Här är något bra med smartphones: Någon skickar ett e-postmeddelande till dig och medan du väntar i rad eller i transit kan du skjuta tillbaka ett snabbt svar och kolla det från din lista.
Och nu för något som inte är så bra om smartphones: De låter dig svara direkt.
Låt mig förklara. Skummar du någonsin ett inkommande meddelande och avfyrar ett snabbt svar medan du väntar eller går från plats till plats? (Bekännelse: Jag har skickat e-postmeddelanden när jag var på löpbandet.)
Det verkar bekvämt, ändamålsenligt - till och med hänsynsfullt - att komma tillbaka till någon ASAP. Men om ditt svar tappar alla formaliteter (och du inte är på den nivån), eller ännu värre, svarar inte den andra personens fråga; det gör att du faktiskt ser dålig ut.
Så här är de två gångerna när du väntar på att skicka ett e-postmeddelande kommer att göra ett mycket bättre intryck.
1. När du blir ombedd om nya idéer
Din idé kastades ner. Förståeligtvis vill du komma tillbaka där ute och visa att du har många andra bra tankar som virvlar runt i huvudet. Så du skriver tillbaka den första som kommer att tänka på och säger, "Hur säger vi att vi försöker x istället?"
Men när någon ber om nytt tänkande, vill hon att du ska vara, tankeväckande. Och kanske tanken som hoppar på dig kommer fortfarande att vara din främsta utmanare efter att du har avslutat lunchen, avslutat mötet du ska hoppa till eller sova på det. Men det kanske inte är det - och då måste du följa upp din uppföljning för att säga den här gången du verkligen har tänkt det igenom.
Så om det inte är brådskande, ge dig själv tid att formulera ett svar. Skriv in den första idén i utkast så att du inte tappar den, men låt dig brainstorma så att du kan göra några alternativ.
Vill du skriva tillbaka omedelbart för att bevisa att du är på topp? Skicka ett e-postmeddelande som bekräftar kvittot som säger att du kommer att ha kontakt med nya idéer inom en viss tidsram (som senare samma dag, inom 24 timmar eller i slutet av veckan). Om den andra personen ber om ett nytt tillvägagångssätt så snart som möjligt, prova en rad som, "Från toppen av mitt huvud …" som visar att det är ett snabbt förslag, inte en fullständig tonad tonhöjd.
2. När den andra e-postadressen är riktigt lång
Föreställ dig det här: Du skriver ett långt meddelande som berör flera känsliga eller komplexa punkter, och någon svarar "Fantastiskt!" Bara 30 sekunder efter att du har skickat skicka. Du undrar förmodligen om den andra personen faktiskt läste det du skrev.
Men när rollerna är omvända kan du glömma den känslan och vara fokuserad på att hantera din inkorg effektivt. Så du skummar en lång e-post och eftersom ingenting hoppar ut åt dig, skriver du tillbaka "Låter bra!" Och kolla det från din lista.
Och det är bra - tills du inser att du gick med på något som du inte tidigare hade diskuterat eller har en fråga om en av punkterna.
Använd en av de två följande strategierna för att undvika detta problem och göra bättre intryck. Om du vet att någon vill ha ett svar tillbaka snabbt kan du prova förslaget ovan - bekräfta kvittot och dela när du kanske kan granska e-postmeddelandet mer. Det lyder så här: ”Tack så mycket för att du skickat det här. Jag är på möten hela morgonen, men kommer att följa mer grundligt senare idag. ”
Strategi två är bäst när du har granskat e-postmeddelandet, det fungerar för dig och ditt huvudmål är att visa att även om du svarar snabbt så har du verkligen läst den. I det här fallet, nämna en specifik sak - vare sig det är att du håller helt med punkt en eller uppskattar uppdateringen i punkt fyra. Och om du inte är känd för dina snabbläsningsförmågor, ge det fortfarande minst några minuter.
Ja, att hålla på med ett svar för att göra ett bättre intryck verkar motsatt, eftersom aktualitet är en dygd. Men i slutändan är det lättare för alla inblandade om du tar dig tid att skicka ett tankeväckande e-postmeddelande, snarare än ett snabbt svar, en fråga när du senare läser e-postmeddelandet i sin helhet och en förtydligning när du har tänkt på det. Så skär dig själv en paus och ge dig själv tid att bearbeta det - åh och korrekturläsa ditt svar.
