När någon ber dig skriva ett rekommendationsbrev eller fungera som referens beror det på att det du har att säga om dem kommer att hjälpa deras chanser att landa det jobbet, få det stipendiet eller accepteras i det programmet. Och troligen, om du sa ja, beror det på att du tror på deras kandidatur och verkligen vill hjälpa dem att lyckas.
Men du kanske, utan att inse det, gör några av dem en björntjänst. En ny studie fann att både manliga och kvinnliga rekommendatörer snubblar upp kvinnorna som de rekommenderar oftare än de män som forskarna kallar ”tvivelhöjare.”
Tvivelhöjare är kommentarer som uttrycker otydlig negativitet (som, "Det är sant att hon inte har mycket tidigare erfarenhet av arbetsplatsen"), "svag beröm" (en bakhand som komplimang som "Hon behöver bara minimal övervakning") eller häckar (för exempel: "Hon är inte den bästa statistikern, men hon är en bra").
Och de är mycket mer benägna att finnas i brev skrivna för kvinnor än för män, även om forskarna inte hittade några skillnader i faktisk produktivitet, baserat på indikatorer som kurser som undervisats, publicerade artiklar eller bidrag som erhållits (denna forskning tittade på brev skrivna för kandidater för lektorstillinger).
I ett sammanhang där "de flesta kommer att förvänta sig ett positivt glödande brev … sticker verkligen ut en tvivlsökare", säger Juan Madera, en av forskarna från University of Houston. Ett experiment visade att till och med en enda tvivelaktivering räckte för att sänka en sökandes betyg bland utvärderarna. "På ytan … det låter inte som en stor sak, men det kan potentiellt begränsa antalet kvinnor som tar sig till nästa steg."
På ytan … det låter inte som en stor sak, men det kan potentiellt begränsa antalet kvinnor som tar sig till nästa steg.
En tidigare uppsättning studier av Madera och några av samma kollegor visade att brevförfattare tenderar att beskriva kvinnor som ansöker om fakultetsställningar i en psykologavdelning i mer "kommunala termer", som "varm" och "vårdande", vilket slutade med att göra ont deras chanser att anställas, medan män som ansöker om samma jobb mer sannolikt skulle få "agentvillkor", som "ambitiösa" och "självförtroende."
Annan forskning - också fokuserad på rekommendationsbrev skrivna för kandidater för fakultetsställningar inom medicin samt kemi och biokemi - har hittat längre brev och mer "framstående adjektiv" för män. En studie som tittade specifikt på brev till sökande för postdoktorsstipendier inom geovetenskap fann att "kvinnor är betydligt mindre benägna att få utmärkta rekommendationsbrev än sina manliga motsvarigheter vid en kritisk tidpunkt i sin karriär."
Som Madera konstaterar uppfattas akademin generellt som en relativt progressiv och liberal miljö. Om det händer där, säger han, skulle det inte vara förvånande att se liknande trender i rekommendationsbrev och referenser i andra branscher. Dessutom betonar han att detta bara är en del av processen. "Förbland det med nästa steg där det finns andra fördomar, " säger han, och en liten tvivelaktivering blir bara ett av många sätt som kvinnor ställs till nackdel.
När någon ber dig skriva ett rekommendationsbrev eller tala på deras vägnar som referens, eller till och med om du bara skriver en informell e-postbekräftelse - och ditt mål är att hjälpa dem helhjärtat - se till att du inte undergräver dina ansträngningar och deras.
Undvik tvivelhöjare
Skrev du att "även om hon inte har haft formell utbildning i, hon är en imponerande"? Ta bort den första halvan av meningen och bara fokusera på varför personen är imponerande och passar bra för den position han söker.
"Om personen har erfarenhet och kan visa den, spelar det ingen roll", säger Musees karriärcoach och HR-chef Angela Smith.
Detsamma gäller för andra tvivelhöjare. Även om resten av ditt brev är positivt, kan den ena raden vara skillnaden mellan "framåt" -högen och avvisningshögen.
Fokusera på prestationer och effekter
Fokusera på de färdigheter och prestationer som gör kandidaten passande för just denna roll, "utan att känna behovet av att kvalificera sig", säger Smith. Tänk "hon kan göra detta, hon har gjort det här, det är vad hon har åstadkommit", snarare än "hon övervann detta" eller "hon har tre barn hemma och gjorde det fortfarande." Eftersom "i slutet av dagen ingen av det betyder något, säger Smith.
Jennifer Brown, VD och grundare av Jennifer Brown Consulting, ett strategiskt företag för ledning och mångfaldskonsult, säger att till och med de verb du väljer är betydelsefulla och uppmanar människor att använda åtgärdsorienterade, som "hon uppnådde, åstadkom, innoverade, skapade, körde XYZ-resultat. ”
Använd handlingsorienterade verb, till exempel "hon uppnådde, åstadkom, innoverade, skapade, drev XYZ-resultat."
Och medan du är inne på det, se till att du ger specifika exempel, säger Lauren Roberts, associerad chef för talentförvärv här på The Muse. Till exempel kan du säga: ”var det bästa säljaren på mitt team. Förra året överskred hon kvartalsmålen med 15% och avslutade vår hittills största affär för att få in nya affärsintäkter. ”
Titta närmare på jobbet eller programbeskrivningen för att se vilka typer av färdigheter, prestationer och exempel som är mest relevanta. Om du tar en telefon med en anställningschef för ett referenssamtal, säger Roberts, och "du är inte säker på vilka aspekter av personens erfarenhet eller färdigheter som du kan prata om, fråga rekryteraren eller anställningschefen du pratar om för att ge mer tydlighet i vilken roll kandidaten övervägs för så att du kan se till att din feedback är relevant. ”
Knyt mjuka färdigheter till rollen
Inget av detta är att säga att du inte borde berömma en kandidats mjuka färdigheter, men var säker på att du är avsiktlig med det och förklarar hur de skulle använda dessa färdigheter för att lyckas med sin nya roll.
Till exempel, säger Roberts, kan du säga att anställningschefen att kandidaten "är skicklig på att bygga relationer och orädd att ta upp telefonen och ha svåra samtal. Detta har varit en tillgång i klient-vända roller där hon pratar regelbundet med klienter, hanterar klienten och växer sin affärsbok. ”
Förstå faserna
Madera säger att brevförfattare bör vara uppmärksamma på hur de beskriver en kandidat och huruvida språket de använder hews för mycket för könsstereotyper. "Fånga dig själv, " säger han. "Om jag redan sa snäll och behaglig, varför upprepar jag mig själv?"
Brown ekar sina tankar. "Se till att du inte beskriver dem på ett könsnormativt sätt", säger hon. "Jag hatar att det är sant, " tillägger hon, men för närvarande "är affärsvärlden en mansdominerad värld, så språket i den världen är mer manlig normativ." Och även om företag över hela linjen borde värdera alla slags egenskaper, inklusive de så kallade kommunala, "vi är bara inte där ännu."
Dessutom, för att vara mer medveten om sina egna blinda fläckar, säger Brown rekommendatörer och referenser (och folket på andra sidan, för den delen), bör utbilda sig om de hinder kvinnor, färger och andra historiskt underrepresenterade grupper ansikte. Titta på den senaste rapporten från McKinsey & Company och LeanIn.Org (eller läs om sju av de mest slående fakta om tillståndet för kvinnor på arbetsplatsen som vi hittade på det), till exempel och läs lite mer läsning, särskilt om du hör inte till någon av dessa grupper själv.
En bättre förståelse av systemet kan hjälpa dig att inse hur viktiga och påverkande dina ord kan vara, för bättre eller sämre.
Motverka uppgraderade beteenden
Om du läser om fördomar på arbetsplatsen, kan du också stöta på ytterligare faktorer som gör din rekommendation desto viktigare. Till exempel finns det ofta citerade konstaterandet att kvinnor tenderar att ansöka endast om de känner att de uppfyller 100% av de kvalifikationer som krävs för ett jobb, medan män kommer att gå efter det på 60% av kraven.
Sedan finns det språket som kvinnor brukar använda när de arbetar och när de beskriver sig själva. I ett essä på Wall Street Journal förklarade Joanne Lipman att "kvinnor också är mer benägna att lägga till kval (" Jag är inte säker, men … ") och ber om ursäkt (" Jag är ledsen att avbryta, men … "). När hon kompletteras med sitt arbete, är det mer benägna att en kvinna bagatelliserar det och säger att hon var "lycklig."
Du måste överkorrekt, du kan inte bara utjämna … Du måste göra en avsiktlig poäng för att beskriva en kvinnlig kandidat även på sätt som hon inte skulle beskriva sig själv.
Om kvinnor på liknande sätt minimerar sina prestationer under jobbsökningsprocessen, som deras rekommendatör, kanske du vill gå ur din väg för att motverka det. "Du måste överkorrekt, du kan inte bara jämna ut, " säger Brown. "Du måste göra en avsiktlig punkt för att beskriva en kvinnlig kandidat även på sätt som hon inte skulle beskriva sig själv."
Prata med personen du rekommenderar
När någon vänder sig till dig som rekommendatör eller referens är det också en utmärkt möjlighet att ha en karriärsamtal med dem, säger Brown. Du kan fråga dem om de vill att du ska belysa det arbete de har gjort med mångfaldsinitiativ, resursgrupper för anställda eller informell mentorskap, till exempel, så att du får en bättre känsla för vilka färdigheter och prestationer du kan betona.
Ibland måste kandidater uppmuntras lite att vara djärvare … En del av att vara en äldre och mer erfaren person i någons liv är att sparka dem i rumpan ibland.
"Tala med den person du rekommenderar innan du gör det för att få en känsla för hur de skulle vilja presentera sig själva och coacha dem lite i att tänka större på hur de beskriver specifika prestationer, " säger hon. "Ibland måste kandidater uppmuntras lite att vara djärvare, " tillägger hon, och "del av att vara en äldre och mer erfaren person i någons liv är att sparka dem i rumpan ibland."
Och om du är på andra sidan, läser rekommendationsbrev eller ringer referenser, tänk också på allt detta. Bara för att någon har använt en tvivelökare betyder inte att kandidaten de diskuterar är mindre kvalificerad för rollen.
Kom också ihåg att kvinnor och speciellt kvinnor i färg tenderar att ha mindre tillgång till ledande ledare och chefer och överväga det sammanhanget innan man gör en hastig jämförelse med andra kandidater som har personer i makten som förespråkar för dem.
Ibland innebär att bekämpa partiskhet bara skära bort en efter en på de små vanor och faktorer som kombineras för att sätta vissa människor bakom andra. Och du kan göra en skillnad bara genom att vara lite mer uppmärksam nästa gång du är på någon sida av en rekommendation eller referens.
