Granskningssäsongen kan vara stressande oavsett vilken sida av bordet du sitter på.
Om du är chef, har du mycket arbete med att förbereda prestandaåterkoppling ovanför din vanliga arbetsbelastning. Och du måste förmodligen leverera den feedbacken ansikte mot ansikte. Visst, det är inte lätt att höra konstruktiv kritik, men att leverera den är inte något folk ser fram emot heller.
Och en av de svåraste situationerna att navigera är en begäran om en höjning eller marknadsföring. Särskilt om du inte förväntade dig det. Men ta ett djupt andetag och kom ihåg att detta är ett tillfälle att antingen visa dina anställda hur mycket du värdesätter dem eller hjälpa dem att växa ut till någon som förtjänar det de vill ha.
Före tiden
Snabbanmälan: I en idealvärld läser du den här artikeln flera veckor innan den formella processen inleds (och budgetarna är slutförda). Men vi lever inte i en idealvärld och om så är fallet kan du hoppa ner till "just nu."
Granska företagspolicyer och rutiner
Innan du gör något annat, se till att du bekanta dig med företagets policyer och rutiner kring recensioner, ersättning och marknadsföring. Att känna till grunderna kommer inte bara att säkerställa att du ger dina anställda en produktiv recension, utan det kommer också att göra det lättare att hantera alla förfrågningar som kommer upp. Om du inte är säker på om denna information finns eller var den bor, räcka ut och fråga.
Utvärdera dina anställda och team
"Ingen chef bör gå in på någon granskning som vingar den, inte bara för höjningsändamål, " säger Karen Dillon, tidigare redaktör för Harvard Business Review och författare till HBR Guide to Office Politics .
På kompensationssidan kan du titta på alla interna uppgifter du har om betalningsband och se var dina direkta rapporter faller. Finns det några utslagare? Har några nya tillägg till teamet skev distributionen? Är det allt som beaktas, är det en rättvis plats för den anställda att vara?
På marknadsföringssidan, tänk på hur din anställd klarar sig inom alla ansvarsområden för sin egen roll och om deras prestationer går så långt utöver det räckvidden att de uppfyller kraven för en mer högre roll, om det finns en tillgänglig. Gör dina första rekommendationer baserade på denna analys.
Förhoppningen är att du redan har säkrat höjningar och kampanjer för dem som är berättigade och förtjänande när du går in i rummet för dina möten. Du kan hjälpa till att förhindra problem genom att göra detta arbete noggrant och tankeväckande i förväg. Men var medveten om att oavsett hur väl du förbereder dig är det omöjligt att undvika överraskningar.
Ställ in förväntningar
Finns det ingen budget? Är någon i ditt team underpresterande? Vet du att någon räknar med en höjning eller kampanj som helt enkelt inte händer. Du kan undvika mycket drama och spänning genom att ha detta hårda samtal innan den formella granskningen.
Jag kommer att lägga tonvikt på "hårt", eftersom att säga till någon att de kommer att behöva vänta på vad de vill kommer aldrig att vara kul att diskutera.
Du kan börja med att säga något på följande sätt: ”Jag vet att vi träffas nästa onsdag för att diskutera dina resultat under det gångna året. Jag vet också att du kanske förutser en höjning. Eftersom jag vill att detta ska vara ett produktivt samtal, ville jag meddela dig att du inte är berättigad just nu. Jag vet att det här är svårt att höra. Men jag är på din sida och jag är din förespråkare här, så låt oss använda vår tid nästa vecka för att diskutera hur vi kan säkerställa att du är berättigad och alla andra sätt du kan växa under tiden. ”
Spoiler: Personen kommer inte att vara glad att höra detta. Det är ok. Nyckeln just nu är att erkänna att de är besvikna och vänta tills din formella konversation fördjupas i feedback.
I stunden
Erkänn begäran
Fakta: Att be om en höjning eller en marknadsföring är stressande och emotionellt. Om du någonsin har gjort det (och jag hoppas att du har gjort det) vet du detta. Så steg ett är att se till att din direkta rapport vet att du har hört dem genom att bekräfta begäran.
Prova:
- "Tack för att du uppmärksammade det."
- "Jag hörde dig, och …"
Be om mer information
"Ditt jobb som chef är inte att ha ett svar just då, " säger Shannon Fitzgerald, chef för HR på The Muse. "Det är att lyssna och samla information, " tillägger hon. Det är "fråga varför de känner sig så och gräver in innan de svarar."
Du behöver inte bara förstå din anställds resonemang för att fatta ett informerat beslut och kanske göra ett ärende till HR och dina högre ups, utan du kan också ta reda på om det finns andra frågor du behöver ta itu med- till exempel försenade förväntningar om rollen.
Prova:
- "Har du något i åtanke?"
- "Berätta varför du känner dig så."
- "Vad tycker du är ett lämpligt sortiment?"
Ställ in en plan och en realistisk tidsram för ett svar
Så du har sett till att din anställd känner att deras begäran har hörts och samlat information om vad de vill och varför de tycker att det är lämpligt.
Nu, "en nyckelpunkt är aldrig att fatta ett beslut vid den tidpunkt då en höjningsbegäran fattas, " säger Dick Grote, grundare och president för Grote Consulting, där han är specialiserad på performance management. Varje ja eller nej svar som ges inom några minuter "kommer som flippant", tillägger han och sätter ett dåligt prejudikat. Låt i stället din anställd veta att när de bör förvänta sig att höra från dig om detta. Och vara realistisk.
Prova:
- "Jag kommer att tänka på detta och vi kommer att prata igen."
- "Låt mig undersöka detta och komma tillbaka till dig."
- "Jag önskar att jag kunde komma tillbaka till dig förr men det kan ta tre veckor."
Håll ditt ord
"Vad du än säger till den anställda måste du hålla ordet", säger Dillon. Det kan vara frestande att vara optimistisk här, men tänk på de steg du behöver ta och vara ärlig om hur lång tid det kommer att ta innan du kan följa upp. Det går mycket längre än falskt hopp.
Så om du berättar för din direkta rapport kommer du tillbaka till dem om två veckor, se till att du gör det. Låt inte vilken markör du sätter gå utan att diskutera den.
Och "vänta verkligen inte tills personen tar upp det igen", säger Grote.
Efter begäran
Gör dina läxor
Nu är det dags att faktiskt gräva i. Dubbelkontrollera din ursprungliga utvärdering, verifiera poäng som din anställd tog upp, utvärdera alla fakta eller prestationer de delade som du kanske inte har övervägt, titta igen på deras prestationer med nya ögon och tänk på konsekvenserna av detta beslut när det gäller resten av ditt team.
Om du hanterar flera personer kanske du vill vänta tills du är klar med alla dina recensioner för att ta itu med detta. På så sätt kan du utvärdera alla förfrågningar (om du får fler än en), söka vägledning från din egen chef på alla samtidigt, komma till konsekventa beslut som är vettiga i sammanhang och förbereda den bästa strategin för att göra saken för en eller flera av dina rapporter.
Gör fallet (om det är garanterat)
Om du har kommit fram till att din anställd har rätt, är det dags att gå till bat. Eftersom det är osannolikt att du kan ringa själv, måste du ta reda på vem du bäst behöver övertyga för att göra detta. Och försök sedan vara så övertygande som möjligt.
"Den chefen borde ha riktigt bra motivering, med hänvisning till kvantifierbara resultat och påverkan på organisationen, " säger Regina Moravek, en bidragsgivare till The Muse som tillbringade 15 år i HR. Så ta med siffrorna, men glöm inte den kvalitativa informationen också. Markera till exempel vissa färdigheter som är ovärderliga eller slår ut några offert från kunder eller klienter eller vem som är relevant för att visa vad den här personen betyder för företaget.
Prova:
- "Vi skickar inte meddelandet vi vill skicka med x% höjning i år."
- ”Jag känner verkligen var en sådan stjärna. Vi vill inte riskera att förlora honom. ”
- "Om det går, kommer vi inte att kunna ersätta dem någonstans nära deras nuvarande lön eller kompetensnivå."
- "Har vissa färdigheter, utbildningsnivå som är viktiga för vår verksamhet."
- "Om det går och jobbet är ledigt kommer det att kosta företaget så mycket."
När du kommer tillbaka till arbetstagaren
Lever goda nyheter
Det bästa resultatet är uppenbarligen att få och ha chansen att leverera goda nyheter.
Glöm inte att detta är "också en riktigt viktig tid att förmedla medarbetaren hur värderade de är, " säger Moravek. Mötet handlar lika mycket om att "få anställden att känna att de är en viktig del av operationen" som det handlar om dollarbeloppet eller den nya titeln, som hon säger ensam kan känna ihålig. Men om du lägger till "vi värdesätter dig, har du haft en enorm inverkan på organisationen, " säger hon, det är mer troligt att anställden är "motiverad att fortsätta göra bra jobb."
Och om du levererar kampanjnyheter, "Jag vill alltid berätta för folk att nu början går upp, " säger Dillon. ”Du har det och jag är stolt över dig. Men nu börjar du på den här nivån. Det här är ingen belöning att luta sig tillbaka på. ”
Prova:
- ”Jag har några goda nyheter för dig. Jag har tittat på din begäran om en höjning, med tanke på det, undersökt, och det verkar för mig att en höjning av lön är lämplig. ”
- ”Jag tänkte på den begäran du gjorde om att ompröva kompensation. Efter att ha gjort min forskning har jag beslutat att en kompensationsändring är i ordning. ”
Lever dåliga nyheter till en stark utövare
Ibland, oavsett hur välförtjänt du tror att en höjning eller kampanj är, kommer du inte att kunna godkännas.
Kom dock ihåg att "tillväxt kan betyda många olika saker, inte bara pengar", säger Fitzgerald. Och se vad du kan erbjuda mer. Det kan vara en spotbonus, ledningen till ett nytt projekt, chansen att utveckla färdigheter eller få erfarenhet inom ett område av intresse, extra semester eller annan kreativ lösning. Det bästa alternativet kommer att skräddarsys för individen.
”Som chef är det viktigt att känna igen arsenal av verktyg för att hålla anställda nöjda. Många saker är i din kontroll, ”tillägger hon, inklusive att skapa en positiv miljö och ge människor chanser att växa. "En höjning är en mycket viktig symbol", men det är också viktigt att säga anställda att du värdesätter dem och demonstrerar lika mycket på sätt som går utöver pengar och titlar.
Och se till att det är tydligt att bara för att svaret är nej i det ögonblicket betyder det inte att det alltid kommer att vara nej. Du kan åta dig att besöka ämnet igen om tre eller sex månader.
Om du tror på den anställdes potential hos företaget, dela det. "Förhållandena för företaget / branschen / konkurrensen just nu är sådana att vi inte är i stånd att göra det, " föreslår Grote att säga. Erkänn att det inte var vad de ville höra: ”Jag vet att du verkligen är besviken. Jag skulle vara det. "Men lägg sedan till:" Men jag vill berätta något. Jag tror att du har en väldigt ljus framtid här. ”
Prova:
- "Tyvärr är företaget inte i stånd att ge ökningar, men jag skulle gärna ge dig dessa andra möjligheter."
- "Jag vet att du också är intresserad av att göra den här typen av arbete, så låt oss ändra ditt jobb lite."
- "Du och jag kommer att arbeta tillsammans i år för att se till att din profil höjs."
- "Jag är fast besluten att ge dig möjligheter att lysa."
- ”Jag uppskattar att du uppmärksammade detta. Jag kommer att bli mer medveten när marknadsföringsmöjligheter uppstår att du kommer att betraktas som en kandidat. ”
Lever dåliga nyheter till en svag artist
Om din direkta rapport "inte har någon aning om att de inte är en stjärnanställd", säger Dillon, skulle det vara en "ledtråd om att du inte kommunicerar effektivt med personen."
"Detta är din möjlighet att vara rättvis mot dem, " tillägger hon. Mer än så är det ditt ansvar som chef att inleda en konversation för att försöka stänga luckan. Dela vilka områden de är svaga i eller vad du är besviken över och berätta för dem vad du kan förvänta dig och gilla att se för att få en annan konversation nästa gång.
Ge konkreta exempel för att säkerställa att medarbetaren förstår problemen och har ett fast grepp om hur man kan förbättra. Och planera dina poäng i förväg, eftersom det inte är lätt att ge någon feedback som kan vara smärtsamt att höra, men du kommer inte att göra dem några fördelar om du våfflar och inte lyckas förmedla hur de kan fixa det.
Prova:
- "Det här är områden du behöver arbeta med."
- "Här är de mål jag vill att du ska arbeta mot under de kommande sex månaderna."
- "I din position förväntar jag mig …"
Som manager kanske du inte ser fram emot att granska säsongen som höjdpunkten för ditt år, men kom ihåg att det kan sätta ditt lag på rätt väg. Och att få människor på rätt väg innebär att du är mycket mer benägna att träffa dina mål och lyckas i din egen roll.
