När en medarbetare uppmärksammade en äldre produktivitetsartikel via e-post av George Kao som gjorde rundorna igen fick det mig att inse att inkorgskampen är verklig. Jag kom precis tillbaka från en tre-veckors smekmånad i Japan, så jag vet förstahand hur riktigt det här är. Det finns en verklig uppgift att hantera din inkorg, och om inte en konst exakt, sedan en utbildning. Under hela vår resa skulle min man, som i grund och botten strävar efter inkorg noll hela tiden, titta på min telefon, se e-postikonen och numret som svävar någonstans runt 400 och vara förfärlig.
"Det stressar mig, " sade han, och jag kunde praktiskt sett se svettningen pärla på hans panna. Men jag var på semester! Och jag hade en kontorsansvarare på - för mitt arbetskonto och min personliga adress! Ingen förväntade sig något från mig, och jag var bekväm att vända ner det ständigt växande antalet när jag återvände.
Naturligtvis är inkorgen i detalj, även om det är tråkigt ibland, också krävande. Det spelar ingen roll om du kontrollerar dina meddelanden på måndag morgon efter att ha kopplat bort hela helgen eller mitt på eftermiddagen på en slumpmässig torsdag. Om du inte vet inom några sekunder om meddelandet kräver - än mindre, meriter - ett svar, slösar du förmodligen värdefulla arbetsminuter på att försöka räkna ut det.
Undertexten på Kaos verk ”Hur man regelbundet kommer till nollboxen” påminde mig om vikten av att helt enkelt veta vad jag ska svara på och när. Denna medvetenhet kan betyda skillnaden mellan en överfylld inkorg och en snygg och snygg. Här är snabbtips som hjälper dig att avgöra.
1. Leta efter ledtrådar
Ibland är de uppenbara. En av mina kollegor vidarebefordrar en hel del e-postmeddelanden som hänför sig till händelser, studier och rapporter, men hon konstaterar alltid, "Känn dig fri att arkivera." Först kände jag mig som om jag var oförskämd genom att inte svara åtminstone mest perfunctory av svar ("Tack!"), men jag insåg snabbt att hennes uppenbara anteckning om arkivering innebar att hon inte ville eller behövde ett svar.
Om du inte har en så direkt ledtråd, läs den igen och tänk verkligen på hur ditt svar skulle påverka anteckningen. Om det inte skulle göra det - säg att en person i din avdelning helt enkelt delar ett projekt han arbetar med och du för närvarande inte har något av värde att lägga till, släpp inte svaret bara för att bekräfta mottagandet.
2. Sniffa ut en fråga
Som med ovanstående kommer detta ofta att vara enkelt. Om det finns en tydlig fråga som du har för avsikt att besvara, krävs uppenbarligen ett svar, och kanske snabbt på det - eller en inom 24 timmar. Eftersom inte alla som räcker ut till dig garanterar att skriva de mest vältaliga e-postmeddelanden, kan du behöva söka igenom stycken för att se om det finns något där du kan svara på.
Om du har bestämt att det inte finns någon fråga men att du har dina egna frågor, svara för all del för att få klarhet. Det är värt det att följa upp och lägga till någons inkorg om det har potential att spara framtida missförstånd.
3. Tala upp - Om du vill bli hörd
Det här är det knepigaste av gäng, men när du väl tar hand om det kommer det att bli som andra naturen. Många gånger får du e-postmeddelanden som uppenbarligen inte frågar dig något. Du kan få svar på något du har skickat in, feedback på ett projekt som du har slutfört, råd om hur du hanterar en situation, intel om ett avdelningsspecifikt mål. Om du inte har något nytt att lägga till i konversationen eller om du rent kan ta kommentaren och fortsätta med ditt jobb, kan du känna dig lugn att inte svara.
Men om du å andra sidan känner dig tvungen att uttrycka dig själv - för att klargöra dig själv eller utarbeta ett beslut du fattat eller ge ny inblick - bör du naturligtvis trycka på svarsknappen. Detta kan vara särskilt sant om din arbetsmiljö är en som uppmuntrar till självständigt tänkande och bidrar till ämnen som diskuteras.
Det är en självklarhet att nyhetsbrev, massmeddelanden eller något som känns som valfri läsning inte kräver ett svar. Om du tycker att det är till hjälp kan du skapa mappar enligt Kaos förslag, och att organisera din inkorg och underhålla den kommer praktiskt taget att känna sig automatisk.
En annan sak att tänka på är detta: Placera dig själv på avsändarens plats. Om du hade varit den som skickade meddelandet skulle du leta efter svar? Även om det säkert finns tider att uttrycka tack, om du regelbundet korresponderar med någon eller har mycket fram och tillbaka - av vilka vissa kräver ett mer genomtänkt svar - kan du förmodligen lämna e-postmeddelandet ensam och se till att inte skicka ett onödigt svar på två ord till någon som, precis som du, troligen försöker uppnå inkorg noll.
