I arbetsvärlden i dag verkar allt handla om produktivitet. Hur kan vi göra saker snabbare, spendera mindre tid på saker vi inte behöver och minska uppsägningar och ineffektivitet som bromsar oss?
Kommunikation är inget undantag från denna trend. Med fler och fler sätt att hålla kontakten digitalt blir det vanligt att skära ner möten, skicka färre och kortare e-postmeddelanden och i allmänhet hålla kontakten mindre - allt för att spara tid.
Men William Allen, chef för Behance, tror att detta faktiskt hindrar teamets effektivitet.
I sitt uppsats till 99U: s senaste bok, Make Your Mark: The Creative's Guide to Building a Business With Impact , föreslår han att det är värt att faktiskt skapa uppsägningar för att säkerställa att alla i ditt team är på samma sida. Han förklarar:
Anta aldrig att ditt team känner till resultaten av de beslut du tar dagligen. Antagande - istället för att aktivt informera - garanterar att de kommer att spendera mer tid på att gissa vad de borde göra kontra aktivt göra det.
Medan han gör dessa rekommendationer för att hjälpa företagsledare att säkerställa att både stora bildidéer och dagliga beslut sprids runt teamet effektivt, tror jag att denna idé om att skapa uppsägningar i kommunikation är värd alla professionella med tanke på, ledare eller inte. Tänk, säg, vara lite mer repetitiv i din kommunikation med din chef för att se till att han vet allt det fantastiska arbetet du gör och vad du behöver för att lyckas. Eller kanske prova att upprepa saker med dina kollegor för att hålla alla känner i slingan om projektmål och tidslinjer.
Att vara mer redundant och tydlig borde naturligtvis inte innebära att vara nedlåtande eller irriterande. Här är några idéer som hjälper dig att hitta rätt balans.
1. Kom ihåg: Det som är repetitivt för dig kan vara nytt för någon
Allen påminner oss i sin uppsats om att även om du repeterar ett meddelande flera gånger, kan många av dem du arbetar med höra det bara en gång, som mest. Så även om du pratade igenom en idé i detalj i ett möte, kvarstår alla lagkamrater som inte var där den dagen kvar i mörkret. Låt dig själv upprepa saker några gånger för att se till att alla får chansen att höra dem.
2. Använd olika former av kommunikation
Utnyttja det faktum att olika människor lär sig (och absorberar meddelanden) på olika sätt genom att kommunicera samma meddelande över ett par olika forum. Nämna till exempel din nya försäljningsstrategi i ett möte och skicka sedan ett uppföljningsmeddelande nästa dag där du upprepar ditt meddelande. Eller skjut ut ett e-postmeddelande om idéer för teamets reträtt, ta sedan upp ditt meddelande igen med en kollega när du går för att ta kaffe tillsammans.
3. Anställ en Messenger
Allen föreslår att ledare tar med sig en kollega till alla sina möten och ger honom eller henne möjlighet att sprida de viktiga punkterna. Detta kan vara lite överdrivet för vissa, men vem som helst kan använda "telefonträdet" -strategin för att se till att ett meddelande upprepas - utan att behöva upprepa det om och om igen. När du vidarebefordrar en idé i ett möte med en kollega ber du att dela den med sitt team.
Sammantaget handlar dessa idéer om att försöka se till att viktiga idéer inte går vilse i rörelsen av att försöka få saker att göra snabbare. Och det bästa är? Ju tydligare kommunikation, desto mer produktiva blir dina team.
