Navigationsformulär har funnits en stund, och många databaser, inklusive Microsoft Access 2013, använder dem för att underlätta för användare, särskilt nya användare, att komma runt i programvaran. De är avsedda att förenkla att hitta de vanligaste formulären, rapporterna, tabellerna och frågorna. Navigationsformulär ställs in som standardplats när en användare öppnar en databas. Användare presenteras med databaskomponenter som de sannolikt kommer att behöva, till exempel orderformulär, kunddata eller månadsrapport.
Navigationsformulär är inte en catch-all plats för varje komponent i en databas. I allmänhet innehåller de inte saker som verkställande rapporter eller ekonomiska prognoser om inte det är syftet med databasen eftersom den informationen vanligtvis är begränsad. Du vill att anställda och team ska kunna få tillgång till data snabbt utan att exponera dem för unikt, begränsat eller betaltestmaterial.
Det bästa med navigationsformulär är att du har fullständig kontroll över vad användarna hittar på dem. Du kan utforma olika navigeringsformulär för olika användare, vilket förenklar träningen av nya anställda. Genom att ge användarna allt de behöver på öppningssidan minskar du hur mycket tid det tar för användarna att bli bekant med vad de behöver. Efter att de har grunden för navigering kan de börja lära sig om de andra områdena där de ibland behöver gå för att slutföra sina uppgifter.
Vad ska du lägga till i en navigeringsblankett i Access 2013
Varje företag, avdelning och organisation är annorlunda, så i sista hand är det upp till dig vad du lägger till i navigeringsformuläret. Du bör lägga tid och tanke på att bestämma vad som inte hör hemma på formuläret. Du vill göra det enkelt att hitta och använda alla saker som någon i datainmatning eller rapportera generationsbehov-speciellt formulär och frågor. Men du vill inte att navigeringsformuläret ska vara så trångt att användarna inte kan hitta vad de behöver.
Ett av de bästa ställena att börja är att få feedback från befintliga användare. Formuläret måste uppdateras regelbundet, nya formulär läggs till i processen, vissa tabeller kommer att avlägsnas, eller frågor kommer att bytas om för att klargöra hur man använder dem, men den första versionen av formuläret ska vara så nära perfekt som möjligt. Om du får den ursprungliga inmatningen från nuvarande användare kan du åtminstone lära dig vilka saker som ska vara på den ursprungliga versionen. Med tiden kan du undersöka användarna för att se vad som har ändrats eller bör uppdateras på navigeringsformuläret.
Samma tillvägagångssätt gäller för befintliga navigeringsformer. Om du inte arbetar med alla databaser varje vecka, är du förmodligen inte så bekant med vad olika grupper och divisioner behöver. Genom att få feedbacken behåller du navigeringsformulär från att upphöra med ett äldre objekt som ingen använder.
När ska du lägga till en navigeringsblankett
I de flesta fall bör navigeringsformulär läggas till innan en databas startas. Detta beräknar användarna att använda formuläret istället för att flyta genom områden och eventuellt arbeta på platser i databasen där de inte ska fungera.
Om du är ett litet företag eller en organisation kanske du inte behöver en navigeringsblankett än. Om du till exempel har mindre än 10 objekt - formulär, rapporter, tabeller och frågor - är du inte på ett stadium där du måste lägga till ett navigeringsformulär. Ibland, skapa en periodisk granskning av din databas för att avgöra om antalet komponenter har vuxit tillräckligt för att behöva navigeringsformulär.
Så här skapar du en navigeringsblankett i Access 2013
Den ursprungliga inrättandet av en navigeringsblankett för Microsoft Access 2013 är relativt enkel. Problemen börjar när det är dags att börja lägga till och uppdatera dem. Se till att du har en plan innan du börjar så att du kan få en komplett första version.
- Gå till databasen där du vill lägga till ett formulär.
- KlickSkapa > formulär och klicka på rullgardinsmenyn bredvid Navigering för att välja layouten i formuläret du vill lägga till. Navigationsfönstret visas. Om det inte gör det, tryck på F11.
- Bekräfta att formuläret är in Layout Visa genom att leta efter ett område som heter Form Layout Tools på toppen av bandet. Om du inte ser det, högerklicka på Navigationsformulär fliken och välj Layoutvy från Layout-alternativet.
- Välj och dra den komponent du vill lägga till i navigeringsformuläret från tabellerna, rapporterna, listorna, frågorna och andra element på panelen till vänster på skärmen.
När du har formuläret organiserat som du vill ha det kan du gå in och redigera namnen på olika delar av formuläret, inklusive textning.
När du känner formuläret är klart, skicka det till en slutkontroll av dem som kommer att använda den för att få feedback.
Ställ in navigeringsformuläret som standardsida
Efter att ha planerat tid och skapat formuläret, vill du att användarna ska veta att den är tillgänglig. Om det här är den första lanseringen av databasen, gör navigationsformuläret det första som användarna stöter på när de öppnar databasen.
- Gå till Fil > alternativ.
- Välj Aktuell databas på vänster sida av fönstret som visas.
- Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Displayformulär under Applikationsalternativ och välj ditt navigeringsformulär från alternativen.
Bästa praxis för navigeringsformulär
- Databaser utvecklas med tiden, och navigeringsformuläret måste återspegla dessa förändringar. Skapa ett schema för att regelbundet granska formuläret.
- Överfyll inte ditt navigeringsformulär.Ju fler saker du lägger till det, desto mindre effektiv blir det.
- Etikettformelement med namn som gör det lättare för användarna att räkna ut hur de ska använda varje element. Om användarna ska få tillgång till formulär och rapporter i en viss ordning, ska formuläret reflektera det.
- Färgkodning av olika navigeringsformer kan spara dig mycket problem senare. Att ställa in en avdelning till grön och en till lila gör det lättare för dig att hålla reda på vad du har och inte gjort och förhindra förvirring när du uppdaterar flera former samtidigt.
