Roligt faktum: Enligt en nyligen genomförd undersökning från Adobe säger folk att den mest irriterande frasen de någonsin har sett i e-post är detta:
Inte säker på om du såg min sista e-post …
Om du också nickar med huvudet och säger: "Helvete, du kan inte stå när folk säger det" är du på rätt plats.
Se, ingen gillar det när andra är passiva aggressiva, via e-post eller verkligen var som helst. Och medan avsikten med denna fras är ofarlig - att få personen att svara på den tidigare e-postmeddelanden - hamnar det som irriterande, misstroende och ibland platt out oförskämd. Dessutom är det mindre troligt att personen faktiskt vill svara.
Så hur kan du följa upp e-postmeddelanden på rätt sätt? Här är några mer pålitliga fraser att prova:
1. "För att uppfylla vår tidsfrist / stanna kvar på schemat, behöver jag ditt svar av"
Istället för att slå runt busken - "Inte säker på om du såg min sista e-post, men det är ganska bra, och du bör ta en titt eftersom …" - kom bara till punkten.
Vad behöver du från personen? Och när? Och varför? Genom att vara direkt och ge en anledning gör du det i princip omöjligt för personen att ignorera dig (särskilt om ett gäng andra personer är CCC och kan se din begäran).
2. "Jag vet att du är upptagen, men jag vill inkludera din insats / expertis och kommer att behöva det av"
Jag skulle kalla det för den mer artiga versionen av ovanstående. Detta visar att du förstår att personen är överbelastad med andra ansvarsområden, men också att du uppskattar deras åsikt (smicker gör aldrig ont) och skulle uppskatta ett (snabbt) svar.
3. "Låt mig veta om vi ska gå med eller av"
Jag gillar detta eftersom det är superspecifikt och gör personens val ännu enklare. I stället för att komma med sitt eget svar får de bara välja en av två (eller tre eller fyra, om det finns flera alternativ) - och du kan gå bort med en uppenbar lösning.
Naturligtvis kräver en framgångsrik uppföljningsmail mer än bara dessa fraser. Den här artikeln gör ett bra jobb med att beskriva vad som är nyckeln till att få människor att svara - inklusive att använda en informativ ämnesrad och skapa en tydlig koppling mellan personen och dina behov.
Hur som helst, jag tror att vi alla kan arbeta med att vara lite mer uppdaterade på jobbet - det kommer bara att göra våra interaktioner (och e-postmeddelanden) starkare.
