Vi vet alla att arbete innebär, ja, arbete. Även om du älskar ditt jobb kan det inte alltid vara lätt och det kan inte alltid vara kul.
Men ibland vill vi att våra jobb ska vara lite (eller mycket) enklare. Vi vill få vårt arbete snabbare, att inte känna oss överdrivna eller överväldigade och ha mer tid för de saker vi verkligen älskar.
Den goda nyheten är att det finns sätt att göra det (utan att vara en total slacker). Kolla in våra favorit tips och tricks nedan för att vara mer produktiva, ta bort saker du inte behöver göra från din to-do-lista och totalt sett göra ditt jobb till en mycket trevligare upplevelse.
1. Planera inte att göra för mycket
Här är en hemlighet för dig: De flesta att göra-listor är alldeles för långa, vilket leder till överarbete och stress när det inte går bra. Antag istället att du bara kan få en stor sak, tre medelstora saker och fem små saker gjorda om dagen (färre om du har många möten). Vi har skapat en mall som hjälper dig att planera en mer rimlig att göra-lista.
2. Fokusera på hög belöningsuppgifter
Fokusera huvuddelen av din energi på de uppgifter som kommer att skapa de största resultaten. Du ser ut som om du gör mycket mer, men i hemlighet med mindre ansträngning. Detta kallas ofta att få den låghängande frukten - de belöningar du kan uppnå med minst ansträngning.
3. Arbeta i sprintar
Det har sagts gång på gång att hemligheten till att få mer arbete gjort på mindre tid är att arbeta i skur, med pauser emellan. De intervaller du väljer beror på ditt arbete och dina preferenser, men oavsett vad du går med, ställ in en timer, gör ditt bästa för att hålla fokus under den perioden och sedan faktiskt resa dig upp och ta en paus däremellan. Du kommer att känna dig mer energisk under dina arbetssessioner och i slutändan vara mycket effektivare.
4. Ge varje dag ett tema
Håller distraktioner din spårning från att fokusera på de faktiska viktiga sakerna? Använd Jack Dorsey - medstiften av Twitter såväl som VD för Square's - hemlighet och försök ge varje dag ett tema. På det sättet, när distraktioner kommer upp, vet du att antingen sätta dem till en annan dag eller, om du måste, ta itu med dem snabbt och komma tillbaka på rätt spår.
5. Börja med den svåraste uppgiften
Genom att få det svåraste på din tallrik ur det första på morgonen, kommer resten av dagen att känna sig mycket lättare jämfört. Dessutom slösar du inte mental energi hela dagen med att tänka på den utmanande saken du måste göra.
6. Följ din energi
Alla har vissa tider på dagen när de är mer eller mindre produktiva. Om du planerar stora projekt under dina energitider, gör du ditt arbete mycket svårare för dig själv. Försök istället att kartlägga din perfekta dag baserat på dina energinivåer.
7. Bekämpa inte det när du känner dig användbar
En av de svåraste sakerna att göra på jobbet är förmodligen att tvinga dig själv att arbeta hårt när du verkligen inte känner dig ovanpå ditt spel. Så om du inte har en väntad tidsfrist och absolut inte kan, skjuta upp den specifika uppgiften och göra något mer lämpat för din mentala kapacitet. Författaren Katie Douthwaite föreslår att detta är en bra tid att få de tråkiga, monotona uppgifterna utslagen.
8. Använd mallar när du kan
Varför uppfinna hjulet igen varje gång du måste göra något? Har du ett e-postmeddelande du måste skriva ofta? Använd en mall. Behöver du skapa en presentation? Använd en mall. Omdesign ditt CV? Använd en mall. Du får bilden.
9. Ställ in konserverade svar
Ännu bättre, om du använder Gmail, ställer du in dessa mallar som konserverade svar, så att du inte ens behöver lämna din inkorg för att släppa in dem och skicka dem bort.
10. Ställ in automatisk text
Om du ofta svarar på meddelanden på språng från din telefon, gör det lättare för dig själv genom att ställa in autotekst. Till exempel "tonhöjd" kan expandera för att fylla i din hiss tonhöjd - vilket betyder att du inte behöver skriva ut hela saken varje gång på ditt lilla tangentbord. Läs här för mer information om hur du ställer in det.
11. Eller skriv inte alls
Du kan också använda telefonens tal-till-text-funktion för att lättare och snabbare svara på meddelanden. Produktivitetsekspert Alex Cavoulacos förklarar hur hon använder det till sin fördel här.
12. Förkorta dina e-postmeddelanden
Vi kommer att ta en gissning att svara på e-post tar mycket av din tid och energi. Tänk om du gjorde det hela lättare för dig själv genom att sätta en gräns för hur länge varje svar kan vara? Naturligtvis måste vissa meddelanden nödvändigtvis vara längre än andra, men utmana dig själv att hålla dem under fem meningar långa (eller till och med kortare!) Så ofta som möjligt.
13. Bara ha en konversation
Långa e-postkedjor tog dig ner? När en konversation börjar bli för invecklad, tänk på om det skulle vara lättare att bara hoppa på telefonen eller starta ett möte för att prata det. Ibland kan en 10-minuters konversation eliminera timmar med e-postmeddelanden.
14. Eliminera uppföljningsmeddelanden
Ingenting gör svårare att svara på e-postmeddelanden än att din inkorg ständigt fyller upp med uppföljande e-postmeddelanden från personer som du inte har fått chansen att svara på ännu. Så ställ in en auto-responder som låter folk veta att du har fått meddelandet och kommer att svara i god tid - förhoppningsvis avskräcka de ivriga bäverna från att ständigt skicka e-post till dig. Du kan till och med inkludera svar på vanliga frågor, för att potentiellt hjälpa budbäraren att hjälpa sig själv (och förhindra att du behöver svara alls).
15. Anställ OHIO-strategin
Hur många gånger öppnar du ett e-postmeddelande, läser det och lämnar det sedan i din inkorg för att hantera senare? Gör inte det här! Det tar faktiskt mer av din tid och energi att bearbeta den flera gånger. Följ istället OHIO-strategin (endast hantera den en gång) och hantera den omedelbart, oavsett om det är genom att ta bort den, svara på den, skjuta av den till rätt person eller, för större meddelanden som kommer att kräva mer tid, analysera den till uppgifter att lägga till i din uppgiftslista.
16. Bli av med så många beslut som möjligt
Beslutströtthet är verklig - och det kan göra dina dagar svårare. För att förhindra att det påverkar ditt arbete ska du eliminera så många beslut som möjligt. Det kan innebära att du bär en arbetsuniform så att du inte behöver välja en dräkt varje dag, ta samma sak till lunch under en vecka eller att ställa in ett ständigt möte med din chef så att du inte alltid behöver räcka ut att fråga för en. Oavsett vad som krävs för att lägga en hel del av dina beslut på autopilot.
17. Stoppa multitasking
Denna vana kan få dig att känna att du blir mer klar, men det bromsar dig faktiskt ner och gör ditt arbete hårdare än det behöver vara. Så gör ditt bästa för att fokusera på en uppgift tills den är klar och gå vidare till nästa sak. Du tycker att ditt sinne är klart och ditt arbete är bättre (och lättare).
18. Lämna dig själv en Cliffhanger
Ibland är den svåraste delen av arbetet att komma igång med något. Så gör det lättare att hoppa in i en uppgift genom att lämna dig själv en klipphanger. Detta innebär att om du drar i fötterna och startar ett projekt, bara börja, göra lite av det (även om det inte är ditt bästa arbete) och sedan låta det vara oavslutat att komma tillbaka till nästa dag. Att komma igång blir mycket lättare när du redan har någonstans att hoppa in.
19. Ta bort något från din uppgiftslista
Överväg seriöst varje objekt på din to-do-lista för att se om det finns något som faktiskt inte är viktigt. Detta gäller särskilt saker som hela tiden sätts på ryggbrännaren. Det är värt att fråga dig själv, "Om jag har lagt av så mycket, är det verkligen så nödvändigt?"
20. Säg "Nej" till något
Förutom att ta bort något från din tallrik, överväg att säga "nej" lite oftare till nya frågar. Uppenbarligen kan du inte göra detta hela tiden för att bara komma ur jobbet, men om du känner dig överväldigad eller om du får en fråga om något icke-arbetsrelaterat (som att göra en informativ intervju med en väns barn), suga upp det och säga "nej." Här är några förslag på hur du säger det snyggt till din chef och till dina vänner.
21. Ständigt fråga möten
Om du inte har hört, kan möten lätt bli ett enormt slöseri med tid. Varje gång du planerar ett möte - till och med ett återkommande - bör du verkligen ifrågasätta om det behöver hända alls, om du tilldelar för mycket tid för det, eller om du måste delta. Om du känner för att svaret på någon av dessa frågor är "nej", kan du överväga att justera (eller prata med din chef för att se till att du använder din tid så effektivt som möjligt).
22. Ha en "To-Don't" -lista
För att hjälpa dig själv säga "nej" mer och skära ner beslutströtthet bör du starta en "att-inte-lista" - en lista över saker du aldrig bör slösa bort din tid på. Kolla in dessa idéer för att komma igång.
23. Delegera något av ditt arbete
Finns det en uppgift som du gör som du verkligen, verkligen fruktar, eller att du känner att du verkligen inte längre är en del av din arbetsbeskrivning? Överväg om det vore värt att delegera det till en yngre anställd eller om du verkligen drunknar, om det är dags att ta in en praktikant eller en ny direktrapport. Här är några riktlinjer för att ta reda på när delegationen är rätt väg att gå.
24. Eller Crowdsource It!
Författaren Jennifer Dziura föreslår crowddsourcing som ett sätt att "göra mindre ansträngningar för dig själv medan du gör kunder och användare lyckligare." I huvudsak arbetar det tillsammans med klienten eller användaren för att lämna förslag, presentationer och liknande. För att lära dig mer om hur det kan leka ut i ditt dagliga arbetsliv, kolla in hennes artikel.
25. Gör en arbetsbyte
Har du en uppgift du fruktar eller verkligen inte är säker på hur du ska hantera? Fråga en kollega i din avdelning om hon vill byta! I princip skickar du en av dina minst favorituppgifter på hennes sätt, och hon skickar en av hennes till dig. Du kommer inte att behöva dra dig igenom något du har fruktat, men arbetet kommer att bli gjort - potentiellt ännu bättre än du kunde ha gjort det själv; någon som inte har förvärrats över uppdraget kan snabbt kunna se något du inte kunde.
26. Undvik perfektionism (utom där det verkligen betyder)
Att sätta press på dig själv för att göra allt ditt arbete perfekt är inte bara att stressa dig, det kan vara att bromsa ner dig och få dig att skjuta upp efterbehandling eftersom du är orolig för att de inte är rätt. I vissa fall (stor årsrapport till din chef, kopia som går ut i världen) är denna typ av uppmärksamhet på detaljer kritisk. Men i andra (att skicka ett e-postmeddelande till din kollega, få ett första utkast till en presentation till ditt team), fokuserar på perfektionism gör ditt liv svårare än det behöver vara.
27. Leta efter sätt att effektivisera processer
Finns det en uppgift som alltid tar dig för evigt att slutföra? Något du känner för är mycket svårare än det borde vara eller något som tar alltför mycket av din tid? Istället för att bara springa igenom det gång på gång, se om det finns några sätt du kan effektivisera dessa processer. Det kanske pratar med andra företag för att se om de har hittat ett enklare sätt. Det kanske koordineras med andra avdelningar för att se om de kan hjälpa dig att spara tid eller ansträngning. (Är det till exempel något som ingenjörsteamet kan snabbt bygga dig som skulle spara massor av tid?)
28. Anställ en virtuell assistent för små saker
Vi har alla de härliga sakerna som tar oss timmar att slutföra men som lätt kan göras av någon annan. Om du inte har någon i företaget att delegera dem till, överväg att anställa en virtuell assistent för att hjälpa dig. De kan göra allt från att schemalägga reseplaner till att bevisa dina rapporter till att göra det tråkiga designarbetet på din nästa presentation - i stort sett allt du fruktar att starta och verkligen inte behöver göra själv. Kolla in effektivitetsekspert Marissa Brassfields råd för att ta reda på om något är värt att lägga ut.
29. Få allt superorganiserat
Dina filer. Dina datormappar. Överst på skrivbordet. Din inkorg. Ta dig tid nu för att ordna dig så att hitta saker du behöver aldrig är hinder för att komma igång med en uppgift. Och hej, det kan allt göras på bara 30 minuter!
30. Låt inte dina kollegor avbryta dig
Dina medarbetare fungerar förmodligen bra, men deras ständiga ström av IM-uppdateringar, snabba frågor till dig om det senaste projektet eller chitchatt om deras helger kan allvarligt krossa ditt flöde av fokus, vilket gör det svårare att få svåra uppgifter gjort . Ställ in system som varnar dina kontorskamrater när du är i zonen - oavsett om det är ett störande meddelande i din chatt eller enorma hörlurar som betyder att du inte kommer att bli besvärad - och kommunicera dem tydligt.
31. Ta en lur
Se om du kan smyga dig i en tupplur under din eftermiddagsnedgång. Även 20-30 minuters stängda ögon kan ge dig mer energiökning än kaffe kan, förbättra ditt humör, förbättra dina analytiska och inlärningsförmågor och förvisa stress - vilket gör resten av dagen mycket enklare och trevligare. Så stäng dörren, smyga till din bil eller gör vad du behöver för att få lite sömn.
