Oavsett om du pratar med en långvarig kollega, en inte så intressant blivande partner eller en hyper-nyfiken vän-till-en-vän som vill lära sig om din karriär, det finns tillfällen då det bara verkar omöjligt att gå av telefonen. Men ta det från mig: Din tid är dyrbar, och det är definitivt värt att behärska denna konst.
Nu vill du (nästan) aldrig vara oförskämd, men ibland måste du vara lite aggressiv om du ska återkräva din tid. Oavsett situationen, här är några beprövade taktiker för att hålla ett telefonsamtal kort.
1. Kom till punkten snabbt
Det är lätt att chatta om det fina eller fruktansvärda vädret, din hektiska vecka, den senaste branschen skvaller ("Såg du den artikeln i TechCrunch?") Och en hel massa andra semi-intressanta saker när du först tar upp telefonen. När allt kommer omkring säger ingenting "nybörjare" som att starta i en barrage med frågor innan du ens har sagt hej.
Men såvida inte samtalets punkt är relationsbyggande, låt inte detta dra på mer än en minut eller så. Övergången smidigt från ditt småprat till köttet i din konversation, med hjälp av en linje som: ”Hur som helst, jag är glada över att höra mer om vad du gör. Hur kan jag hjälpa?"
Kom också ihåg att du kan använda den här "chit-chatten" för att dela lite av dina senaste nyheter i förväg - till exempel "Det har varit en spännande vecka här, vi har just stängt två fantastiska nya kunder!" Kan gå långt om du är i telefon med en potentiell partner som du vill imponera på. Men efter det, gå vidare.
2. Håll samtalet på rätt spår
Även när du har lyckats komma fram till samtalet, kan du mycket väl hitta din partner pågå för länge eller gå av med en tangent. Du kanske inte behöver höra om alla de nya funktionerna de just lanserade för att fatta ett beslut om ditt partnerskap; kanske du verkligen inte vill byta hela karriärvägshistorier med personen du gick med på att hjälpa till att prata om tillväxtstrategi.
För att få saker och ting tillbaka på rätt väg, säg något som visar att du definitivt lyssnade ("Det är så intressant att du brukade tänka på att gå in i marknadsföring - roligt hur livet överrasker oss!") Och omedelbart övergår till samtalets punkt. ("Hur som helst, jag hoppades fråga dig om är …" eller "Det låter som att det har varit galen där! Din e-post sa att du hade några frågor till mig - hur kan jag hjälpa till?")
3. Följ 19-minutersregeln
Jag krediterar den här till en kollega av mig, som en gång var förskräckt över att jag tillbringade 45 minuter på telefonen och pratade med en potentiell partner om en ganska låg och enkel affär. Och för att vara rättvis hade mycket av samtalet drivit in i ett bra för-förhållande-byggande territorium - under en tid som jag, helt uppriktigt, sov fem timmar om natten och knappt tog middagspauser.
Så hon gav mig den här regeln: Försök gå av telefonen på 19 minuter. Jag sa till henne att det var omöjligt utan att vara oförskämd. Men när jag började utmana mig själv med det målet var det mycket mer benägna att minska småprat - fortfarande chattprat på minut 10 var definitivt inte längre acceptabelt - och fortsatte konversationen på rätt sätt. Uppenbarligen fanns det tillfällen då det var så kort att det inte skulle vara lämpligt, men jag blev förvånad över hur ofta 19 minuter faktiskt var mer än tillräckligt.
4. Har ett hårt stopp - eller en döende telefon
Slutligen kan ingenting hjälpa till att slå in en konversation som att kommunicera att du måste gå av telefonen. Oavsett om det är ett viktigt samtal du måste gå till (med en av dina kunder, med en investerare, med din chefschef) eller om din telefon håller på att dö "för att du har varit i back-to-back-samtal hela dagen", ett säkert sätt att leda en konversation till dess nära är att ge en trevlig ursäkt för varför du måste lägga på.
Jag har funnit det mest effektiva - och minst oförskämd - att nämna ditt nästa möte (eller lågt batteri) mot början av din konversation, eller 10-15 minuter innan du tänker sluta. Att säga, "Vill bara ge dig en heads-up - jag har bara cirka 10 minuter till, så vi måste göra vårt bästa" är ett bra sätt att låta personen i andra änden av telefonen veta att ditt hårda stopp kommer, och det låter dig presentera det på ett sätt som är omtänksamt och försöker göra det bästa av situationen. Det är också mindre besvärligt än att säga, "Hej, jag måste stänga av telefonen nu - ledsen!"
Att hålla kort telefonsamtal är lite konst, men det är ett som kommer att tjäna dig bra när du behöver de dyra minuterna tillbaka på din dag. Tricket är naturligtvis att göra det utan att vara oförskämd.
På det anteckningen, ett sista råd: Medan du borde vara artig, låt inte din artighet landa dig ytterligare ett telefonsamtal. Jag gjorde misstaget bara en gång med att säga, ”Jag är så ledsen att vi måste avbryta det här kortet, men jag skulle gärna fortsätta den här konversationen en annan gång.” Lärdom: Jag erbjuder bara mer tid om du menar det. Annars är det bara att avsluta med "Hoppas att det var bra - det var bra att prata med dig!" Eller "Det här har varit riktigt intressant - jag ser fram emot att dela med mitt team och kommer att följa upp via e-post."
