du lämnade kontoret. När tiden går kan du titta tillbaka, hitta mönster och identifiera var förbättringar behövs. Det finns så många system och appar där ute, att det bara måste finnas ett för dig. Oavsett om det är lika grundläggande som att spela omgivande ljud på bullerblockande hörlurar, eller så komplicerat som flera webbläsartillägg.
Produktiviteten är bara lika bra som den ansträngning du är villig att göra. Men som baskettränare John Wood säger: ”Missa inte aktivitet för prestation.” När du försöker bli en mer produktiv individ måste du tänka slutmålet: Du måste lägga tid och ansträngningar på att göra allt tips och tricks du hör fungerar för dig.
