Jag har en intensiv rädsla för kvarvarande aviseringar. Visst, det är lite nötter, men jag vägrar att lämna någon röd flagga på min telefon orörd. Detta innebär att jag omedelbart öppnar varje bankvarning jag får (även om jag vet att köpet var mitt), varje e-postmeddelande som jag får (även om jag inte läser det direkt), och varje text jag ser (även om jag inte gör det) t svara direkt).
Du kanske tror att på grund av detta tillbringar jag varje sekund av min dag med näsan i min telefon, men det gör jag inte. Jag sparar mig verkligen mycket krångel och ångest genom att konsekvent ta bort meddelanden och nå inkorgen noll. Det är när du inte bara har öppnat, raderat och besvarat varje e-postmeddelande, utan du har tagit bort det från din inkorg i någon eller annan form.
Jag har pratat med flera personer jag arbetar med om varför de lämnar så många meddelanden olästa, som kvarstår i sina inkorgar, och jag fick några mycket rimliga, logiska svar: "Det påminner mig att svara på dem, " "Jag använder dem som mina -Lista för dagen, "" Jag håller dem öppna om jag vet att jag vill läsa dem någon gång men har inte tid nu, "" Det är lättare att hitta dem, "" Det är skräppost, jag har inte att läsa det. ”
Men jag frågade dem också om de skulle må bättre om de inte hade några resterande e-postmeddelanden, eller om det betonade dem att se ett så stort antal aviseringar bredvid deras inkorg, och de flesta av dem sa ja till båda. För även om du har det du tycker är ett idiotsäkert system, mentalt, kommer den känslan av ofullständighet, att missa något, att lämna människor att vänta, fortfarande att tjata på dig.
Så ditt bästa alternativ är att öppna allt och ta bort det från din inkorg.
Låter detta omöjligt för dig? Tror du att du är för knä djup för att komma dit jag är? Håll fast i dina hattar, för jag håller på att blåsa ditt sinne - och din inkorg - i fem enkla steg.
Steg 1: Hitta din tid
Första saker först, ta reda på hur mycket tid du kommer att behöva för att uppnå detta. Detta beror också på hur många e-postmeddelanden du för närvarande har i din inkorg - ju större antalet, desto längre kommer det att ta.
Om du vill att detta ska vara en enskild typ av affär måste du stänga av en bra bit av tiden. Se till att detta passar bra i ditt schema - försök inte göra detta när du är stressad, överbelastad eller dåligt humör, eftersom det är när saker som viktiga svar faller igenom sprickorna.
Omvänt, om du föredrar att hantera det ett babysteg i taget - en dag avregistrera alla skräp, skapa en annan dag mappar och så vidare - se till att du också blockerar den tiden i ditt schema dagligen. Om du fysiskt sätter den på din kalender eller att göra-lista kommer du att känna (mer) skyldig att fylla i den.
Och precis som en anmärkning kommer inkorgen noll aldrig att vara en engångs sak (men mer om det senare).
Steg 2: Utvärdera din inkorg
Låt oss nu ta en bra och lång titt på vad vi arbetar med. Se bara - röra inte, ta bort eller klicka på någonting ännu. Bläddra bara i ämnesraderna, mottagna datum och avsändare och notera trender:
- Vilka typer av e-postmeddelanden får du regelbundet? Är de flesta nyhetsbrev? Skräppost? Meddelanden från din chef, familj eller vänner? Kedjebrev?
- Vilka är ämnesraderna? Är de specifika? Ger de dig enkelt information om innehållet?
- Vilket datum kommer de från? Flera månader sedan? Kommer de flesta av dem från en veckodag?
- Vem skickar ett e-postmeddelande till dig? Chansen är en bra bit av dem kommer från endast ett fåtal personer eller konton.
Den här övningen hjälper dig inte bara ta reda på din bästa metod för att svara, organisera och kondensera din inkorg, utan kommer också att göra dig medveten om dina vanliga vanor. Om du tenderar att hålla meddelanden i månader utan att kontrollera dem, är det ett problem med förseningar. Om du har fler skräppostmeddelanden än att jobba, är det en prioriterad fråga. Om du får för många från samma personer är det en kommunikationsproblem. Och om du får huvuddelen, till exempel, en måndag, är det ett schemaläggningsproblem. Och lita på mig, alla dessa är lätt fixerbara.
Gå vidare…
Steg 3: Avsluta prenumerationen och skräppost
Det första vi fysiskt kommer att göra är att börja ta bort och avsluta prenumerationen på all din skräppost. Du kommer att bli förvånad över hur mycket röran detta rensar ensam, även innan du hanterar de viktiga sakerna.
Här är de slag du troligtvis får:
- E-postmeddelanden från personer du alltid svarar på
- E-postmeddelanden från personer du ibland svarar på
- E-postmeddelanden från personer du aldrig svarar på
- Nyhetsbrev och prenumerationer (du prenumererar faktiskt på)
- Sociala medier varnar
- Skräp / skräppost / PR-meddelanden / oidentifierade avsändare
De tre sista kategorierna är det vi kommer att ta itu med här först, "icke-arbete" eller "för skojs skull".
Nyhetsbrev och prenumerationer
Dessa är de viktigaste av "skräppost", eftersom chansen är stor att du prenumererar på dessa vid någon tidpunkt av ett legitimt skäl. Det kan vara en butik som du älskar och får kuponger från, ett nyhetsbutik, en vetenskaplig tidning, en produktuppsättning.
Så innan jag spelar dålig polis och säger att bli av med allt - vilket ärligt talat inte är en hemsk idé om du vill ha en ny start - låt oss sätta allt i perspektiv och ta reda på vad du faktiskt använder. Ställ dig själv dessa tre frågor för var och en:
- Hur ofta öppnar du dem?
- Om du öppnar dem, hur ofta läser du dem faktiskt?
- Om du läser dem, hur ofta använder du dem då? (huruvida detta betyder att skriva ut det, skicka det till en vän, hänvisa till det i ditt arbete, spara det och läsa det igen senare)
Om du inte kan svara på dessa frågor kan du avsluta prenumerationen och radera. Om du inte kan komma till nummer tre, kan du prenumerera och radera. Om du inte kommer ihåg hur du började ta emot dem i första hand kan du avsluta prenumerationen och radera. Om du inte öppnar dem tillräckligt ofta kan du avsluta prenumerationen och ta bort dem. Om du är på staketet - bra - Unroll.me är en app som hjälper dig att sortera igenom den enorma högen med prenumerationer så att du inte behöver göra jobbet själv.
Var snäll, men var ärlig mot dig själv. Kommer du verkligen att komma ihåg att använda den kupongen innan den går ut? Kommer du verkligen att gå tillbaka och läsa den artikeln? Bryr du dig verkligen om att höra om XYZ? Om det inte är ett entusiastiskt "Ja!" Spara dig huvudvärk senare och klipp av sladden.
Sociala mediervarningar
Detta utgör alla de e-postmeddelanden du får från Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - missade jag något? Tja, om du tror att det är relaterat till dessa, kasta det också i högen. Vissa av dem säger förmodligen något som "Jesse kommenterade ditt inlägg" eller "Du har 25 nya följare", medan andra är reklam, säkerhetskontroller eller nyhetsbrev.
För inkassans noll ska jag bara säga att du bör försöka hålla ditt konto och sociala medier så separata som möjligt. Eftersom du förutom att få en meddelande om inkorgen får du förmodligen också en telefonmeddelande och ett ljusrött nummer i hörnet på din app - vilket i slutändan gör det överflödigt.
Så din nästa uppgift är att gå in på varje socialt mediekonto du har, klicka på "Inställningar" och stänga av alla dina e-postvarningar. Klicka sedan på den sista plattformen skickade till dig och tryck på "avsluta prenumerationen" för att se till att du också är utanför deras lista.
Det fina med detta är att det inte är ett permanent beslut - du kan alltid gå tillbaka och ändra dina inställningar. Men jag skulle placera stora pengar som du inte kommer att missa något.
Skräp
Mycket skräp lägger vi på oss själva, vare sig det beror på att vi delar ut vår information till slumpmässiga butiker, eller om vi listar vår adress på våra sociala medier, eller om vi svarar på främlingar. Så mitt största råd för dig är att alltid vara försiktig i hur du ger ut din e-post och till vem.
Men något av det är oundvikligt, och det är saker du bara bör ta bort utan att öppna. Och för de människor som fortsätter att skicka saker, se till att rapportera dem som skräppost innan du tar bort dem så att de inte dyker upp igen.
Steg 4: Bli organiserad
När du har hanterat det mesta fluffet - och först efter att du har hanterat fluffet - är det dags att komma till köttiga saker - eller de tre bästa kategorierna som jag listade ovan.
Nu ska jag inte berätta för dig hur du organiserar din inkorg - det finns inget perfekt system, idealstrategi eller "varje framgångsrik person gör det här" -metoden. Du är innehavaren av din post, och så förtjänar du att ordna det som du vill. Men jag kommer att lista ett par tillvägagångssätt som du kan ta:
Använda etiketter och mappar
Detta är ett alternativ för människor som jag som vägrar att använda appar när de kan göra det själva. Berätta först för varje e-postmeddelande om du måste svara omedelbart, om du behöver svara senare, eller om du inte behöver svara alls (för det här ska jag säga öppna det, läs det och antingen arkivera den eller radera den direkt i samma ögonblick).
Bestäm sedan din handlingsplan. Om du behöver svara snart men inte har tid nu, starta den eller lägg den i en mapp som är märkt "Behöver du svara på" och lägg en anteckning i din to-do-lista för att kontrollera tillbaka den mappen.
Om du behöver vänta längre - kanske för att du arbetar med något relaterat - skicka ett kort svar så att avsändaren vet att du såg meddelandet och kommer tillbaka till honom eller henne om X dagar. Arkivera den sedan i en annan mapp med namnet "I process."
När du namnger dina mappar, se till att du är specifik och gör dem lätt igenkända. Det finns inget värre än att glömma var du placerar dina kontoutdrag eller försäkringsinformation eftersom mappen var märkt "Diverse."
Det viktigaste tricket för att öppna alla meddelanden på plats är att ha ett annat säkerhetssystem på plats. Visst, med hjälp av mappar hålls de organiserade, men eftersom de redan är öppna finns det ingen varningstecken för att kolla upp dem. Så luta dig till din att göra-lista, din online-kalender eller dina telefonpåminnelser för att se till att du håller reda på när du får något och när du behöver komma tillbaka till någon.
Använda appar
Om den första metoden inte fungerar för dig finns det alltid appar! Och jag har mycket att testa.
För Gmail kan du prova Inbox by Google, ett fantastiskt verktyg som hjälper dig att snabbt söka efter foton eller händelser, sortera meddelanden i kategorier och till och med synkronisera med din kalender. Med Boomerang, ett tillägg till Gmail, kan du också schemalägga e-postmeddelanden som ska skickas senare och skicka uppdateringar när du eller någon måste svara så att du aldrig behöver lämna dem oöppnade.
Andra fantastiska organisationsappar inkluderar Sortd, som skapar användbara listor, Organizer, som automatiskt sorterar dina meddelanden, och CloudMagic, som låter dig snooze objekt att komma tillbaka till senare.
För att göra det mer roligt att kontrollera din inkorg, försök med The E-mail-spelet, vilket ger din ansträngning och belönar dig med positiv feedback. Och för de ivrigaste mobilanvändarna, prova Boxer, ditt ultimata verktyg för att svara och sortera effektivt och i farten.
Steg 5: Skapa ett system för framtiden
grattis! Du (förhoppningsvis) har gått igenom varje e-postmeddelande, raderat eller sorterat det och nått det vackra numret noll.
Men arbetet slutar inte här - du måste nu hitta en metod för att upprätthålla detta. Här är de två saker jag rekommenderar att göra för att hålla din inkorg låg på en konsekvent basis:
Prata med ditt nätverk
När du analyserade din inkorg i steg två, fanns det vissa människor som stickade ut? Oavsett om det är för att de skickar flest meddelanden, eller för att de har en typisk tid eller dag som de kommunicerar med dig?
Dessa exakta personer kan hjälpa dig att hålla inkorgen noll (vem skulle ha tänkt?). När du har kommit fram till vilket system som fungerar för dig, bestäm dig hur du vill ta emot e-postmeddelanden och meddela ditt nätverk.
Till exempel söker min chef efter ämnesraden för att hitta e-postmeddelanden hon behöver, så jag ser alltid till att ge henne tillräckligt med information på ämnesraden så att de är lätta att hitta. På samma sätt skickar vi en hel del icke-brådskande uppdateringar fram och tillbaka. Istället för att svara när de kommer in, skapar vi ett system som bara skickar vissa typer av uppdateringar på vissa dagar. Nu vet jag exakt vilka slags meddelanden jag kan förvänta mig och när.
Öppen kommunikation är inte bara nyckeln till att ha ett organiserat, respektfullt arbetsflöde, utan bristen på det kan också vara det som bidrar till din galna inkorg. Så sitta ner med din chef och kollegor och låt dem veta hur man bättre kan skicka saker till dig - och fråga dem vad de föredrar också!
Det kommer också att finnas tillfällen då du får en massa e-postmeddelanden om saker du enkelt kan prata om personligen. Om detta händer mycket, istället för att kommunicera online, schemalägg veckomöten för att gå igenom all den informationen.
Schemalägg e-posttid till din dag
Även om din inkorg har hundratusentals olästa e-postmeddelanden, skulle jag satsa på att du kontrollerar ditt konto dagligen, om inte varje timme. Så varför går det ur kontroll så snabbt?
Jag antar att du inte aktivt kontrollerar det. Du uppdaterar förmodligen det, bläddrar ned för att se vem som skickade vad och stäng sedan ut innan du öppnar eller läser någonting.
Låt oss ändra den vanan - börja avsätta 15 minuter i början och slutet av varje dag (eller korta stunder varje par timmar), för att gå igenom och öppna varje sak som kommer in. Gör det till en prioritet som alla andra uppgifter. Och efter ett tag kommer du att kunna öppna, läsa, radera, arkivera och markera alla typer av e-postmeddelanden du får på några sekunder.
Det sista jag kommer att rekommendera är att hålla ditt arbete och personliga konton åtskilda. Ju mer du blandar de två, desto mer troligt är det att du kommer att bygga upp olästa skräppost i ditt arbetskonto och viktiga meddelanden går vilse i ditt personliga.
Efter att ha tittat på en massa av mina kollegas konton har jag lagt märke till att deras arbete är mycket mer organiserat eftersom de förståeligtvis tar sin karriär på allvar. Men ditt personliga liv förtjänar lika mycket kärlek. Så om du inte är i inkorg noll där, ge den tid och energi den behöver för att vara lika ren. Eftersom jag verkligen tror att ett snyggt liv på alla områden är lyckligare och mindre stressande.
Fungerade det här för dig? Har du några andra tips för att hacka inkorgen noll? Tweeta mig!
