Som någon som oroar sig för att oavsiktligt kränka människor tenderar jag att gå överbord i e-post - särskilt när jag ger feedback.
Jag använder överdrivna utropstecken, poserar min konstruktiva kritik i frågeform ("Jag tror att den här rapporten kan använda vissa bilder?") Och frågar alltid om de föredrar att bara träffas personligen för att diskutera vidare.
Ibland kommer jag att läsa igenom meddelanden som jag skickade och krypa - de utropstecken som kändes så vänliga när jag skrev mitt svar nu får det att se ut som om jag är ohälsosamt besatt av bilder i presentationer.
Medan jag vet att jag måste ringa dessa vanor ibland, läste jag nyligen något som fick mig att le. Visar sig att all min värme och fuzziness faktiskt ger mig en ny uppsättning.
Enligt en ny artikel om Tyst revolution med titeln ”7 sätt att använda maktlös kommunikation” är detta bara några av teknikerna för människor som är mer inflytelserika och framgångsrika via e-post. I princip, säger hon, tenderar människor som blir mer ödmjuka, annars känd som ”maktlösa kommunikatörer” att inspirera tillit och bygga starkare relationer.
Och det motsatta är också sant - när du uttrycker frågor som order, bara använder perioder och pratar med för mycket auktoritet i dina e-postmeddelanden, är det mindre troligt att du får ett bra svar (eller svar alls). Säger QR-grundare och författare av artikeln, Susan Cain:
Det kommer till denna insikt: När människor tror att du försöker påverka dem, sätter de upp sin vakt. Men när de känner att du försöker hjälpa dem, musea din väg till rätt svar eller vara ärlig om dina egna brister, öppnar de upp för dig. De hör vad du har att säga.
Vad betyder det här? Att vara mindre formell, mindre säker och mer känslomässig i dina e-postmeddelanden är inte så dålig - säger Cain som citerar författaren Adam Grants forskning, "maktlösa kommunikatörer ger 68% mer intäkter."
Det är uppenbart att peppar varje e-postmeddelande som du skickar med emojis, alla kepsar och frågetecken för att korrekt uttrycka dina känslor kommer förmodligen att få dig att vara oprofessionell, osäker och till och med olämplig i vissa situationer. Men andra gånger kan det göra skillnaden.
Kanske betyder det att man ber om någon godkännande innan man slänger en annan uppgift: Fungerar det här för dig? Glad att diskutera hur man delar upp arbetet mellan oss! snarare än att jag behöver dina anteckningar före fredagen.
Eller ta ett ögonblick för att göra dina förfrågningar låta mänskliga - till exempel att säga Kan du komma tillbaka till mig med tankar? snarare än Vänligen råda.
Eller till och med bara skriva in dina e-postmeddelanden med "Tack!" Eller "Ha en bra helg!" Snarare än den mer formella "Bästa."
Precis som du inte personligen skulle prata med dina kollegor på ett extremt knäppt, formellt sätt, vill du inte komma så lustigt via e-post. För om du vill att människor ska svara måste du ge dem en god anledning till - och någon som är vänlig och ibland sårbar är i slutändan mycket mer benägna att vinna respekt än någon som inte öppnar upp alls.
Vill du veta vad som verkligen känner dina kollegor? Vi har sammanställt alla tips för e-postetikett som du behöver för att se till att alla faktiskt läser (och svarar) på dina meddelanden.
