Hur många gånger varje vecka hör du medarbetare, vänner och familjemedlemmar klaga på att de önskar att det fanns fler timmar på dagen? Tanken på att slå av allt på din to-do-lista och gå ut genom dörren innan det är mörkt varje kväll är ganska mycket en myt.
Tja, inte för Cal Newport.
Newport är en professor i Georgetown samt en far, en fyra gånger författare, en frekvent förläggare inom sitt studierområde och en ständig bloggare. Åh, och han slutar fortfarande arbetet varje dag kl 17:30 och fungerar inte de flesta helger. Han låter som en superhjälte, eller hur?
Det visar sig att nästan vem som helst kan vara lika produktiv som han är genom att lära av sina metoder. En av Newports toppbesparare är vad han kallar ett ”fast produktivitetsschema:” Han planerar sin dag bakåt, börjar klockan 5:30 och arbetar sig fram till de tidigare timmarna. Huvudtanken är att han ger sig själv en viss tid att arbeta, strikt planerar sin dag i enlighet därmed och tvingar sig att fokusera.
Hur kan du få ett bakåtgående schema att fungera för dig? Så här planerar du det - och se till att du fyller den med rätt saker.
1. Hoppa över att göra-lista och schemalägga allt
Den viktiga hyresgästen i produktivitetsmetoden bakåt schemaläggas helt och hållet till att göra-listan och istället schemalägga allt till din dag. Varför? Genom att faktiskt sätta agendapunkter i din kalender, är du mer realistisk om hur lång tid de tar och när de kommer klara. Du vet också exakt vilken tid du behöver för att starta dagen för att passa in i allt.
Så försök att dra ut din gamla to-do-lista, öppna din kalender och skapa en händelse för varje objekt. För långsiktiga uppgifter, tänk på hur mycket tid du behöver varje dag för att metodiskt arbeta dig igenom den. När nya uppgifter kommer upp ska du hitta tid för dem i din kalender, snarare än att flytta dem till din aldrig slutande uppgiftslista.
2. Börja med Big, sedan Slot in the Small
Det verkar super uppenbart, men hur ofta spenderar du din faktiska arbetsdag med att svara på e-post, nätverk och i allmänhet inte uppmärksamma de djupare delarna av ditt jobb?
När du planerar att planera, börja med att blockera stora bitar av tid för de saker som är verkligen viktiga och sedan använda de återstående pauserna för mindre uppgifter. Personligen har jag slutat besvara e-postmeddelanden utan arbete (icke-brådskande pressförfrågningar, e-postmeddelanden från gamla anslutningar och liknande) mellan nio på morgonen och fem på natten, och det tvingade mig att fokusera på de större agendapunkter istället för att gå vilse i ett hav av mindre uppgifter. E-postmeddelanden kan besvaras när som helst; att komma med en vinnande innehållsstrategi kan inte skjutas upp efter arbetstid.
3. Bli av med din morgonskvallarsession (och andra tidskampmästare)
Newport säger att han fullföljer detta fasta produktivitetsschema varje dag genom att "hänsynslöst dra bort skyldigheter, stänga ner människor, bli svåra att nå och släppa marginellt användbara uppgifter under vägen."
Låter aggressivt, men om du tänker på det finns det förmodligen många sätt på vilka du inte använder din tid så bra du kan vara. Till exempel, istället för att skvallra bredvid kaffekanna på morgonen eller nära kopiatoren på sen eftermiddag (förlora vem vet hur mycket tid), spara ditt umgänge för mer lämpliga tider på dagen, som den 30 minuters lunchpaus du " har lagt på ditt schema.
Att planera din dag från mål till början kan vara oerhört skrämmande, men att veta att du tar ut onödiga åtgärder och att vara realistisk om hur mycket tid allt kommer att göra gör processen mycket enklare - och hjälper dig att lämna kontoret exakt när du vill till.
