När du gör rätt kan virtuella videomöten - speciellt Google Hangouts - samla avlägsna team, se till att alla är på samma sida och låta alla vara involverade utan den svaga konferensrumsatmosfären (som inte älskar att kyla ute på soffan för ett möte?).
Men när gjort fel? Google Hangouts kan vara ett enormt slöseri med tid, för att inte nämna extremt distraherande och besvärliga (15 sekunders pauser är aldrig kul).
Vill du ha en effektiv och framgångsrik Google Hangout som inte gör alla galna? Här är ett par viktiga saker att tänka på.
1. Planera precis som du skulle göra för alla andra möten
I allmänhet, bara för att du inte behöver fysiskt vara på kontoret för ett möte betyder det inte att du kan slacka av förberedelserna. När allt kommer omkring, vill du fortfarande att ditt möte ska springa så snabbt (och smärtsamt) som möjligt.
Betydelse: Gör en spelplan. Om du kör Hangouten, skicka en kort agenda till alla i förväg så att de vet vad de kan förvänta sig och vad de ska förbereda. Om du inte kör mötet, föreslå den som gör det så att han eller hon skickar ett kort e-postmeddelande med de viktigaste samtalspunkterna. Jag satt en gång i ett virtuellt möte där personen som kör det glömde att berätta för en annan personal att hitta ett specifikt (och livsviktigt) dokument i förväg, så den personen tillbringade 20 minuter under mötet och sökte sin inkorg efter det. Ställ resten av oss besvärligt sitta vid våra datorer och inte vet vad vi ska göra.
Men du kan lätt undvika denna bortkastade tid genom att se till att alla vet vad de borde "ta" med sig i förväg och är redo att delta så snart de loggar in.
Ett litet proffstips: Använd Google Hangouts chattfunktion till höger på skärmen för att snabbt skriva ner en agenda som alla kan hänvisa till. Det behöver inte vara detaljerat, men det kan fungera som en ledtråd för att hålla alla på rätt spår och fokuserade.
2. Diskutera formatet i förväg
Google Hangouts kan vara väldigt besvärligare än möten per person. När du och ett gäng människor fysiskt sitter i ett rum, är det lätt att plocka upp kroppens ledtrådar för att ta reda på vem som kommer att tala nästa eller vad den allmänna känslan av mötet är. Men när du sitter vid en datorskärm och inte ser något annat än en persons ansikte? Det är ganska lite svårare.
Återigen kan mycket av besvärigheten minskas om alla i förväg vet formatet för mötet. Kommer en person att prata mycket mer än alla andra? Be andra medlemmar i mötet att komma in i Hangouten med mikrofonen avstängd. Är sessionen en brainstorm i rundabordsbordet? Låt människor veta i vilken ordning de blir ombedda att presentera så att du inte behöver ta itu med alla som pratar över varandra eller de långa, obekväma "Så - vem vill gå nästa?" Pauser. (De är värst.)
3. Använd Google Hangout-apparna
Många är inte medvetna om att ett par ikoner kan vara en livräddare i ett möte, särskilt om du försöker få det att gå så snabbt som möjligt.
Ser du den lilla mikrofonikonen? Det är en tyst knapp. Använd den om din omgivning är bullrig eller om du skriver något medan andra pratar. Det är ett bra tillstånd till de andra i din Hangout.
Om du också är i ett möte där du alla försöker titta på ett dokument eller en webbsida på samma gång, använd Google Hangouts skärmdumpningsalternativ. Jag har varit i för många Google Hangouts där massor av människor alla försöker titta på samma webbsida på sina egna datorer (och därmed inte riktigt uppmärksamma Hangouten), och i dessa situationer är det här en gudsändelse.
Google har också massor av andra appar specifikt för Hangout, så se till att du tittar och ser vad som kan fungera bäst för ditt team. Från en virtuell whiteboard som dina medarbetare kan dra på för en brainstorm session till en konstig liten app som ger alla mustascher och roliga hattar, kan du hitta allt du behöver för att göra din Hangout mer produktiv och rolig.
Sammantaget kan Google Hangout-möten vara lika effektiva (om inte mer) än personliga möten. de tar bara lite övning och planering i förväg. Men om du kan få alla på samma sida att gå in, kommer det att vara smidig, otydlig segling.
