De flesta av oss har på en eller annan tidpunkt upplevt ett ögonblick, en dag eller till och med en längre tid när vi kände att vi var helt fruktansvärda att kommunicera. Kanske någon inte förstod dina avsikter. Eller konversationerna visade inte hur du ville. Eller de resultat du begärde kom inte in som förväntat.
Du kan försöka rikta fingret mot något annat, men om du har märkt ett konsekvent mönster av kommunikationsfel med olika människor, är oddsen något du gör. (Och även om du är ganska bra på att uttrycka dig kan du alltid stå för att bli lite bättre.)
Här är fem vanliga fel och alla sätt du kan börja fixa dem idag:
1. Du uppmärksammar inte
Du vet vad du vill komma över - och för att vara ärlig är det den enda hälften av konversationen du verkligen fokuserar på. Som ett resultat hör du bara halvt till vad människorna omkring dig säger och du deltar inte effektivt i konversationen.
Lösningen
Att vara uppmärksam på andra människor och verkligen lyssna på vad de har att säga är avgörande för att uppnå en ömsesidig förståelse och konversationsflöde. Nu finns det en hel del råd om hur man ser engagerad ut, som att göra ofta ögonkontakt eller nicka med huvudet. Men mitt favoritips är att oroa mig mindre för att verka intresserad och faktiskt stämma in. Som Celeste Headlee sa i ett nyligen TED-samtal, ”Det finns ingen anledning att lära sig att visa att du är uppmärksam om du faktiskt uppmärksammar. ”
Så minimera distraktioner och lägg bort telefonen. Testa dig själv genom att försöka ändra den andra personens punkt med en fras som "Om jag förstår vad du säger …"
2. Du kommer inte till punkten
Du drar antingen vidare om något som är irrelevant, eller delar på annat sätt detaljer som inte är nödvändiga. Som ett resultat är din mening sned och den andra personen tappar intresset.
Lösningen
Försök att kommunicera så kort och tydligt som möjligt. Detta är effektivt av flera orsaker. Först tvingar det dig att förstå vad du verkligen försöker komma över: Om du inte tillåter dig att något utrymme röra sig eller tänka utanför ämnet kommer du att hålla dig till den viktigaste informationen. För det andra minskar det möjligheten för felkommunikation. Om du bara skriver två meningar är det mycket svårare att förlora din mening än om du skrev sex stycken. För det tredje visar det respekt för den andra personens tid. Slutligen uppmuntrar det till ömsesidighet. Genom att vara mer kortfattad, uppmuntrar du andra i din organisation eller grupp att vara likartade. Så oavsett om du skriver ett e-postmeddelande eller förbereder att hålla ett anförande, fråga dig själv om du kan klippa av någon ytterligare fluff.
Relaterat : 5 tips för att skriva kortare e-postmeddelanden som inte kommer över som lika ofartade eller abrupt
3. Du uppmuntrar inte till tvåvägskommunikation
Om du är en chef som bara ger kommandon, eller en anställd som aldrig ställer frågor stänger du dörren till en meningsfull dialog. Det mesta arbetet kräver någon form av utbyte, och du vill inte ses som oåtkomlig.
Lösningen
Jag föreslår inte att du svarar på varje enskilt e-postmeddelande eller att du måste ha två frågor som ställs för varje uppgift du tilldelar. Fokusera istället på att få människor att känna sig välkomna att ställa frågor eller ge mer information. Tips: Ett sätt att uppmuntra detta beteende är att modellera det. Om du tar det första steget kommer andra människor att känna sig mer bekväm att göra detsamma.
4. Du använder inte rätt plattform
Det finns dussintals olika medier för att få ett meddelande, och de flesta av oss använder dem alla dagligen, oavsett om det är i samtal med våra vänner, nära och kära, medarbetare eller bekanta. Och de flesta människor har en preferens ("Jag får inte Twitter!" "Jag ringer inte, jag textar bara." "Jag kontrollerar aldrig min personliga e-post.")
Lösningen
Istället för att välja din personliga favorit bör du alltid sträva efter att välja det medium som passar bäst för situationen. Till exempel kanske du inte behöver ringa ett personligt möte för att informera dina anställda om en ny policyändring när ett e-postmeddelande skulle räcka. Du kan hoppa över snabbmeddelanden dina kollegor sent på kvällen när du inte behöver svar förrän på öppettiderna. Innan du väljer e-post, telefonsamtal, personliga möten, chattmeddelanden, tweets eller texter, överväg om din kommunikationsmetod kommer att påverka den andra personens reaktion.
5. Du ber inte om feedback
Ingen är perfekt. Du kanske följer alla "bästa praxis" -råd som du kan hitta på internet, men det kommer alltid att finnas små personliga områden för förbättring.
Lösningen
Gå ur vägen för att be dina kamrater och överordnade om feedback (det kan vara så formellt eller så informellt som du skulle vilja). Till exempel kan du be om pekare under en årlig prestationsgranskning, eller så kan du tillfälligt engagera dina kunder i samtal och fråga dem om det finns något du kan göra för att göra partnerskapet starkare eller parametrarna tydligare, eller så kan du till och med fråga dina kollegor direkt hur de föredrar att få information. Du kommer aldrig att vara perfekt, men varje steg du tar för att bli bättre är ett steg i rätt riktning.
När du börjar tillämpa dessa strategier, var inte modig om du inte ser en omedelbar vändning. Som alla andra färdigheter kräver kommunikation övning för att se förbättringar; och även när du förbättrar kommer förändringarna att vara små och subtila att börja. Efter konsekventa, uppmätta ansträngningar hittar du dig som gör bättre första intryck och känner att du kan få din poäng. Inte bara det, utan de runt dig kommer också att märka, och det kommer att göra allt ditt hårda arbete värt det.
