Mellan att söka igenom skräppost, skapa rätt svar och hålla koll på meddelanden som kräver uppföljning kan du känna dig som ett jobb i sig själv. Det är därför vi valde hjärnorna från proffs som har räknat ut hemligheten till effektiva, organiserade inkorgar - trots att vi fått hundratals e-postmeddelanden om dagen. För att ha ett system på plats kan hjälpa dig att erövra även den mest orubbliga inkorgen.
1. Håll bara e-postmeddelanden som kräver omedelbar åtgärd i din inkorg
Inkorgens noll kan vara ett för högt mål, men genom att vara hänsynslös över vilka meddelanden som tar upp fastigheter i din inkorg, kan du komma ganska nära.
"De flesta dagar har min e-postinkorg färre än 25 meddelanden i den. Detta är avsiktligt. Jag vill kunna öppna min inkorg och omedelbart se vad som är mest brådskande och kräva svar, säger Leigh Ann Newman, senior programchef på ett internationellt konsultföretag. "Denna vana driver mig att agera på saker på ett extremt snabbt sätt."
Det är inte ovanligt att Newman inom några timmar tar emot över 100 e-postmeddelanden, av vilka många är brådskande och involverar chefer på hög nivå. 2008 fick hon möjligheten att börja från början när hennes företag bytte till ett nytt e-postsystem under ett förvärv. ”Det var som vårrengöring för min inkorg. Och sedan dess kan jag helt enkelt inte fungera med en inkorg som är översvämmad med obesvarade e-postmeddelanden, säger hon.
2. Skapa en "Väntande mapp" för e-postmeddelanden som väntar på åtgärder
Så vart går e-postmeddelanden om inte din inkorg? Skapa en "väntmapp" för e-postmeddelanden som kräver åtgärder från någon annan innan du kan svara. "Det här är en enorm tidsbesparare, " säger Darcy Miller, en arbetsplatssexpert och grundare av Pin and Pivot, som under många år var barragad med mer än 150 e-postmeddelanden per dag. "På så sätt smyger inte dessa e-postmeddelanden din inkorg, och det är en utmärkt plats att titta varje dag eller vecka för att påminna dig om vilka projekt som fortfarande väntar."
Hon lärde sig detta trick på det hårda sättet när hon under det första året av sitt första jobb inte kunde hitta en e-postbilaga hon behövde. "Jag tillbringade en halv dag på att leta efter det e-postmeddelandet, bland de tusentals e-postmeddelanden som var i min inkorg vid den tiden, " säger hon. "Jag lovade från det ögonblicket, jag skulle ta kontroll över min inkorg!"
3. Gör undermappar eller etiketter till din nya BFF
Över hela linjen rekommenderar inbox-mavens att skapa en undermapp eller etikettsystem som är lätt att avkoda. Nate Masterson, VD för Maple Holistics, uppskattar att han får upp till 250 e-postmeddelanden några dagar, så organisationen är av största vikt. "E-postetiketter är din vän", råder han. "Använd dem för att gruppera viktiga e-postkedjor, så när du behöver titta på något för referens kan du göra det enkelt."
Newman säger att hennes etiketter inkluderar ämnen som andra kan ha frågor om, stöd för beslut hon har fattat och referensmaterial för framtida affärsbehov. "Jag har dussintals undermappar och hundratals e-postmeddelanden arkiverade inom dem för referens, " säger hon. "Jag kan hitta det jag behöver inom några sekunder efter en begäran eftersom jag vet var det är lagrat och hur jag hittar det snabbt."
4. Ställ in inkorgsregler eller filter
Många e-postleverantörer tillåter dig att ställa in inkorgsregler eller filter som kommer att vidta åtgärder för dig och kan hjälpa dig att snabbt kategorisera e-postmeddelanden utan att tappa någon hjärnkraft.
För att hålla sig uppe på torrenten med 150 e-postmeddelanden som hittar vägen till henne varje dag drar Rachel Neill, VD för Carex Consulting Group, fördel av Outlets reglerfunktioner. "Jag har upprättat regler som sätter e-postmeddelanden i olika mappar, färgkod och prioriterar baserat på avsändare, " säger hon. Sedan i slutet av dagen skannar hon snabbt efter allt hon kan ha missat. ”Reglerna hjälper till att se till att jag följer upp konsekvent och blockerar buller. Det hjälper mig att hålla röran på ett minimum. ”
5. Använd din kalender för att spåra e-postmeddelanden som kräver uppföljning
Eftersom vissa e-postmeddelanden kan kräva mer än ett enkelt svar, rekommenderar Newman att lägga till dem i kalendern. ”Om jag får ett e-postmeddelande som inte bara kräver ett omedelbart svar utan också en slags uppföljningsåtgärd, flyttar jag e-postmeddelandet till en utsedd undermapp och lägger en påminnelse i min kalender som innehåller mappens plats och datumet för uppföljningen är krävs, säger hon.
Hon använder Microsoft Outlook, som ger åtkomst till Outlook: s kalender, men du kan också göra detta i Gmail. Klicka bara på knappen "Mer" i verktygsfältet och välj "Skapa händelse."
6. Låt inte skräppost spruta i din inkorg
Känner du att du spelar whack-a-mole med kampanjmeddelanden? Var snabb med bortknappen. Davis Siksnans, VD och grundare av Printful, använder en tre-strejkregel för kampanjmeddelanden och nyhetsbrev. Tredje gången han raderar ett nyhetsbrev eller en e-postmeddelande från en specifik avsändare avslutar han sig från listan.
7. Skapa mallar för dina Go-To-svar
Att skräddarsy ett annat svar för varje e-postmeddelande kan vara en enorm tidssug. Om du befinner dig som skickar samma typ av e-post om och om igen, kan du dra nytta av att behålla vissa lager svar i dina utkast som du enkelt kan återanvända.
Betsy Fein, ordförande för det professionella organisationsföretaget Clutterbusters, har ofta ställt frågor som kan hanteras med låsta och laddade svar. "Jag har förskrivna e-postmeddelanden som jag kan justera att jag skickar ut till e-postmeddelanden som frågar samma sak, som" berätta om dina tjänster "eller" hur ställer jag in en tid? "
Om du inte vill göra det för hand kan du prova MixMax Gmail-insticksprogrammet eller gå till dina inställningar och aktivera konserverade svar. (Klicka på kugghjulet längst upp till höger i din inkorg, välj "Inställningar" i rullgardinsmenyn, välj fliken "Avancerat" och tryck på "Aktivera" bredvid "Canned svar.") Detta gör att du kan spara mallade svar.
8. Ställ in tidsbegränsningar för kontroll av e-post - och håll dig fast vid dem
Du skulle förmodligen inte lämna ditt schema öppet för möten med ospecificerade tider och längder dygnet runt, så varför ge e-post fria tyglar att intrång på din dag?
”Jag lämnar inte min e-post öppen hela dagen; Jag ställde in specifika tider under dagen för att gå igenom varje e-post och eftertänksamt svara, arkivera eller spara för senare. På det här sättet multitasker jag inte och jag kan komma igenom alla mina e-postmeddelanden snabbare eftersom jag faktiskt är fokuserad på uppgiften, ”säger David Mitroff, en företagskonsult. "Jag rekommenderar att folk börjar med tre olika halvtimmar per dag för att läsa igenom och svara på sina e-postmeddelanden och hålla sin inkorg stängd resten av dagen och anpassa sig efter behov därifrån."
Förutom att använda tidsblockering för att hålla sig uppe i dagliga e-postmeddelanden, rekommenderar Justin Lavelle, Chief Communications Officer of BeenVerified, att avsätta tid en gång i veckan för underhåll av inkorgen. ”Välj en tid varje vecka för att behålla din inkorg. Skydda tiden som du skulle göra på något annat viktigt möte och ordna dig, ”föreslår han. "Sopa bort det irrelevanta, arkivera det kompletta och prioritera att göra-listan."
9. Stäng av e-postmeddelanden
Även om du har avsagt dig att bara kontrollera e-postmeddelanden i förutbestämda block, kan sirenlåten i din inkorgmeddelande vara för stor frestelse att motstå. Om så är fallet är lösningen enkel: Stäng av dina aviseringar. "Om du arbetar i tidsblock kommer du aldrig gå mer än ett par timmar utan att se dina e-postmeddelanden, " säger Miller. "Stäng av aviseringarna, eftersom de kommer att distrahera dig från att göra det du för närvarande arbetar med vid ditt skrivbord."
Du kan hålla dig själv ansvarig genom att använda Boomerangs Inbox Pause-funktion. Siksnans tillåter bara e-post att komma in två gånger om dagen vid specifika tidpunkter när han kan ägna uppmärksamhet åt dem.
10. Pressa in Mindless e-postuppgifter under driftstopp
Se till att e-postkonton synkroniseras effektivt med din telefon och använd lediga stunder för att göra snabb inbox. "Många av de meddelanden jag får kräver inte direkt åtgärder, " säger Ben Taylor, grundare av HomeworkingClub.com. "Skräppost kan raderas, andra saker kan arkiveras och du kan hantera massor av dessa bara medan du befinner dig i en två minuters snabbkö."
