Kalla mig galen, men jag har alltid föredragit sömn framför koffein. Men med felaktiga scheman och trånga tidsfrister, att få sex eller fler timmars sömn per natt är ingen enkel uppgift för en konsult - fråga bara någon av mina läskpulver och kaffeberoende kollegor. Mellan ett krävande jobb och ett ännu mer krävande hemliv har jag tillbringat mycket tid på att prova olika produktivitetshack för att pressa så mycket jag kan varje dag.
Mitt favoritverktyg för att få saker gjorda? 10-minuters timer på min telefon.
Min "10-minutersregel" är ganska enkel: Varje uppgift på din uppgiftslista bör inte ta mer än 10 minuter att slutföra. Om det tar längre tid än 10 minuter borde du ha delat upp det i mindre uppgifter eller delegerat det till någon annan. Nyckeln till denna regel är att upprätthålla den, vilket innebär att ställa in timern på telefonen så att den går av vid 10-minutersmarkeringen. Nivån på hastighet och fokus som detta ger din dag är intet mindre än häpnadsväckande.
När jag först utmanar mina team att sätta i gång 10-minutersregeln, möts jag vanligtvis skepsis. Frågor som "Det är galen - kan jag verkligen bygga den här stora Excel-modellen i steg om 10 minuter?" Och "Berättar du att du gör det också i ditt hemliv, tar 10-minuters duschar och gör 10-minuters träning? ”Finns i överflöd. (Svaret på båda dessa frågor är förresten "ja!")
Vill du prova det? Här är tre tips för hur 10-minutersregeln ska fungera för dig.
1. delegera
Överlägset är det mest effektiva sättet att hitta ytterligare tid på din dag att lägga ut saker på din to-do-lista som någon annan lätt kan göra på 10 minuter eller mindre. Till exempel har jag en mycket framgångsrik och vördad kollega som hävdar att en linjepinn till hans framgång är att han "säger" ja "till allt, men faktiskt bara utför de uppgifter som bara han kan göra bäst." Allt annat delegerar han.
Delegera är inte så lätt som det låter. Det kan vara svårt att släppa en uppgift när du är rädd att en annan persons arbete inte kommer att vara lika bra som ditt eget. Det är bra att komma ihåg att "gjort är bättre än perfekt", och det enda sättet du kommer att gå vidare i din karriär är om du släpper de saker du har behärskat och tar nya utmaningar. En annan förändring av tankesätten som hjälpte mig var att inse att delegering skapar möjligheter för andra. Nu tänker jag aktivt på vilka uppgifter och projekt jag kan skapa för mitt team som kommer att hjälpa dem att lära sig, växa och främja sin karriär (vilket bekvämt hjälper till att rensa upp min platta också). (Här är några fler delegeringstips.)
En av de utmaningar jag ser mest med människor som har svårt att delegera - särskilt de som är på tjänstnivå - är att de glömmer att de kan och bör delegera upp. Om du känner dig obekväm att be en handledare eller överordnad att göra något, försök med detta: Börja med att peka på vad du gör och placera ditt "fråga" som en begäran om hjälp. Till exempel, istället för "Jag behöver att du kallar teamledarna", kan du säga "Jag arbetar med att dra data för denna analys - skulle det vara möjligt för dig att hjälpa mig genom att ringa det andra teamet leder?"
Som chef kan jag säga att jag alltför ofta befinner mig som ber mina team att delegera något till mig, och jag älskar det när de skapar möjligheter för mig att hjälpa.
2. Hitta den enkla uppgiften på 10 minuter
Du kan vara skeptisk till en början, men genom att helt enkelt ändra hur du ramar in dina uppgifter kommer du att se att nästan allt kan delas upp i tio minuters uppgifter. Behöver du undersöka ett nytt ämne? Börja med 10 minuter på Google som skannar nyhetsartiklar, följt av 10 minuter med att skriva ner allt du vet och de bästa frågorna du fortfarande behöver för att svara, och sedan 10 minuter var och en ringer människor för att få råd om att svara på dina öppna frågor (bonuspoäng om du var nog nog att märka att telefonsamtalet är en delegationsform!).
Voilà! Du har precis pressat en uppgift som annars kan ha dröjt i timmar in i 30 minuter.
Denna metod fungerar också efter timmar. Jag har en kollega som var så fascinerad av 10-minutersregeln och hur det hjälpte henne under arbetstiden att hon bestämde sig för att prova det hemma. Hon tog ut sin timer för några morgnar för att få tid till sin förarbetsrutin, och med en 10-minuters dusch, 10-minuters frukost, etc., fann hon att hon kunde klippa av sin vanliga tid för att ”göra sig redo”, handla istället för eftertraktad sömn. Hon hade aldrig trott att det var möjligt att duscha på 10 minuter - tills hon försökte det och insåg att det faktiskt var ganska enkelt!
3. Använd den tidtagaren
Att använda din timer är en kritisk del av regeln, så glöm inte det. Som alla i näringslivet vet "gör vi vad vi mäter."
Det gäller även 10-minutersregeln - du måste använda en timer eller klocka för att hålla reda på hur lång tid du spenderar på saker. Smarttelefoner gör det enklare med sina inbyggda timerappar, men varje klocka med en minuts hand gör det. Vad du än gör, gissa inte - för om dina cirka 10 minuter alltid blir 20 så maximerar du inte din produktivitet.
Ibland kommer du att spendera mindre än 10 minuter på en uppgift (mer tid tillbaka - ja!), Och ibland kommer det larmet att ringa och du kommer fortfarande att vara på telefonen (nej, jag föreslår inte att du bara lägger på när larmet slocknar). Känn dig inte dåligt för att köra över - bara notera det för nästa gång.
Om till exempel en medarbetare tenderar att prata, förorda din nästa konversation genom att säga att du har 10 minuter att brainstorma. Tänk om du verkligen behöver mer tid? Det är också bra: Att spåra din tid kommer att ge insikt i hur du arbetar, så att du kan planera din dag bättre nästa gång.
Tio minuters regel i aktion
Ett av mina favoritexempel på denna regel i aktion inträffade för några år sedan när ett team jag arbetade med fick det fruktade 16.00 telefonsamtalet från en klient som omdirigerade det arbete som vi skulle presentera följande morgon. Ugh, så mycket för en avkopplande kväll!
Det var två stora delar av arbetet, så vi delade vårt team på fyra i halva. Var och en av våra två undergrupper hade ungefär samma antal PowerPoint-bilder för att bygga om, med liknande mängder analys, så det borde ha tagit oss ungefär samma tid att slutföra.
Jag sa till min lagkamrat att jag verkligen ville avsluta klockan 18 så att vi kunde gå och äta middag, och han instämde men var tveksam till vår förmåga att göra det. Så vi samlade upp sidorna, dividerade med de två timmarna kvar på dagen och fann att om vi kunde uppnå en hastighet på 10 minuter per sida, skulle vi ha tillräckligt med tid att slutföra det - plus en buffert för allt som visat sig vara särskilt knepigt. Reenergized, vi delade upp sidorna, ställde in timern och började cranking. För att göra ett spel ur det, höll vi en sammanfattning på whiteboardtavlan över hur många sidor som var och en av oss slutfört under eller över 10-minutersmarkeringen.
Vid 18.00 var vi färdiga - och kände oss riktigt bra med det. Det andra laget som inte använde 10-minutersregeln? De slutade runt 9.
Utmaningen är på. För din nästa uppgift idag, ta ut din timer och prova själv. Klockan tickar!
