En medarbetare skickar ett e-postmeddelande där du frågar om du är tillgänglig för ett möte klockan 14.30 och din första tanke är: Hur ska jag komma ur detta?
Du har inte blockerat den tiden i din kalender, för du är tekniskt inte redan engagerad i något annat. Men du har en lista över saker som är planerade för eftermiddagen, och nej, ett överraskningsmöte finns inte på det.
Innan du automatiskt (men förmodligen) håller med om att du inte tror att du har något val, ska du tänka på detta: Även om det är sanna kommer folk att döma någon som avböjer varje möte eller stöter ut efter att ha gått med på det, det är inte vad som händer här. Om din lagkamrat ber dig att gå med i sista minuten - och du förklarar varför du inte kan på ett tankeväckande sätt - är oddsen han eller hon förstår.
Med andra ord är det möjligt att säga nej till ett möte i sista minuten och fortfarande se ut som en lagspelare. Här är hur:
1. När du är för upptagen
Ja, det finns tillfällen då möten är värda och hjälper teamet att uppfylla sina mål. Men det finns också situationer där andra projekt prioriterar, och eftersom vi alla varit där så får de flesta det.
Exempel: Jag fick veta att jag kunde stanna i att ge ett djupgående svar på ett e-postmeddelande genom att dela att jag var under tidsfrist - vilket var sanningen! De involverade personerna kunde förhålla sig och gav mig ett pass. (De önskade till och med mig lycka till med mitt andra projekt!)
Samma tillvägagångssätt gäller när du vill avslå ett möte en dag som du är överbelastad. Gör inte någon ursäkt. Var ärlig och säg: ”Tyvärr ägnar jag åt varje ögonblick jag måste förfallna om två dagar. Håll mig uppdaterad om det finns något sätt jag kan hjälpa till senare i veckan. ”
2. När du inte tror att du behöver vara där
Liksom en höghet CC anser ibland medarbetare att det är trevligt att inkludera dig även när det inte är helt nödvändigt - och de har ingen aning om att det skapar extra arbete i slutet.
Det bästa tillvägagångssättet här är att både erkänna deras gest och bekräfta att du inte blir förolämpad om mötet pågår utan dig. Det låter så här: ”Tack så mycket för att du inkluderar mig. Från dagordningen verkar det som om mötet kommer att vara fokuserat på produkter, så jag tror inte att jag kommer att kunna lägga till något till diskussionen. ”
En annan fördel med detta svar är att om du har fel och arrangören vill att du ska bidra, kommer han att kunna korrigera dig - och du vet i förväg så att du inte blir fångad.
3. När du försöker delta på mindre möten totalt sett
Framgångsrika människor undviker extra möten. När du känner till detta kanske du har bestämt dig för att försöka begränsa antalet du går varje vecka.
Men som alla andra förändringar du försöker göra, måste du leda in människorna omkring dig. Till exempel måste du berätta för dina vänner att du hellre vill träffa en promenad än allt du kan äta nachos och drinkar eftersom ditt nya mål är att bli friskare.
Så om du helt enkelt kallar möten en tidssug och säger nej, kan din kollega mycket väl bli avskedad. (Klart, hon tycker att det är viktigt - det är därför hon kallade det i första hand.)
Håll fokus på ditt experiment genom att säga något som "Jag försöker sätta en gräns för möten per dag för att öka min produktivitet."
Om det är ett en-mot-ett-möte, följ upp genom att fråga om du kan planera om för en tid som fungerar bättre för dig. Och säg att du under tiden är glad att starta konversationen via e-post (du skulle bli förvånad över hur många problem som kan lösas på detta sätt!). Om en stor grupp är inbjuden, fråga om det skulle vara okej för dig att skicka in tankar i förväg eller kommentera anteckningar efteråt, beroende på vad som skulle vara mer användbart.
Om du alltid accepterar mötesförfrågningar, kan det hända att en försämring känner sig lite nervös i början. Så tänk på vad du uppnår. Det kan inte bara rädda dig från en tidsförlorare idag, utan i framtiden kan den uppmuntra människor att kontakta dig endast med relevanta inbjudningar.
