Du har skapat det du anser vara den perfekta e-postadressen. Det är vänligt - men inte för vänligt. Det är välorganiserat med fetstilade sektioner och punkter. Du kastade till och med in en bedårande emoji för bra mått.
Du trycker på "skicka" på det mästerverket ditt och väntar på att de oundvikliga svaren börjar rulla in. Du väntar en timme, sedan fyra timmar och sedan två dagar. Allt du har hört som svar på det perfekt polerade meddelandet från ditt? Syrsor - och ljudet från din egen frustration som ekar runt i din hjärna.
Vad ger? Du trodde att du följde alla dessa beprövade e-postregler. Du fyrdubbelpolade att du skickade den till rätt mottagare. Du läser till och med den för 800: e gången för att säkerställa att ingenting skulle kunna missuppfattas som oförskämt eller passivt aggressivt. Så varför får du bara radiotystnad i gengäld?
Sakta ner - du kan tänka på det. Det kan faktiskt vara att din e-postadress är alldeles för lång .
För länge?
Är du upphetsad när du måste vada genom ett e-postmeddelande som är så tätt att det ger dig en handkramp från att rulla så mycket? Antagligen inte. Chansen är stor att dina mottagare känner på samma sätt.
Enligt forskning som genomförts via e-postförlängningen, Boomerang, är den ideala längden någonstans mellan 50 och 125 ord. Meddelanden inom det intervallet gav svarsfrekvenser över 50%.
Hur ser den längden exakt ut? Se tillbaka upp på "för länge?" Och stoppa dina ögon här . Det är 87 ord, vilket är smack dabba i mitten av intervallet du vill vara i.
Boomerang fann att svarsfrekvensen sjönk från 50% för 125-ords e-postmeddelanden, till 44% för e-postmeddelanden på 500 ord. För meddelanden som var otroliga 2500 ord eller mer? Svarsfrekvensen tog ett riktigt nosefärg - till under 35%.
Se vad jag menar? De långvariga meddelanden som du har fått ut kommer troligen att tråkiga människor. Du är bättre på att hålla saker och ting kort (men inte för kort - du vill trots allt hålla dig över dessa 50 ord).
Hur du krymper dina e-postmeddelanden
"Men allt jag säger är oerhört viktigt", mumlar du till dig själv just nu. Lita på mig, jag förstår det - jag kan vara en ganska ordlig författare själv. Men eftersom jag lever med att stränga efter bokstäver har jag lyckats lära mig några trick och taktiker som hjälper mig att hålla längden i kontroll.
1. Leta efter kommatecken
Detta är ett av mina favorittrick att använda när jag vet att jag behöver klippa ner lite skrivande. Jag skannar tillbaka över hela biten och håller ögonen skalade för alla komma. Även om de ofta kan inkluderas i listor, hittar du dem också efter många korta inledande fraser (jag har redan använt en hel del av dem i just denna artikel).
När du försöker hålla sakerna korta kan dessa fraser enkelt tas bort - utan att offra ditt övergripande budskap. Från fraser som "Bara för att vara tydliga" till "Om du undrar", till och med ett enkelt, "Naturligtvis" är de onödiga kvalificerare som bara tar upp ädla fastigheter.
2. Ta bort adjektiv och adverb
Att ta bort blommiga adjektiv och värdelösa adverb från din motbjudande långa e-post kan absolut göra det kortare. Vill du ha ett exempel? Ta bort dem från den första meningen och du sitter kvar med, "Att ta bort adjektiv och adverb från din e-post kan göra det kortare."
Ja, de kan ge lite vänlighet och en konversationstone till dina meddelanden. Men när du vill minska antalet ord bör de vara en av de första sakerna att gå. När allt kommer omkring är det helt möjligt att skriva kortare e-postmeddelanden utan att bli så kalla eller oförskämd.
3. Förfina ditt fokus
Om du går igenom båda dessa steg och fortfarande befinner dig långt över den 125-ordgränsen, kan du försöka täcka för mycket. Skulle du vara bättre på att dela upp saker i olika, kortare meddelanden?
Istället för att skicka hela teamet en genomgång som diskuterar detaljerna i ditt senaste projekt, ber om idéer till företagets picknick och påminner också alla om att din chefs födelsedag kommer upp, välj ett ämne och hålla fast vid den. Inte bara kommer din e-post att vara kortare, utan också mer organiserad.
Ta det från mig, jag vet att det inte alltid är en lätt uppgift att förkorta ditt författare - det finns en anledning till att William Faulkner hänvisade till det som att "döda dina älsklingar".
Om du fortfarande kämpar för att undvika att skriva krig och fred , fråga dig själv detta: Om det här ämnet är så massivt, passar det bäst att maila? Eller ska du plocka upp telefonen, schemalägga ett möte eller till och med skapa ett Google Doc där alla kan samarbeta - istället för att täppa in alla inkorgar?
Att lägga in den förhandsövervakningen, tillsammans med ovanstående tre tips, kommer att innebära att dina e-postmeddelanden är korta till punkten och - viktigast av allt - svarade på.
