Vissa dagar finns det inget mer irriterande än en felaktig kommunikation via e-post. Du spenderar tid på att dra ihop ett tankeväckande meddelande, och en av följande saker händer:
- Den andra personen skjuter tillbaka ett snabbt svar som får dig att ifrågasätta om de ens läser ditt.
- De skriver något kryptiskt och så du har ingen aning om vad de tycker.
- De svarar inte alls.
För närvarande är du redo att svära av e-post helt - och det enda som hindrar dig är att veta att det är helt orealistiskt.
Så här är en bättre användning av din tid: Granska vad du skrev och se om du kanske orsakar denna kedja av händelser.
Jag säger inte detta för att få dig att känna dig dålig (och det kan verkligen vara att du får ett värdelöst svar genom att du inte gör något fel).
Det är dock värt att undersöka vad du skickar ut; för om du kan identifiera ett sätt att stärka dina meddelanden - har du plötsligt en mycket högre takt att få tillbaka det du behöver. Och det är så enkelt som att låtsas att du är mottagaren och ställa följande två frågor:
1. Varför får jag detta?
Fakta: Den genomsnittliga personen tillbringar 1/3 av sin arbetsdag med att kontrollera e-post. Och så kommer inte varje enskilt meddelande att få sin fulla uppmärksamhet. (Tänk på det: tenderar du att bara skumma de gruppmeddelanden som är riktade till alla?)
Det är helt fint att skicka en allmän uppdatering eller en FYI utan svar behövs. Men eftersom det finns sådana meddelanden när du skickar och e-post till en viss person av en specifik anledning vill du göra det tydligt - och snabbt.
Alla enkla sätt att göra detta är att ställa en tydlig fråga och stöta upp den. Tänk på följande två exempel:
Alternativ 1
Alternativ 2
Bäst,
Som ni kan säga skiljer sig den andra versionen bara av öppningsraden, men det gör det direkt tydligt att detta är mer än en allmän uppdatering utan behov. Genom att bokföra anteckningen med ditt mål (istället för att bara sluta med det) gör du det enkelt för din medarbetare att se att du vill höra från dem innan du går vidare.
2. Vad ska jag göra nästa?
Att stöta upp "Jag vill att dina tankar om den andra förändringen jag gjorde till …" uppnår också ett andra mål. Det berättar också läsaren exakt vad du letar efter: feedback på en specifik punkt.
Jag kan inte betona detta tillräckligt, för att markera den andra personens nästa steg är nyckeln till att få svaret du letar efter (och det räddar dig från det besvärliga ögonblicket när du istället för vad du behöver får massor av idéer om något du redan hade beslutat om).
Det bör finnas en linje som dessa i varje e-postmeddelande du skickar:
- Jag skulle älska dig tankar om / Vad tycker du om?
- Jag behöver för att gå vidare med.
- Jag skickar bara detta för din referens: Ingen åtgärd behövs.
- Jag ville dela, så att du skulle ha en uppdatering.
- Skulle du kunna skicka tillbaka din på av?
Välskrivna e-postmeddelanden kan hjälpa dig att bli mer produktiv genom att rädda dig från möten och telefonsamtal som du kunde utföra i några korta stycken. För att göra dem ännu effektivare, kom bara ihåg att tänka på vad den andra personen kommer att tänka när de tar emot dem och besvara sina nyckelfrågor framför.
Inspirerad att hitta ännu fler sätt att förbättra dina e-postmeddelanden? Här är tre artiklar att kolla in nu:
- 10 sätt att skriva bättre e-postmeddelanden
- En redaktörs guide till att skriva löjligt bra e-postmeddelanden
- Det överraskande knepet att skriva e-postmeddelanden som får svar
