31 tips för att få e-post suga mindre - musen

E-post: Vi älskar det, vi hatar det, vi älskar att hata det. Men eftersom det inte kommer någonstans snart, är vi här för att hjälpa dig göra det bästa av det.

Från tips för hur du går igenom din överfyllda inkorg till strategier som hjälper dig att få mindre av det i första hand till smarta sätt att se till att e-postmeddelandena du skickar gör stora effekter, vi har allt du behöver för att göra din inkorg till en kommunikation kraftverk.

Om du vill: Håll din inkorg klar

1. Det enklaste sättet att sluta få så många e-postmeddelanden i första hand är att avsluta prenumerationen på de dussintals nyhetsbrev som du sorts typ av avsedd att läsa - men egentligen aldrig gör. Unroll.me är det absolut enklaste sättet att identifiera dessa ammar i din inkorg - och massa av prenumerationen.

2. Om du får massor av oönskad e-post från individer kan du också prova BoxBe. BoxBe använder det som den kallar en personlig "Gästlista" för att säkerställa att du får e-post från personer som är viktiga för dig, medan du screenar meddelanden från någon annan i en separat "Väntelista." Den som inte är med på din gästlista får en begära att verifiera sitt meddelande innan det levereras till din inkorg.

3. Försök att använda en auto-responder via e-post - och inte bara när du är ute på kontoret. Ditt autosvar behöver inte vara långt eller detaljerat, men ett snabbt "Hej, jag har fått ditt e-postmeddelande och kommer tillbaka till dig när jag kan!" -Meddelandet kan hålla de ivriga bäverna från att skicka e-postmeddelanden innan du har haft en chans att svara. Så här ställer du in det.

4. Motstå lusten att svara på alla e-postmeddelanden på rätt sätt. Som Alexandra Franzen förklarar, "en hel del" brådskande "e-postmeddelanden tenderar att lösa sig själva utan din hjälp. Genom att välja att inte svara direkt, utbildar du människor till att vara mer självförtroende - samtidigt som du skapar förnuftiga, realistiska förväntningar om hur snabbt du kan svara. ”

5. Förhindra uppföljningsmeddelanden genom att avsluta dina meddelanden med tydliga instruktioner istället för frågor. Istället för att säga: "Bör vi ansluta igen nästa vecka?" Försök, "Jag kommer att ringa dig tisdag morgon för att återansluta." Om det inte fungerar kommer din mottagare att meddela dig - men annars har du förhindrat en onödigt fram och tillbaka.

Om du vill: Minska tiden du skickar e-post

1. Vill du hålla dina e-postmeddelanden både korta och produktiva? Åtag dig att göra varje meddelande fem meningar långa - eller mindre. Det finns till och med en webbplats som är byggd för att hjälpa: five.sentenc.es! Som det förklarar: ”Behandla alla e-postsvar som SMS-meddelanden med ett bestämt antal bokstäver per svar. Eftersom det är för svårt att räkna bokstäver räknar vi meningar istället. ”Behöver du några råd för att hålla saker kort, men ändå artiga? Elliott Bell har några bra tips.

2. Om du själv skickar e-post med samma meddelanden om och om igen, kan du spara mallar i din utkastmapp (här är 27 till att börja med) eller dra nytta av Gmail: s "Canned Responses" -laboratorium, som låter dig spara ett antal svar och enkelt infoga dem till dina e-postmeddelanden. (Se hur du ställer in det, med tillåtelse av Gadgetwise.)

3. Skicka en massa e-postmeddelanden från din telefon? Prova autotekst, ett verktyg som låter dig skriva en anpassad förkortning som sedan expanderas till en fullständig textstörning. Att till exempel skriva "rl8" kan expandera till "Jag kör sent", vilket är praktiskt när du springer till ett möte. (Så här ställer du in det.)

4. Om inte ditt jobb kräver att du omedelbart svarar på e-postmeddelanden anger du bara några gånger varje dag för att du ska kontrollera din inkorg. Den här tiden kan vara annorlunda varje dag, den måste bara vara avsiktlig (till exempel, idag ska jag avsätta mig kl. 9-10 för att gå igenom min inkorg, sedan tittar jag på den igen från 4-5).

5. Lägg till två taggar (eller filter i Gmail) i din inkorg: "snabbt svar" och "kräver fokuserad tid." När du vet att du har ett fast block av oavbruten tid börjar du med att öppna din fokuserade tidsmapp och bestäm vilka du vill ha behöver ta itu med. Och nästa gång du har ett par minuter att spara medan du väntar på bussen eller i kö för kaffe, öppna din "snabba svar" -mapp istället för att kontrollera Instagram.

6. Ställ in din e-post så att när du har behandlat ett e-postmeddelande och lämnat in det eller raderat det, kommer du direkt till nästa i din inkorg istället för tillbaka till listan över e-postmeddelanden. (För Gmail kan du göra detta via Auto-Advance-alternativet i Gmail Labs.) Detta minskar all tid du bestämmer dig för att välja vilket meddelande du ska vara uppmärksam på nästa!

7. Behöver du komma igenom ett gäng e-post på kort tid? Prova e-postspelet, som ger dig fem minuter att komma igenom så många e-postmeddelanden som möjligt och belöna dig med poäng. Den fokuserar också på att ta itu med 10-20 e-postmeddelanden åt gången, vilket gör att din inkorgstrid känner sig mer bittstor.

Om du vill: Organisera din inkorg

1. Förvara inte alla dina e-postmeddelanden i din inkorg - antingen radera, arkivera eller arkivera dem när de har behandlats. En studie från Princeton Neuroscience Institute 2011 bestämde att "när din miljö är rörig, begränsar kaoset din förmåga att fokusera." Detta gäller även din virtuella miljö; ju fler e-postmeddelanden du kan se - även de som inte spelar någon roll längre - desto mer tid kommer hjärnan att spendera medvetet om att tänka på dem.

2. För människor som inte älskar att göra-listor är en enkel lösning (eller så de tror) att använda sin inkorg som en. Men för riktiga uppgifter, som "Skapa förslag för ny kund" eller "Betala kontorsuthyrning", är det dags att hitta ett att göra-lista-system som fungerar för dig. Att använda din inkorg som en uppgiftslista ger din tid i andras händer - med varje nytt e-postmeddelande kommer ett nytt att göra, oavsett om du gillar det eller inte. Men att medvetet lägga till en uppgift till din to-do-lista är en chans att avgöra om du verkligen ska göra det just nu, istället för annat arbete.

3. Du kan använda Gmail för att få några e-postmeddelanden att hoppa över din inkorg automatiskt. Om du till exempel betalar din kabelräkning automatiskt kan du arkivera den automatiskt och lägga till etiketten “Finansiell.” Du behöver aldrig se den, men om du behöver den vet du var du hittar den. På tal om att hitta saker …

4. Innan du skickar något e-postmeddelande, läs det för sökbarhet. Vad skulle du söka efter för att hitta detta e-postmeddelande senare? Är de orden i e-postmeddelandet? Du kanske vill ändra "Anteckningar från möte med Jack" till "Anteckningar från augusti-mötet med Jack Smith från Amazon."

5. Det finns faktiskt massor av sökkommandon som gör att hitta en gammal e-post mycket, mycket lättare. Här är en grundläggare för hur du hittar e-postmeddelanden efter ämne, ämne, avsändare och mer.

Om du vill: Gör din inkorg väldigare

1. Någonsin önskar att du kunde sätta klisterlappar över hela din inkorg? Med de lämpligt namngivna anteckningarna för Gmail kan du anbringa anteckningar och taggar till alla e-postmeddelanden - fästa anteckningar till en e-posttråd, högst upp i vyn med skickade e-postmeddelanden eller verkligen någon annanstans i din inkorg.

2. Gmail-tillägget Rapportive är en nätverksdröm: Plugin visar dina kontakter sociala nätverksinformation direkt i din inkorg, så att du kan ansluta till dem på LinkedIn, Facebook och Twitter utan att ens lämna Gmail. Du kan också se en stanslista över senaste e-postmeddelanden från dem och spela in privata anteckningar för att bifoga till deras adresser i ditt konto.

3. Liksom Gmail på steroider är Gmelius en webbläsarförlängning för Chrome, Firefox och Opera som främjar din Gmail-upplevelse med allt från ett städat gränssnitt (inga fler annonser!) Till möjligheten att blockera e-postspårare för att skydda din integritet. En annan favoritfunktion är den automatiska "Avsluta prenumeration" -knappen som ersätter Gmails "Spam" -knapp närhelst Gmelius upptäcker en e-postlista.

4. Du känner till de e-postmeddelanden som du vet att du inte kommer till förrän senare, men du är rädd att du kommer att glömma? Plugin Boomerang, för närvarande tillgänglig för Gmail och Outlook, är perfekt för att hantera dem. Du kan schemalägga ett e-postmeddelande för att försvinna och komma tillbaka senare - när du är redo att ta itu med det - lämnar din inkorg klarare fram till dess. Med Boomerang kan du också schemalägga ett e-postmeddelande som ska skickas vid ett senare tillfälle och ställa in återkommande e-postmeddelanden.

5. Kolla in Gmail Labs - som låter dig testa tilläggs-Gmail-funktioner som "ångra skicka" och visa din kalender direkt i din inkorg. Gå till dina Gmail-inställningar och klicka sedan på "Labs" för att komma igång.

6. Hitta dig själv att skriva eller skicka många dokument och kontrakt? Hellosign för Gmail låter dig skriva under dokument och fylla i formulär utan att lämna din inkorg - en verklig livräddare för oss som hatar skannrar, skrivare och faxmaskiner.

Om du vill: Läs dina e-postmeddelanden

1. Gör de första 50 tecknen i varje meddelande så kortfattade och handlingsbara som möjligt, säger Fast Company . En lockande öppnare gör det mycket mer troligt att dina mottagare fortsätter att läsa.

2. Långa textblock ser skrämmande att läsa, så tänk på hur du gör din text mer läsbar. Använd kulor, listor, fetstil och korta, lätt skumbara stycken. Har du problem med att skära ner det? Det kan vara ett tecken på att du försöker täcka för mycket.

3. Om du stöter på mer än en punkt eller ställer mer än en fråga i din e-post, se till att dessa artiklar sticker ut från resten av berättelsen genom att sätta dem i fetstil, markera dem eller ordna dem i en punktlista. Kontrasten drar naturligtvis mottagarens öga till meddelandets kött (det stycke som du inte har råd att missa!).

4. Gör alla frågor du ställer så specifika som möjligt. "Vad tycker du om förslaget?" Är inte en bra fråga. "Kan vi gå vidare med säljarens förslag på $ 20 000 till fredag?" Är bättre.

5. Hoppas på att fånga din chef eller någon viktig på en mindre hektisk dag men inte känner till hans eller hennes schema? Undvik e-post på tisdag och torsdag. Det är de högsta volymdagarna för människors inkorgar, och du vill inte att ditt viktiga meddelande går vilse i ett hav av nyhetsbrev, erbjudanden och annan korrespondens.

6. Få ditt ämnesraden att räkna - något som ger mottagaren en klar uppfattning om vad som kommer att finnas i e-postmeddelandet. (Bonus: Detta hjälper dig också att leta efter meddelandet enkelt i din inkorg om din mottagare ringer för att diskutera snarare än att skriva tillbaka via e-post.)

7. Forskare från Carnegie Mellon fann att de mest effektiva e-postmeddelandena har ämnesrader som vädjar till en av två saker: nyfikenhet (bra om du är i marknadsföring) eller verktyg (förmodligen bäst för resten av oss). en minuts video för att lära dig mer.

8. Vill du verkligen se till att dina meddelanden läses? Med Chrome-förlängningen MailTrack kan du se om och när folk har läst dina e-postmeddelanden. Och om du märker att det sitter där oläst? Kolla in dessa tips för att följa upp rätt sätt.