Låt mig börja med att erkänna något pinsamt. När jag hörde att "lean" och "standup" nämndes bland mitt företags senior team för två år sedan, trodde jag att vi skulle påbörja ett nytt HR-initiativ om anställdas hälsa och hållning.
Jag hade mycket fel om det. (Mina medarbetare kommer att trollla mig oändligt om detta när de ser den här artikeln.)
Vad mitt företag faktiskt implementerade var en ny rutin med dagliga 15-minutersmöten kallade “standups”, där teammedlemmarna ger korta uppdateringar om följande frågor:
- Vad slutförde du igår?
- Vad pågår för idag?
- Blockerar något dig från att slutföra något?
Varje teammedlem står under detta möte eftersom den hållningen anses säkerställa bättre fokus än att sitta ner. I teorin är standup perfekta för produktivitet eftersom de skär på fett från långa möten där ingen ägnar uppmärksamhet och alla dras bort från riktigt arbete. Och det är inte bara att ge statusrapporter. Team identifierar prioriteringar och utmaningar i början av dagen så att de kan planera att ta bort alla blockerare och se till att vägen för resten av dagens arbete är tydlig.
Det är meningsfullt att små företag som påverkas av ”Lean Startup” -tänkande (tl; dr: gör mer med mindre) experimenterar med standup. När du är liten och smidig har du bara inte tid för mycket omkostnader. På mitt företag, Bureau Blank, har vi sex kärnteam - strategi, design, webb, klienttjänster, drift och affärsutveckling - och vid varje givet ögonblick arbetar vi med upp till 20 projekt för 10 eller fler kunder. Vårt team är också bara tio personer, så vi har ibland flera hattar. Ett företag som vårt behöver något för att hålla alla organiserade och informerade.
När de arbetar
Så fungerar de? Jag har sett att standup är riktigt bra när …
Tidsfristerna är på väg
Har du någonsin hört det som säger: ”När du gör en plan, skrattar Gud?” Tja, Gud måste få en kick av projektledare som försöker kontrollera tiden med uppskattningar och tidsfrister. När dessa ögonblick oundvikligen kommer där två kritiska tidsfrister kolliderar samma dag, är standup till hjälp eftersom team tittar tillsammans på kalendern när de ger sina uppdateringar. Du kan se milstolparna komma innan de kommer, och du kan planera att anpassa prioriteringar eller arbetsbelastningar i enlighet därmed.
Du älskar att göra-listor
Eftersom vi har hållit standup har vi också använt projekthanteringssystem som Basecamp och JIRA. Dessa system gör att alla kan se varje ruta (bokstavligen) som måste kontrolleras innan en webbplats eller logotyp kan levereras till en klient. Under standup kan teammedlemmarna snabbt påpeka de uppgifter de arbetar med, och mötet är över på ett ögonblick.
Du vill lära dig mer om vad ett annat team gör
En av fördelarna med att vara i ett litet företag är att möjligheterna att lära sig är ständigt närvarande. Varje lags standup spelas in i vårt projektledningssystem, så jag kan alltid se hur medlemmar i en annan avdelning bidrar till ett projekt jag arbetar med.
Här är ett möjligt scenario: För webbplatsutveckling kommer mitt strategiteam att undersöka vår kundbransch för att leta efter trender och vi kommer till exempel att märka att fler ideella organisationer omfattar känsliga webbplatser. När våra utvecklare börjar bygga sajten kan jag granska deras standup för att se stegen som de tar för att visa webbplatsen på skärmar i flera storlekar och be dem dela insikt med mig. Detta är en win-win eftersom jag får lära mig något nytt och visa intresse för mina medarbetare (som går långt för individ och företagsmoral).
Vad man ska se upp för
Standups kan också avslöja utmaningar som bör leda till åtgärder från team och chefer. Här är vad du ska leta efter:
Arbetet som inte är jämnt distribuerat eller fullbordat
Standups kommer snabbt att avslöja hur mycket arbete alla har. När alla rapporterar vad de arbetar med kan du ibland ha teammedlemmar med uppgifter som verkar svaga "pågår". Gå inte i panik eller hoppa till slutsatser om att din medarbetare inte hanterar sin tid väl. Kom ihåg att "busyness" inte är målet för standup, det är kommunikation. Oavsett om du är hans chef eller kollega, arbeta med honom för att förstå djupet i uppgiften. Se om det är för mycket för en person att hantera ensam eller om du kan hjälpa till att dela uppgiften i mindre steg.
Någon verkar vara på en annan sida
Standups är också kända som "scrums", en term som kommer från rugbyformationen av lag som länkar ihop för att få kontroll över bollen. På jobbet, som inom idrott, om någon lagmedlem inte är i linje med målen eller drar hennes vikt, lider resten av laget för det. Om du experimenterar med standups, se efter teammedlemmar som verkar inte uppmärksamma när andra pratar eller ge vaga uppdateringar om vad de arbetar med. Det kanske inte är så att de är frånkopplade. De kanske inte förstår sammanhanget, målen eller ansvaret för det de arbetar med. Ge dig tid för ett möte en till en för att ta itu med utmaningarna direkt.
Det finns inte tillräckligt med arbete alls
Standups, som att göra-listor, är byggda för omedelbar tillfredsställelse. När du bränner igenom uppgifterna och gör framsteg i ditt arbete känns det fantastiskt! Men om det inte finns tillräckligt med arbete för ditt företag eller ditt team, kan standup känns som att lyfta samma ljusa hantel på gymmet varje dag. Visst, du håller rutinen, men du blir inte starkare. För att inte tala, du är uttråkad av ditt sinne. Om ditt lags arbetsbelastning är lätt, kan standup bli en irritation, vilket får teammedlemmar att tappa intresset. När intresset har gått för en gruppmedlem kan produktivitet och engagemang för företaget också blekna.
Om du drabbas av en långsam arbetsperiod bör du överväga om du ska sätta standups i beredskap och lägga till andra typer av teambuilding-aktiviteter i mixen.
Standups, som programvara eller maskiner, är verktyg. De löser inte problem av sig själva. Men de kräver noggrann distribution och noggrann uppmärksamhet på det mänskliga elementet för att säkerställa att du skapar en miljö som är öppen och stämd, där team arbetar tillsammans för att få jobbet gjort.
