Om du säger ordet "möte" till ditt team, är det mycket mer troligt att du möts med stön och mumling om "Varför?" Snarare än ett "Heck yeah! Vi kan inte vänta! ”
En av anledningarna till att många möten tenderar att gå så illa är att de inte börjar rätt. Som du säkert har lagt märke till ställer de första minuterna ofta tonen för resten av det. Om det inte har en stark start, kommer dina teammedlemmar att zonera ut eller gå av spåret. Och du vet att ingenting känns värre än att leda en diskussion och se att folk börjar smyga blickar på sin telefon.
Naturligtvis, om du har tagit dig tid att förbereda, kan du undvika detta. När allt kommer omkring, dina möten bör inte bara hända på autopilot. Du behöver inte starta var och en genom att bara starta i dagordningen och gå igenom. Istället kan du starta av det på olika sätt.
1. Berätta för alla vad mötet handlar om
De flesta är inställda på WIIFM (Vad är det för mig?). För att engagera de deltagande måste du först påminna dem varför de sitter i ett rum med dig och dras bort från deras arbete. Ja, du nämnde förmodligen något när du inrättade mötet, men det är alltid bra att ange ändamålet. (Tips: Om du inte kan komma med ett övertygande syfte, bör du förmodligen avbryta mötet.)
Följ sedan upp med varför ditt team specifikt är där för att diskutera denna fråga. Du behöver inte peka på varje medlem och dela varför han eller hon behövs i mötet, men du behöver göra det klart att alla är där av en anledning. "Som företagets marknadsföringsteam är det upp till oss att ta fram tre fasta idéer för att växa vår publik nästa kvartal" eller "Alla i detta rum rekommenderades av din chef på grund av dina organisationsförmågor." (Återigen, om det finns någon i mötet som inte har något syfte, inte få honom eller henne att delta.)
2. Uppmuntra Positivitet
Hur du börjar mötet tenderar att diktera hur resten av det går. Om mötet börjar med att klaga, gripa och gnälla, kan det mycket väl också sluta på det sättet. Å andra sidan, om du öppnar med optimism, kan det ha en positiv inverkan på resten av diskussionen.
Du kan be dina teammedlemmar att varje dela något som går bra. Eller, om gruppen är för stor, kan du börja med att berömma gruppen för en ny prestation - oavsett om den är stor eller liten. Oavsett vad som händer inom ditt företag eller din avdelning, är det nyckeln till att starta konversationen på en upplyftande anteckning. Annars börjar människor associera möten med föreläsningar, dåliga nyheter och nedslående rapporter.
3. Dela en överraskande statistik eller gripande citat
En häpnadsväckande statistik eller insiktsfull citat är inte bara en bra öppnare för ett tal; det kan också vara fodret för en bra diskussion. Låt ditt team ha några minuter att diskutera vad det innebär innan du går vidare till mötets huvudsakliga syfte.
Uppenbarligen bör det vara en stat eller offert som på något sätt avser innehållet i det totala mötet. Kanske är det siffror från företagets senaste tillväxtprognoser, eller kanske det är ett chockerande citat från en ny branschstudie. Vad det än än ska vara, det bör vara tillräckligt relevant för att hålla ditt team fokuserat och på rätt spår.
4. Berätta en historia
En berättelse kan lära en moral, infoga en viktig lektion eller till och med få människor att skratta. Det bästa med det är att det inte kommer från din egen mun, vilket mjukar upp "slaget" (om blåsmjukning behövs).
Som en offert eller en stat, bör du dela en berättelse som hänför sig till mötet på något sätt. Men du har lite mer flexibilitet här. Till exempel kan du dela en framgångshistoria; något som gick bra med en klient, eller en teammedlem som gick utöver call of duty. Eller så kan du prata om något du läste nyligen med en otroligt framgångsrik produktutrullning som fick dig att tänka om den strategi som du ursprungligen lagt upp. Människor tenderar att förhålla sig bra till en anekdot oavsett sammanhang. För att inte tala om att det involverar hjärtat i tankeprocessen, istället för bara sinnet.
Ett bra möte är lite av en konstform, så ge dig själv tid att ta reda på flödet. Saker går kanske inte perfekt första gången, men det finns alltid utrymme för förbättringar om du anstränger dig för att det ska fungera.
