Med så många företag som nu väljer att genomföra viktiga möten på nätet, är ett aktivt och värdefullt onlinemötet deltagare en viktig arbetsplats färdighet. Online möten skapar en bra möjlighet för utbyte av idéer mellan dispergerade anställda som kanske inte kommer att interagera personligen regelbundet, etablera dem som värdefulla medarbetare och skapa kamratskap bland anställda. Tipsen nedan hjälper dig att lära dig mer om hur du deltar i ett online-möte:
Vara i tid
Om något hindrar dig från att delta i ett online-möte i tid, låt organisatören veta. Tänk på att online-mötesprogrammet låter deltagarna veta vem som loggar in och när. Det innebär att du inte kommer att kunna delta i mötet en halvtimme sen utan att bli märkt. Att vara sent till ett online-möte är lika respektlöst som att gå in i styrelsen sen.
Ta en paus före
Online möten går vanligtvis inte på timmar, så det finns ingen naturlig paus för dig att ursäkta dig själv. Även möten som genomförs på Internet tenderar att vara snabba, och människor kan till och med vara motvilliga eller irriterade när de måste sluta och vänta tills du kommer tillbaka för att fortsätta diskussionen. Så ta ett glas vatten eller gå till toaletten före mötet. Smyg inte heller ut ur mötet utan att låta någon veta det. du vet aldrig när någon kan fråga dig en fråga. Om du har en nödsituation, låt mötesorganisatören veta att du måste gå ut i några minuter, och du kommer att låta dem veta när du är tillbaka. Det bästa sättet att göra detta är genom din online-mötesprogrammets chattfacilitet, så att du inte störa presentatören.
Håll en professionell demeanor
Medan du kanske kommer att delta i ditt online-möte från bekvämligheten på ditt skrivbord eller ens hem, bör tonen inte vara mindre formell än om du var i styrelserum omgiven av dina kamrater och överordnade. Det innebär att du bör hålla några kommentarer om dina katter eller barn i sjön, även om de är i nästa rum. Detta visar att du är en pålitlig professionell, som kan hålla ditt hem och arbetsliv separata, även om de delar samma tak.
Planera inte att bara lyssna på
Bara för att mötet är online är det ingen ursäkt för dig att jobba på något annat medan du bara lyssnar in. Om du har blivit inbjuden till mötet beror det på att presentatören värderar din inmatning. Även om det inte finns så mycket chans att delta, borde du fortfarande aktivt ta anteckningar. Det onlinemöte som du råkade arbeta med på något annat kan bara ha något som kommer att bli viktigt för dig. Om du behöver avsluta något arbete samma dag som mötet, ange antingen att du inte är tillgänglig för att delta i mötet den dagen eller organisera dig tillräckligt bra så att du inte behöver arbeta igenom det.
Gör det till en punkt att delta
Oavsett om det ställa en fråga under Q & A-sessionen, dela ditt lags prestationer eller någon annan lämplig historia eller idé, planerar att få ett uttalande i mötet. Vilken bra värd som helst kommer att be om inmatning under mötet och kommer inte att spendera hela tiden bara pratar i laget. Ta det här som en möjlighet att visa att du inte bara är närvarande men också uppmärksam. Säg ditt namn innan du talar, så deltagare kommer att veta vem som tar upp dem. Tänk på att du borde tala tryggt och tydligt, som du skulle under ett möte mot ansikte mot ansikte. Om ditt företag inte är ett informellt språk, avstå från att använda det även om en onlineinställning kan känna sig mer informell än en ansikte mot ansikte.
Öva före mötet
Om du har blivit ombedd att dela en bild eller att göra en presentation under mötet, bör du se till att det inte bara sker enligt de krav som organisatören behöver, men att du också har övat leveransen av dina material. Om det här är ditt första online-möte med hjälp av en viss programvara, fråga mötesorganisatören om de kunde göra en torr körning med dig för att se till att du är bekväm med att använda programvaran. Om du redan är bekant med programvaran, praktiserar du bara presentationen. Vet vad du ska säga och undvik att läsa av en cue under din presentation. Att läsa vissa fakta och siffror är bra, men du vill inte låta som de telemarketingoperatörer som kallar dig. Se till att din presentation strömmar och levereras smidigt.
Tala inte ur sväng
Om det är någon annans tur att presentera, låt dem sluta utan avbrott. Vänta tills de är färdiga och kommentera eller ställa frågor. Om inte presentatören har angett att det är OK för deltagarna att avbryta presentationen, avstå från att tala när det är någon annans tur. Annars kommer inte bara mötet att försenas, men det kan också gå utanför ämnet. Tänk på att de som deltar i onlinemöten inte har möjlighet att ge visuella signaler som de skulle vilja prata, så att presentatören snyggt sätter upp en punkt som de vill göra innan man tar kommentar eller fråga. Så ett avbrott kommer att vara vokal, störa det naturliga flödet av mötet.
Genom att följa ovanstående tips kan du se till att du inte bara betraktas som professionell men att du vet hur du ska bete sig i ett online-möte. Medan Internet ses av många som ett ganska informellt medium, när det används på arbetsplatsen, kräver det fortfarande samma artighet som du skulle ha när du handlar med kollegor ansikte mot ansikte.
