Jag är en proffs på att nå inkorgen noll. Med det sagt är jag inte långt uppe i stegen ännu, så jag får bara en handfull e-postmeddelanden i timmen.
Men när du börjar klättra, blir det anmälningsnumret större och större. Och ännu viktigare, så gör antalet andra ansvar du tar på dig. I grund och botten flyttar e-post till botten av listan "saker du måste göra" eftersom det måste.
Men det hindrar inte meddelanden från att staplas upp. Medan många använder appar och hacks för att hantera flödet, tar VD Tom Patterson en annan strategi. Enligt en av LinkedIns högst rankade artiklar under året har han löst problemet genom att använda ett OOO-meddelande medan han är på kontoret :
Ganska smart, eller hur? Som chef tillät detta honom att fokusera på de saker som betydde och samtidigt uppmuntra hans team att lösa sina egna problem. Betty Liu, en toppinflytare på LinkedIn och författare till artikeln, sammanfattar varför denna strategi fungerar så bra:
"Mål som verkade brådskande löste sig utan 200-e-postmeddelanden plus att flyga över en" Svara alla "terräng. Saker som verkligen var brådskande berättigade telefonsamtal. Och om Toms folk visste att han bara skulle avbrytas för riktigt viktiga frågor, tog de på sig själva att fatta sina egna beslut. Inget av det skulle ha hänt om Tom var tillgänglig hela tiden via e-post för att ta hand om varje liten detalj. ”
Med detta sagt är du förmodligen ingen VD - vilket innebär att den här tekniken kanske inte fungerar för dig och kan till och med irritera vissa människor över och under dig. Men vad detta antyder är att det finns sätt du kan använda OOO-meddelanden för att hjälpa dig också.
När du till exempel ska resa på semester kan du ställa in ditt OOO-meddelande en dag tidigt för att minska onödiga back-and-forths. Eller så kan du skapa ett autosvar för att gå av varje helg för att utbilda din chef att skicka färre meddelanden efter arbetstid. Eller så kan du använda det en eftermiddag för ditt interna team när du försöker slå in ett enormt projekt och inte har tid att svara på icke-brådskande frågor.
Det ser ut så här:
Jag spenderar i eftermiddag på att slutföra den kvartalsvisa datarapporten. För att få det gjort i tid (och få det till att se bra ut för alla ni bra människor) svarar jag bara på brådskande e-postmeddelanden mellan 13.00 och 18.00 idag. Efter det kommer jag tillbaka till alla. Tack för att du förstår!
Min poäng? Du behöver inte vara VD för att ta kontroll över din inkorg. Du måste bara vara villig att hitta en strategi som är vettig för dig (och ditt team).
