Som ni alla förmodligen vet nu, är jag en enorm e-nek. Oavsett om du vill veta hur du organiserar din inkorg, rensar ut den under helgen eller gör en full rengöring på våren, jag är din gal. Men det finns en sak som vi inte har pratat om ännu: Hur man hanterar enskilda e-postmeddelanden när de kommer in.
Här är skopan. Det bästa sättet att ta kontroll över din inkorg är att fatta ett beslut om vad du ska göra med varje e-post första gången du ser det, istället för att bara titta på det och lova att hantera det senare. Detta har två fördelar: Det ser till att din inkorg inte förvandlas till ett rörigt röran i första hand, och det sparar tid genom att inte behöva titta på samma e-post mer än en gång.
Det låter tufft, men det är det inte - det tar bara lite planering och några enkla frågor. Låt oss börja.
Välj en tid
Först, såvida inte ditt jobb kräver att du omedelbart svarar på e-postmeddelanden, rekommenderar jag att du går igenom alla dina nya e-postmeddelanden på några angivna tider varje dag. Den här tiden kan vara annorlunda varje dag, den måste bara vara avsiktlig: Till exempel ska jag i dag avsätta mig från kl. 9-10 för att gå igenom min inkorg, sedan tittar jag på den igen från 4-5. Däremellan söker jag efter viktiga e-postmeddelanden men ignorerar resten.
Jag vet att detta är svårt att göra (och ja, jag har varit känd för att klicka på ett GIF som går runt!), Men om du håller dig till detta schema kommer du att upptäcka att det går mycket mindre överväldigande att gå igenom din inkorg. För att inte nämna, har du stora bitar av tid att faktiskt komma till verkligt arbete.
Fråga dig själv detta
Nästa steg går igenom din inkorg, läser varje e-post en och en och ställer dig själv denna snabblista med frågor för varje meddelande:
1. Måste jag få den här e-postadressen?
Jag vet att jag låter som en trasig skiva, men du borde fråga dig själv detta varje gång. Det är en bra påminnelse att avsluta prenumerationen, filtrera bort och ta bort dig själv från listor och nyhetsbrev du inte behöver. Att minska med e-post är alltid en vinst i min bok.
2. Behöver jag svara på det här alls?
Överraskande är svaret inte alltid ja. Om det är ett informativt e-postmeddelande eller ett gruppmeddelande som inte kräver ditt svar, läs det, notera all användbar information och arkivera eller arkivera den.
3. Är jag rätt person att hantera det här, eller ska jag dela det?
Kom ihåg att du inte behöver bära bördan av att göra allt som begärs av dig på liknande sätt. Du vet vad jag menar: De nummer du brukade dra tills de anlitade en junioranalytiker, men att din chef fortsätter att fråga dig istället, reseplaneringen som verkligen borde gå igenom en annan avdelning, det antal krossningar du blir ombedd att göra även om det inte finns i din arbetsbeskrivning. Lämna de perifera uppgifterna till rätt person, så rensar du inte bara din inkorg, du lämnar mer tid för att göra ditt kärnjobb.
4. Behöver jag information från någon annan för att kunna svara?
Om svaret här är ja, be den personen om information nu så att du kan flytta e-postmeddelandet från din skylt. Du kanske vill svara och låta avsändaren veta att du arbetar med den och göra en anteckning för att checka in med personen du väntar på om några dagar. Under tiden ska du arkivera e-postmeddelandet eller använda Boomerang för att få tillbaka det i din inkorg vid rätt tidpunkt.
5. Kan jag svara på e-posten just nu - på mindre än fem minuter?
Det är här de flesta reser upp. Ett stort antal e-postmeddelanden kräver inte ytterligare information från dig eller någon annan och kan besvaras ganska snabbt. Om så är fallet, svara direkt på e-postmeddelandet. det sparar tid för att läsa igen, bearbeta och tänka på det en andra gång. Bonus: Ju tidigare du svarar på ett e-postmeddelande, desto mer acceptabelt är ett superkort svar.
6. Är det brådskande?
Brådskande är tyvärr ur dina händer, så om e-postmeddelandet är brådskande, bestäm om du vill hantera det just nu eller ta hand om det när du är klar att rensa din inkorg. Jag förespråkar för det senare, eftersom du kommer att bryta ditt steg lite om du byter från att spendera några minuter på varje e-post till att gräva in i en enda fråga.
Ta hand om resten - på dina villkor
Så vad med resten? Om e-postmeddelandet behöver mer än fem minuters svar och inte är brådskande, bestäm dig när den bästa tiden för dig att hantera det är.
Jag brukar ta itu med e-postmeddelanden som kräver ett långt skriftligt svar i slutet av att min inkorg sveper. Eller, om jag har en hektisk dag, jag Boomerang dem till en dag då jag tror att jag får mer tid. För de meddelanden som kräver mer arbete (att sätta ihop en mock-up, göra lite Excel-nummer), lägger jag uppgifterna på min to-do-lista och planerar dem för ett icke-e-postblock av tid på mitt schema.
Pro-tips: För att få denna process att gå ännu snabbare, ställa in din e-post så att när du har behandlat ett e-postmeddelande och skickat in det eller raderat det, tar du dig direkt till nästa i din inkorg istället för tillbaka till listan över e-postmeddelanden. (För Gmail kan du göra detta via Auto-Advance-alternativet i Google Labs.) Detta säkerställer att du går igenom alla dina e-postmeddelanden istället för att spendera tid på att bestämma vilket meddelande du ska vara uppmärksam på nästa!
