Du vet hur det går. Du börjar e-postmeddelandet till din chef, kollega, klient eller HR-chef med en ordentlig hälsning. Du korsar din Ts och prickar din Is, och du avslutar meddelandet med en formell signatur som "Bäst" eller "Med vänlig hälsning."
E-postmottagaren svarar med samma formalitet, adresserar dig i en standardhälsning och skriver sedan ut ett par grammatiskt sunda stycken innan han läser in anteckningen med en liknande signatur; kanske är det "hälsningar", eller de mer avslappnade "skålen."
Eftersom det här meddelandet kräver ett svar från dig fortsätter du att spela tillsammans med det du tycker är det professionella sättet - skriva in hela hälsningen (igen), komponera meddelandets kropp och avsluta sedan med "All the best". Du fortsätter att göra detta även efter flera backar och backar även om det så småningom verkar helt meningslöst och till och med lite besvärligt.
Om du inte arbetar på ett superstivt företagskontor, där till och med utropstecken är rynkade, måste du bli bra med att gräva det formella talet, särskilt om det ofta förekommer kommunikation med din chef eller kollegor under hela arbetsdagen.
Så snart det känns naturligt att skrapa "Hej", trevliga saker och det överflödiga "Tack", adjö, gör det. Och för att hjälpa dig att känna dig OK faktiskt att göra detta (och inte som ett etikettmonster) har jag kommit med några riktlinjer.
1. Följ gärna kostym
Även om det kan vara frestande att formalisera alla utbyten om det är vad du är vana vid eller för att det är hur du har lärt dig, mycket av tiden, är det bara inte nödvändigt. Var uppmärksam på ledtrådarna på din arbetsplats, annars hamnar du bara ut. Om din chef skickar ett e-postmeddelande med ingenting annat än en anteckning om att ta en titt för att se om det är av intresse, och du svarar med ett formellt meddelande, lovar jag dig, du vinner inte några brownie-poäng - du stoppar bara upp hans eller hennes inkorg och ignorera hur ditt team hanterar casual korrespondens. Eller, om din kollega började kommunicera med dig på ett avslappnat sätt (utan att adressera dig med namn eller inkludera ett officiellt tecken av), acceptera det som ditt tecken för att svara in natura.
2. Växla upp den (beroende på vem du pratar med)
Det spelar ingen roll om din sista chef gjorde klart att det var outhärdligt att anta en informell ton; du arbetar inte för henne längre. Men ett försiktighetsord, bara för att du når en punkt där du tappar det "bästa" med din chef betyder inte att du bör avskaffa ordet från ditt ordförråd helt och hållet. Om du regelbundet pratar med någon du aldrig träffat och ditt förhållande är mer formellt än inte, var inte så snabb att logga av utan att inkludera en ordentlig stängning, särskilt om du är på staketet om hur du ska gå vidare. Fel på sidan av försiktighet kommer alltid att vara goda råd.
Vet detta: Att byta upp det gäller inte bara olika människor. Även om en korrespondens med en person börjar formellt, får du hoppa in i köttet av ämnet när du diskuterar ett objekt över en lång e-posttråd - snarare än att bry sig med några hälsningar eller avstickningar.
3. Överväg timing
Om du åker på semester i en vecka och återvänder till kontoret med en lista med frågor till din chef, som du inte har pratat med eller sett sedan du gick bort, är det förmodligen bäst att börja den första e-postmeddelanden tillbaka med en angenäm som "God morgon, " "Hoppas att du har haft det bra", eller, om din chef var den på semester, "Välkommen tillbaka" - även om du och din handledare hoppar vanligt över hälsningen eller småprat. Tänkande tidsfördröjningar är också viktigt för utbyten med externa kunder eller leverantörer. Om du är i kontakt en gång i veckan eller bara ett par gånger i månaden kan det vara lämpligt att starta det första meddelandet efter att det har gått någon tid med go-to-intro och lämplig stängningssignatur.
En månatlig touchbas med en äldre medlem av din avdelning kan också kräva att du lutar dig mot att skriva mer konservativt. Om det första meddelandet resulterar i en betydande fram och tillbaka över ett par dagar, är det antagligen bra att minska den formella faktorn, särskilt om den andra parten har gjort det.
I slutändan måste du bestämma tonen och strukturen i dina utgående meddelanden. Jag kan dock säga en sak, men jag har personligen aldrig tyckt att det är problematiskt när någon jag regelbundet pratar med bestämmer sig för att släppa standardöppningen och stängningen. faktiskt tycker jag det är en lättnad att vi bara kan fortsätta med att säga vad vi har kommit online för att säga. Att få tillgång till ett e-postmeddelande är ofta bara lämpligt för en punkt - och min längtan är att du vet när du ska avskaffa formaliteten.
