Jag tog en klass en gång som använde en pratsticka för att underlätta samtal. Om du inte är bekant är detta ett verktyg som används för att se till att allas röst hörs eftersom du bara kan klicka in när du håller på den.
Åh, om bara arbetsplatsen hade en så tydlig process. Ibland är det svårt att veta när man ska prata och när man ska låta den andra gå först. Kanske förhandlar du om en höjning, hanterar en arg kund eller på ett konferenssamtal med ledande befattningshavare. När avger du golvet - och när tar du ledningen?
Även om jag inte kan ge svaret för alla situationer, kan jag berätta om bästa praxis.
1. Du talar först när du förhandlar om en höjning på jobbet
Om du ber din chef om en höjning och du har all forskning och data att säkerhetskopiera varför du förtjänar det, bör du lägga din önskade lön där ute först. När du gör det - gå till en något aggressiv men realistisk figur - kommer du att påverka resten av konversationen, och det borde gå till din fördel.
Detta beror på att antalet du anger blir ankaret i förhandlingarna. En hög siffra kommer att rikta den andra personens uppmärksamhet på de positiva aspekterna av det numret. Om du till exempel ställer in dina lönsikt högt kommer din chef att frestas att tänka på alla dina fantastiska attribut och varför du förtjänar det numret. Om du lägger dig själv kommer han att frestas att tänka på dina prestandafel. Genom att prata först i den här situationen (och gå högt) påverkar du förhandlingarna om att fungera till din fördel.
2. Låt den andra personen tala först när vi diskuterar lön i en intervju
När du är på jakt efter ett nytt jobb gäller standardrådgivningen: avslöja aldrig dina lönekrav först. Detta ställer dig till en eventuell nackdel av ett par skäl. Du kan prissätta dig själv från ett bra jobb genom att överträffa. Eller, om du underskottar antalet, kan anställningschefen göra dig till ett super lowball-erbjudande.
Varje anställningschef har ett sortiment som tilldelas öppna jobb. Istället för att uttryckligen ange dina krav, be honom eller henne att dela vad räckvidden för just detta jobb är och var han förväntar sig att kompensationen för denna position ska landa.
3. Du talar först när du deltar i ett möte
Bara för att du deltar i massor av möten betyder inte att du alltid är bekväm att chimma i. Men forskning visar att ju tidigare du talar om i denna inställning, desto mer framgångsrik kommer du att bli. Naturligtvis vill du vara beredd, informerad och punktlig.
Att vänta till slutet - efter att alla andra har bidragit - betyder att du kommer att jämföra dina kommentarer med de som redan har gjorts och stressa med att lägga till något av vikt.
4. Låt de andra tala om du leder ett teammöte
Säg att du är i en ledarroll och att du har ett möte med ditt team. Ditt mål är att komma med några idéer om hur du fixar ett stort problem som rör projektet du arbetar med. Om det någonsin var en tid att erkänna golvet, så är det det.
Om du verkligen vill att människor ska bidra med idéer och åsikter, måste du ge dem en chans att prata utan avbrott innan du presenterar dina tankar. Om du automatiskt går först, riskerar du att främja ditt team, sätta dem i en position där de inte är benägna att hålla med dig eller erbjuda en alternativ synvinkel. Som ett resultat kan du lämna brainstormen med färre möjliga lösningar.
5. Du talar först när du arbetar med introverade kollegor
Du kanske tycker om att vara centrum för uppmärksamhet och känna dig stark när du interagerar med andra, men inte alla känner på samma sätt. Du kan tycka att du arbetar med kollegor som verkar blyga, tysta eller extremt inåtvända, och det här är en utmärkt möjlighet att ta ledningen i konversationen. Prata först, men var öppen för att höra vad dina kollegor har att säga.
Engagera det tystare partiet genom att ställa frågor eller ge komplimanger. När du gör det hjälper du att bryta isen och hjälpa dina medarbetare att känna dig mer bekväm. Och som ett resultat kommer ni att vara effektiva medarbetare.
6. Låt den andra personen tala först om han eller hon är en arg kollega
När en klient är arg är den första regeln att förbli lugn. Lyssna på personen, lägg dig själv i hennes skor och gör ditt bästa för att se det ur hennes perspektiv.
Ofta måste någon som är upprörd lufta och känna sig hörd innan du kan gå vidare mot att lösa det faktiska problemet. Alla försök för dig att ta itu med problemen innan de lossas kommer att avvisas. När du har lyssnat, visa att du har uppmärksamt genom att upprepa det du hörde. Börja sedan arbeta med lösningar.
Det kanske inte finns några pratstänger där du arbetar. Men du kan använda idén i valfritt antal situationer, oavsett om du håller den eller inte. Att tänka på resultatet du hoppas på kan hjälpa dig att bestämma hur du ska närma dig en situation. När du tar tankeväckande beslut om när du ska prata och när du ska lyssna, kommer du inte bara att uppnå bättre resultat, utan du kommer att visa ledarskap och kompetens i din kommunikationsförmåga.
