En databas tabell är där din faktiska information lagras. Rapporter är vad Microsoft Access innehåller för oss att bättre se den data, som för presentationer, utskriftsbara format, ledningsrapporter, eller till och med som en enkel sammanfattning av vad tabellerna representerar.
En rapport kan ha rubrikavsnitt som används för titlar eller bilder som sammanfattar vad en kolumn representerar, och varje rapport kräver en detaljdel som innehåller synliga data från databasen. Footers är också ett alternativ som sammanfattar data från detaljdelen eller som beskriver sidnummer.
Grupphuvud och sidfot tillåts, vilka är separata anpassade områden där du kan gruppera dina data.
Nedan finns anvisningar för att skapa professionellt formaterade rapporter automatiskt från vår databasinformation. Det är bara några knappar borta.
Hur man gör en rapport i MS Access
Stegen för att göra MS Access-rapporter är lite annorlunda beroende på vilken version av Access du använder:
Microsoft Access 2016
-
Med ett bord öppet i Access navigerar du till Skapa menyn och välj sedan Rapportera knapp från rapporter sektion.
-
Notera Rapportera layoutverktyg avsnittet nu synligt ovanpå Microsoft Access:
- Design: Gruppera och sortera element i rapporten, lägg till text och länkar, sätt in sidnummer och ändra arkets egenskaper bland annat.
- Ordna: Justera tabellen som ska staplas, tabellformat etc .; flytta rader och kolumner uppåt nere eller vänster och höger; slå samman och dela kolumner och rader; kontrollera marginalerna och ta med element till "fronten" eller "tillbaka" i ett lagringsformat.
- Formatera: Innehåller vanliga ordbehandlingsformateringsverktyg som fet, kursiv, understrykning, text och bakgrundsfärg, formatering av nummer och datum, villkorlig formatering, etc.
- Utskriftsformat: Låter dig justera sidans övergripande storlek och växla mellan landskap och stående.
-
Det är allt!
Microsoft Access 2010
Om du använder Access 2010, se Skapa rapporter i Microsoft Access 2010 istället.
Microsoft Access 2000
För denna handledning som är relevant endast för MS Access 2000, ska vi använda Northwind-provdatabasen. Se Så här installerar du Northwind-provdatabasen innan vi börjar om du inte redan har den här databasen.
-
När du har öppnat Northwind kommer du att presenteras med huvuddatabasmenyn. Fortsätt och klicka på rapporter urval för att se en lista över de olika rapporterna Microsoft som ingår i provdatabasen.
- Om du vill, dubbelklicka på några av dessa och få en känsla för vilka rapporter som ser ut och vilka olika typer av information de innehåller.
-
När du väl har nöjt din nyfikenhet klickar du på Ny knappen och vi börjar processen med att skapa en rapport från början.
-
Nästa skärm som visas kommer att be dig välja vilken metod du vill använda för att skapa rapporten. Vi ska använda Rapportguiden som kommer att gå oss igenom skapelsesprocessen steg för steg.
- När du har behärskat guiden kanske du vill återvända till det här steget och utforska flexibiliteten som tillhandahålls av andra skapande metoder.
-
Innan vi lämnar den här skärmen vill vi välja källkod för vår rapport. Om du vill hämta information från ett enda bord kan du välja det från rullgardinsmenyn. Alternativt, för mer komplexa rapporter kan vi välja att basera vår rapport på resultatet av en fråga som vi tidigare designat.
- För vårt exempel finns alla data som vi behöver finns i anställda bord, så välj den här tabellen och klicka ok.
-
Du är klar!
