Jag ska erkänna det - jag älskar när möten avbryts. När meddelandet dyker upp på min dator för att säga att jag har min timme tillbaka känner jag mig fri. En vikt har lyfts och jag känner mig tillbaka i kontrollen över mitt schema. (Erm, nej, jag har inga kontrollfrågor, varför frågar du?)
Men jag förstår också vikten av möten när de är rätt. Vissa saker görs bara bättre när du kan prata med människor i realtid och inte gå vilse i ett spår av e-postmeddelanden och chattmeddelanden.
Med det sagt är det ibland fortfarande nödvändigt att skjuta tillbaka en. Här är några fall när du har tillåtelse att ta bort en från kalendern för tillfället (om du är den som har planerat det, det är).
1. Du är inte helt förberedd
Du tappade bollen. Du kanske glömde att mötet började eller så fortsatte du att försumma tiden du avsatte för att förbereda dig för det. Hursomhelst är du bara inte redo att leda diskussionen helt och produktivt.
Om du fortfarande möts kommer det troligtvis att sakna riktning och låta alla undra vad takeaways är (om några). Och det är bara slöseri med allas tid, eller hur?
Men hör detta: Du vill inte att "flagnande och opålitlig" ska vara ditt telefonkort. (Åtminstone tror jag inte att du gör det.)
Så ja, det är OK om detta inträffar så ofta. Livet händer - men låt det inte bli en vana. Gör det istället till ditt uppdrag att hålla dig i uppdrag, vara ansvarig och respektera andras tid.
Och var försiktig med de typer av möten du planerar om. Om du ständigt avskaffar din en-mot-en med din chef eller din direkta rapport, till exempel, kommer du förmodligen att hamna förtroendet för det viktiga förhållandet.
2. Du har inte all information
Du har haft den här tiden blockerad på din kalender i månader. Du tillbringade några timmar på att samla allt du behöver för att ta slut och du utvecklade en detaljerad men realistisk agenda. Men trots allt preparbete du gjorde saknar du fortfarande några avgörande information.
Klienten undertecknade inte kontraktet, din chef godkände inte projektbudgeten, du bygger om webbplatsen men marknadsföring har inte beslutat om ett tema - oavsett vad det är, utan dessa kunskaper, kommer du bara att vara snurra dina hjul i leran och komma någonstans.
Så försena mötet tills du kan få den information du behöver.
3. Något större händer
Ett företag jag arbetade för förvärvades, och ledarskap bröt nyheten till oss i slutet av dagen, när de flesta människor packade upp för att lämna.
Det innebar att nästa dag var full av osäkerhet. Ingen ville träffas för att prata om minutdetaljerna för ett särskilt projekt. De ville ha svar på frågor som "Kommer jag fortfarande att ha ett jobb?"
Människor behöver tid att bearbeta när stora företagsförändringar inträffar, oavsett om det är ett meddelande om att det kommer att vara uppsägningar eller nyheter om en omorganisation av företaget.
Och naturligtvis behöver de också tid och rum när något stort vaggar världen, som en naturkatastrof eller en terroristattack. Som ett resultat behöver mindre dagliga artiklar ibland sättas åt sidan. Du får god tid att adressera dem när alla känner sig mer stabila och redo att fokusera. Mötet kan vänta.
Möten är inte min favorit och jag är inte ensam. Så, jag ber dig - var försiktig när du planerar och fortsätter med en.
När du behöver avbryta eller planera om, gör det med försiktighet. När du trycker på den raderingsknappen, ge dina deltagare en förklaring. Det behöver inte vara något poetiskt, bara en kort och söt anledning:
eller
Nedersta raden: Om du lägger något i kalendern bör du göra ditt bästa för att hålla dig till den.
Men om en av dessa situationer dyker upp, så för all del, skjuta upp. Ett möte där ingenting kan åstadkommas - antingen för att något större är en distraktion eller för att du inte har alla pusselbitarna - är vanligtvis inte värt.
