Låt oss vara riktiga. Det faktum att Gmail låter dig dela din inkorg i fem undermappar kan bara betyda en sak: De flesta e-postmeddelanden som vi får är totala skräp. Och när du skickar en anteckning till en kollega, din chef eller en anställningschef, kommer det troligt att landa någonstans mellan något kritiskt och Viagra-skräppost eller BuzzFeed GIF.
Så, hur ser du till att ditt meddelande blir märkt och - ännu viktigare - läser? Lägg dig själv i mottagarens skor och se till att alla e-postmeddelanden du skriver svarar på dessa fem frågor.
1. Varför ska jag öppna detta?
Din ämnesrad är din e-postadresss anrops-ID - det kommer att avgöra om det får svar eller ignoreras. Gör det specifikt och direkt så att din mottagare vet exakt vad han kan förvänta sig av meddelandet. Om du behöver din kollega för att ge dig feedback senast på tisdag, begrava inte en anteckning i den sista raden. Titel på din e-post "Svar från tisdag: anteckningar från dagens möte" istället för "Hej" (vilket är e-postekvivalenten för att höra "vi måste prata").
Om du söker ett jobb, använd nyckelord som namnet på positionen eller din erfarenhet för att sticker ut. Att skriva "Community Manager med 4 års erfarenhet" är ett kort och sött sätt att erbjuda dina referenser på framsidan.
2. Vem är du?
Om du skriver till någon för första gången - till exempel en anställningschef eller någon du hörde tala vid ett evenemang men inte träffade - vill du upprätta rapport så snabbt som möjligt. Innan jag till exempel skrev ett kall e-postmeddelande till ett företag om öppna frilansställningar fick jag veta att grundaren och jag båda gick på samma högskola. Jag satte "Yale alum" i både mitt ämne och den första meningen i min e-post; Jag fick svar och planerade en intervju inom 48 timmar.
Använd vad som helst gemensam grund du kan hitta - skolor, gemensamma vänner eller intressen, professionella föreningar - för att låta mottagarna veta att du är värd att ansluta till. Eller om du arbetar i ett stort företag och du kontaktar en verkställande som du träffat tidigare, en snabb påminnelse om när och var du senast anslöt hjälper till att jogga hennes minne.
3. Vad behöver du?
Det är därför du skriver i första hand! Nu är det dags för den stora förklaringen, eller hur? Inte än. Syftar till att vara tydlig och övertygande i en eller två meningar. På jobbet, tänk på din e-post som bara en kort initial kontakt som kan skapa en direkt konversation per telefon eller personligen om mer förklaring är nödvändig.
Detta gäller särskilt för kalla e-postmeddelanden när mottagaren inte förutser ditt meddelande. Om du skriver för att begära ett kaffemöte, var specifik men lämna utrymme för intriger. Skriv till exempel "Jag skulle gärna vilja dela vad jag har lärt mig om innehållsmarknadsföring och lära mig hur jag kan bidra till dina nuvarande projekt." Kom ihåg: Upptagna människor vill inte ha sin hjärna "utvald", de vill att bli smartare genom att utbyta idéer.
4. Vad är det för mig?
Tänk på din e-post som en transaktion: Det du vill ha från din mottagare bör gynna henne lika mycket som det gynnar dig. På jobbet söker vi alla godkännande från våra kollegor, chefer och kunder. Hur kan det du begär hjälpa din mottagare att uppnå detta? Var uttrycklig med fraser som "Jag kan vara en tillgång för ditt team", "detta kan hjälpa till att presentera dina idéer tydligare", eller till och med "kundåterkoppling visar att de letar efter lösningar som dessa."
5. Kommer du att uppskatta det?
Med så många opersonliga e-postmeddelanden som anländer till våra inkorgar varje dag, gör att dina sticker ut genom att visa lite mänsklighet. Oavsett om du talar med en kollega eller en kall kontakt, ber du den personens tid att följa upp eftertänksamt till din e-post. Visa att du uppskattar ansträngningen genom att logga av med "tack" eller "uppriktigt" (allvar, "bäst" är alldeles förvirrande). En liten etikett kommer långt att få svaret du vill ha.
Förvara dessa frågor på en post-it-anmärkning och kontrollera dina meddelanden mot dem innan du skickar. Inte bara kommer du att behärska e-posthantverket, du kommer att vara en jävla bra kommunikatör i någon professionell miljö.
