Här är en inte helt orealistisk situation: Tänk dig att hantera din inkorg nyligen har tagit så mycket tid och energi att du börjar känna att det bara skulle vara så. De e-posttrick som du ser online gäller aldrig riktigt för din situation eftersom författarna omöjligt kan förstå de komplicerade detaljerna för ditt specifika jobb eller det ansvar som följer med det.
Om detta låter bekant, finns det en chans att du kanske spelar under hur kontrollen din e-post har fått. I själva verket är det möjligt att din inkorg är i fullständigt tantrum-läge, och du skyller på dig själv för dess oreglerhet när du kan undvika problemet helt. Läs vidare för några tecken på att du inte är ensam i dina kämpar, plus sätt att fixa dem!
Kom ihåg: Du kan ta tillbaka kontrollen.
1. Du får fler e-postmeddelanden än du kan svara på
Varför är det så att varje gång du svarar på ett meddelande dyker upp ytterligare 10? Tidigare har du ägnat timmar åt gången genom att besvara och svara, bara för att falla bakom på faktiska actionobjekt på din to-do-lista och vänta på din uppmärksamhet. Det finns ingen hälsosam balans mellan att hålla dig uppdaterad och tja med allt annat i ditt liv. Kanske är ditt förhållande till din inkorg inte precis som det brukade vara.
Varför detta händer
Du behandlar dina e-postmeddelanden som om de alla har samma vikt. Kanske har du en först-in-först-ut-politik, där du svarar på vad som har väntat längst på ditt svar och arbeta dig fram till idag. Eller kanske har du en last-in, först-ut-politik, där du börjar uppifrån och arbetar dig ner.
Hur du fixar det
Det är dags att du snabbt börjar prioritera meddelanden. Ställ dig själv dessa frågor varje gång du får en ny:
- Är det brådskande?
- Finns det andra personer som är bättre rustade att hantera det?
- Kräver det svar?
- Är det ett svar du ger ofta?
Om det inte är brådskande, spara det för senare. Inte en TBD senare, men en faktisk tid som du ställer in varje dag för att gå igenom din inkorg. Om det är brådskande, men det finns många som ingår som är bättre rustade att svara - ge det några minuter och se om någon av dem gör det. Om det inte krävs något svar: Svara inte. Och slutligen, om det är ett svar du ger ofta, kan du tänka på att använda en funktion som Canned svar på Gmail eller skapa ett dokument som har alla dina mallar på ett ställe.
2. Du får för många nyhetsbrev
Du vaknar upp varje morgon med massor av olästa meddelanden, inklusive inte mindre än 30 olika nyhetsbrev (bryta rubriker! Försäljning! De bästa restaurangerna i området! Branschnyheter!). Du ligger i sängen, ögonen knappt öppna och sveper varje enskilt direkt i papperskorgen. Det här är en nödvändig del av upplevelsen, säger du själv. Jag registrerade mig för dessa och nu är det det pris jag måste betala.
Varför detta händer
Jag får det: Nyhetsbrev är tilltalande. Med så många stora där ute kämpar du för att välja vad som verkligen är värdefullt från det som helt enkelt är intressant . Varje gång du hittar ett nytt dagligt smälta eller veckobrev som verkar verkligen användbart, frågar du dig själv om du verkligen är säker innan du överlämnar gyllene nycklar till din inkorg - och det är du. Så du prenumererar. Men innan du vet ordet av det, och även utan att du menar för det, blir det prenumerationen snabbt ännu en i en lång rad raderingar på morgonen.
Hur du fixar det
Förhindra att detta händer genom att avsluta prenumerationen mer avsiktligt. Varje gång du prenumererar på ett nytt nyhetsbrev, ge dig själv en provvecka. Om du i slutet av en vecka inte är upphetsad att öppna den (eller inte ens har gjort det ännu), kan du avsluta prenumerationen. Inga frågor ställda. Jag vet vad du tänker: Vem har tid att göra allt detta? Det gör du med appar som Unroll.Me (för nyhetsbrev) och BoxBe (för människor).
3. Du tappar ofta e-posttrådar eller glömmer dem helt
Du arbetar med fem andra medarbetare på ett kommande projekt, och någon startade en tråd för att ta reda på mötetider för nästa vecka. Med tanke på alla andra uppgifter du har på din tallrik, anser du att det är bra att trycka på denna lilla schemaläggningsdetalj tills senare - ännu bättre, när konversationen är mer utvecklad och du har mer att arbeta med. Ett par timmar senare går du för att leta efter meddelandena och de är borta. Oavsett vilka söktermer du försöker.
Varför detta händer
Två möjligheter: Din inkorg är alldeles för rörig eller alldeles för organiserad. Jag pratar om de människor som antingen tar bort allt under solen direkt eller hamnar tusentals mot tusentals olästa meddelanden. Varje e-post du får - från din chef, din granne, din partner och din mormor - förvisas alla till arkiven eller sitter i din inkorg för alltid.
Hur du fixar det
Det är dags att rengöra din inkorg. Avsätt en timme en dag och ägna den åt att göra annat än att sortera meddelanden. Du kan: flytta trådar i mappar, använda taggar, starta allt du behöver för att komma tillbaka till senare, kolla in Boomerang eller prova något av dessa fantastiska verktyg. Välj inte en metod bara för att välja en, istället välj en som du vet är vettig för dig. Du kanske måste testa några system innan du hittar det perfekta alternativet, men lita på mig, några timmar du spenderar detta kommer att spara massor på lång sikt.
Om något av dessa scenarier låter dig bekant är det OK. Det är normalt att känna att din inkorg styr ditt liv. Men det betyder inte att du måste ge upp. Börja istället ta itu med problemet, e-post via e-post tills du är tillbaka i kontrollen.
Har du några trick för e-posthantering som jag bör prova som inte ingick? Tweet mig @caroqliu och låt mig veta!
