I de flesta jobb kommer det att finnas situationer där du blir ombedd att ta på sig extrauppgifter eller hjälpa till i områden utanför din traditionella roll. Ibland kan det vara bra exponering och ett bra sätt att bygga relationer med nya människor och team. Och andra gånger - du kanske undrar varför i all världen gick du på college, om det här är vad som har blivit i din karriär.
Jag talar inte om att jag ibland blir ombedd att göra kopior eller beställa pizza för laget. Jag hänvisar till de mer absurda saker som ibland uppstår: att få höra att din marknadsföringsspel inkluderar att hålla ett skylt i gatuhörnet eller att du som grafisk formgivare skapar din chefs semesterkort. Det är definitivt viktigt att vara en lagspelare, men utan begränsningar kan dessa "andra uppgifter som tilldelats" bli en överväldigande börda, ta bort från dina faktiska prioriteringar och begränsa din förmåga att verkligen växa i din roll.
Så hur drar du linjen - snyggt, professionellt och inte ser ut som du skakar ansvar? Här är några tips för att hantera de mindre relevanta uppgifterna som kommer över din tallrik.
Ställ in Crystal Clear Expectations
Många gånger, när någon gör en löjlig begäran, handlar det bara om att inte förstå exakt vad du gör. Jag arbetar inom företagskommunikation, men jag får ofta förfrågningar från andra avdelningar för att redigera reklamfilmer. Inte bara är jag inte utbildad att göra detta - det är inte en uppgift som mitt team kan prioritera.
Jag har funnit att ett sätt att undvika att falla i diverse uppgifter är att sätta tydliga förväntningar från get-go. När du får en begäran ska du vara direkt med andra om din roll, dina typiska ansvarsområden och dina prioriteringar eller nuvarande projekt.
Prova: ”Du vet, jag är verkligen inte positionerad att arbeta med cateringorder. Mitt lags huvudfokus är företagsevenemangsplanering, och just nu är jag överbelastad för att förbereda mig för vår årliga konferens nästa vecka. ”
Var hjälpsam, inom anledning
Som sagt, om du arbetar i ett team, att hjälpa dina medarbetare och ta på sig ytterligare uppgifter och projekt är bara en del av affären. Tricket är att balansera dessa förfrågningar, så att du inte slutar med ett anfall av extra arbete som tar tid bort från ditt faktiska jobbansvar.
Jag hjälpte en gång till att beställa en rusningsorder för t-shirts för ett evenemang, för jag kände en leverantör som skulle göra det - en engångsuppgift som jag var glad att göra. Men efter det trodde folk att jag var "t-shirt-flickan" och jag bombades med förfrågningar om beställning av kläder, vilket definitivt inte är mitt jobb.
Om du har varit till hjälp en gång och sedan konstaterat att du ständigt uppmanas att göra saker du inte borde göra, låt den andra parten veta varför du inte kan ta emot begäran och vem du ska gå till i framtiden.
Prova: ”Jag vet att jag hjälpte till med din senaste designförfrågan som en tjänst, men dessa hanteras verkligen bättre av produktmarknadsföringsteamet. De har bättre resurser och är mer bekanta med varumärkesriktlinjerna. ”
Slå en livslinje
Om du är juniormedlem i ett team, kan andra se på dig som standardalternativ för att plocka upp diverse tjänster. Det är inte heller ovanligt att äldre medarbetare (som inte riktigt ska vara i stånd att ge dig arbete ändå) försöker sätta projekt på din tallrik. Och dessa typer av förfrågningar kan vara svåra att navigera eller avslå.
Om du känner press från äldre teammedlemmar eller andra ledare eller avdelningar, nämna att med tanke på dina nuvarande prioriteringar måste du kontakta din chef. Gå sedan tillbaka och prata med din chef om begäran, så kan du bestämma hur du ska hantera den tillsammans.
Försök: ”Du vet, innan jag säger ja, kommer jag att behöva driva denna begäran av Mike - det verkar som ett stort företag och jag måste se till att han är OK med mig och tar lite tid bort från avdelningens andra prioriteringar. ”
Lär dig att skratta
Chansen är stor att alla som arbetat i en professionell miljö i några år kan dela historier om dumma saker de har blivit ombedda att göra. Heck, jag var en gång tvungen att beställa blommor till en handledares hustru när han fastnade utanför staden. Ibland kommer du bara att göra dessa saker, med ett leende, för att hjälpa en annan person. Det kan vara frustrerande för tillfället, men det kommer att göra en fantastisk historia under happy hour en dag.
Men om din villighet att springa över staden och köpa din chef ett slips för hans viktiga möte är missuppfattat eftersom du vill vara hans personliga shoppare, är att diskutera detaljerna personligen ett bra sätt att skicka rätt meddelande, och lämnar inget utrymme för missuppfattning .
Prova: ”Det var inget problem att hjälpa till med den senaste gången, men jag är inte säker på att det är ett lämpligt uppdrag för mig regelbundet. Kan vi undersöka ett annat alternativ för att göra det här? ”
Det finns definitivt en anledning till att frasen ”andra uppgifter som tilldelats” finns på nästan varje arbetsbeskrivning - det är en naturlig del av de flesta positioner. Men tricket att navigera i dessa uppgifter är att lära sig när man ska rulla med situationen och när man ska trycka tillbaka. Och när dessa uppgifter passerar en linje, inser att lite öppen kommunikation ofta bara krävs är att ställa in situationen rätt och sätta gränser för vad du kan - och inte kan - göra på jobbet.
