Låt mig börja med att säga att det är för få timmar på dagen. Din uppgiftslista är aldrig tom, du kommer inte hem så tidigt som du vill och du känner inte att du klarar allt du vill göra.
Eftersom jag magiskt inte kan ge dig mer tid på dagen (även om jag är ganska säker på att det skulle vara den bästa superkraften någonsin), låt mig dela med dig hemligheten till att få mer gjort under den tid du har: aggressivt bevakar ditt schema.
Med detta menar jag inte att jag inte träffar möten (även om jag tror att färre är bättre), menar jag att hantera balansen och sekvensen av händelser under din dag för att ge dig maximal produktivitet. Detta är en av de mest kraftfulla saker du kan göra för dig själv - det känns faktiskt nästan som att lägga till mer tid till din dag.
Här är två enkla steg för att komma igång:
Steg 1: Föreställ dig din ideala vecka
Sätt först ner och svara kort på följande frågor:
- Vilka är dina arbetstimmar en genomsnittlig dag och vecka?
- Vad är dina stående möten - eller saker som måste göras vid ett visst datum och tid?
- Vid vilken tid på dagen är du mest produktiv? (t.ex., får du mycket gjort på morgnarna och sedan ha en lugn efter lunch?)
- Finns det veckodagar som är mer eller mindre produktiva för dig? (Fallet på måndagarna, någon?)
- Uppnås olika typer av arbete bättre på olika dagar eller tider? (Min medgrundare Kathryn skämtar att det är ett svart hål att skicka e-postmeddelanden fredag eftermiddag, så hon gör olika typer av arbete då.)
När du har svarat på dessa frågor, ta ett steg tillbaka och se hur ditt schema, möten, dagliga uppgifter och produktivitetsnivåer passar samman i en perfekt arbetsvecka.
Använd sedan en tom kalender för att faktiskt plocka ut det schemat. Ta med tidsblock som är bäst för fokuserat arbete (helst bitar av tid när du känner dig väldigt produktiv), block som är bäst för möten (min medarbetare Adrian tycker om att schemalägga dem på eftermiddagen - de ger henne energi när hon annars skulle kännas dåsig), och naturligtvis block för att svara på e-post.
Steg 2: Omvänd ingenjör din kalender (genom att göra andra anpassade till ditt schema)
Nu kommer saker upp, och du kanske inte kan hålla dig till detta schema varje vecka. Men du kan och bör skydda den som en (vänlig) eld-andningsdrake - särskilt din tid för att få fokuserat arbete. Jag säger er, att ha en handfull oavbrutna block där du verkligen kan arbeta är ovärderligt för att pressa mer tid ut ur din dag.
Behandla de perioder av arbete som alla andra möten i din kalender. När någon frågar dig om du är fri då är du inte (såvida du inte kan planera om den tiden för senare på dagen eller veckan). Om personer i ditt företag kan se din lediga eller bokade tid på din kalender, kan du till och med lägga din arbetstid på den för att undvika att det tas från dig.
Ett annat bra sätt att skydda din tid är att ta ledningen i schemaläggning av möten. Nu säger jag inte att ta över från någon annan om du inte är den som vanligtvis samordnar schemaläggning - det skulle kräva mer arbete, och det är definitivt inte ett steg i rätt riktning!
Vad jag menar är att låta människor veta vilka tider som fungerar för dig så snart som mänskligt möjligt - och helst innan någon annan har kastat ut en tid. Om du gillar att ha möten på eftermiddagen eller på en viss dag, släng ut "När som helst efter 15.00" eller "Fredagen är vidöppen." På så sätt förankras alternativen i dina förslag, inte i tider du vill ha till dig själv.
Du kommer aldrig att kunna lägga till tid på dagen, men du kan vara smart om de timmar du har. Och genom att maximera dina produktiva tider (och dina inte så produktiva tider, kommer du snabbt att upptäcka att du kan få mer gjort.
