Efter en lång dag med möten i Kambodja sa folket i gruppen jag ledde: "Vi vill åka till apatemplet." Som gruppledare instämde jag - med ett förbehåll: "OK, det låter bra, men se till att du inte tar några värdesaker med dig. Och ta inte med mat - aporna är kända för att stjäla. ”
Senare, när vi korsade gatan till templet, gabbade gruppen på potatischips och smsade på sina telefoner, när jag plötsligt hörde ett skrik: En jätte Rhesus Macaque-apa hoppade från telefonstången på min kollegas rygg och försökte ta henne pommes frites. Under tiden hade babyapor omgiven oss, klättrade upp på våra ben och försökt stjäla från våra ryggsäckar.
Efter att jag drabbade bort dem med en stor pinne, och vi försäkrade att ingen skadades, skrek min kollega åt mig: "Du borde ha sagt till oss att det skulle vara så illa!"
Det var inte ett "jag sa dig" ögonblick eller en tid att kasta skylden, men det var en bra påminnelse om att leda en stor grupp - speciellt utomlands eller i oskärdat territorium - ofta medför utmaningar. Om du befinner dig som chef för en grupp i ett annat land, här är några sätt att göra det lite lättare för dig själv och se till att din grupp förblir produktiv och innehåll.
Planera och förbered
Oavsett om din resa kommer att bli en lugn rundtur eller en fast packad uppsättning kraftmöten, är det viktigt att hålla alla informerade om vad som kommer att hända i förväg. Så se till att skicka en resväg väl innan du åker, en senaste version ungefär en vecka innan resan och slutligen en uppdaterad version när du kommer på marken. Det bör innehålla ett tentativt schema, bakgrundsinformation om dina möten, bios med de personer du möter med och alla nödkontakter, ambassadnummer och reseförsäkrings telefonnummer.
Det viktigaste av allt är att du har en resa och landorientering med alla i förväg (om du inte kan träffas personligen fungerar en Google Hangout eller ett konferenssamtal utmärkt). Det är viktigt att täcka tullen och kulturen för de platser du kommer att besöka - även om de inte registrerar sig helt direkt, kommer din grupp förhoppningsvis att komma ihåg vad du sa innan de gör ett misstag eller försvinner helt.
Tänk på att kommunicera de kulturella nyanserna i ett schema enligt liknande linjer. Om du till exempel är i ett land som Tyskland, vill du betona vikten av att vara i tid. Om du är någonstans mer avslappnad, som Argentina, se till att din grupp vet att det är normalt att saker börjar 30-45 minuter senare än planerad tid.
Håll dig fast vid schemat, men var flexibel
"Vad gör vi idag?" "Hur länge måste vi stanna på den här platsen?" Enligt min erfarenhet, oavsett hur många gånger du går igenom det i ett förberedande möte, kommer dina kollegor alltid vill veta vad som händer i hela resan (ibland timme för timme).
Så det är viktigt att hålla din grupp i slingan både i början av varje dag och när saker utvecklas. Se till att du är öppen för gruppens frågor och håll temperaturen i gruppen hela dagen. Hur mår de om mötena? Behöver de mer tid för att koppla av eller återhämta sig från jet-lag? Finns det några saker som inte finns på resplanen som de kanske vill prova eller har möjlighet att göra under fritiden? Så länge du kommunicerar med alla, var inte rädd för att anpassa ditt schema för att tillgodose gruppens och resans behov.
Stig till utmaningarna i en ny miljö
Under en resa till Karibien satt min grupp på en restaurang. Vi beställde alla, och alla fick sin mat utom två av mina haitiska kollegor. ”Det är konstigt, ” tänkte jag och gick för att fråga var maten var. Till min otro sa ägaren att det inte kom ut - och att mina kollegor inte hörde hemma på hans restaurang.
Detta var inte kulturellt, detta var öppen diskriminering, och jag såg till att ägaren visste att det var oacceptabelt. Jag förklarade för hela gruppen vad som hände, och vi var alla överens om att lämna (och ja, vi orsakade en scen).
Vi hamnade på en annan lokal restaurang och hade fantastisk mat och en fantastisk tid, men situationen lärde mig en viktig lektion. Som teamledare på en obekant plats borde jag ha undersökt restaurangen innan vi åkte och frågade lokalbefolkningen om den. Detsamma gäller för hotell, restauranger och personer du kommer att träffa. Ha alltid lite bakgrund så att du kan hantera alla utmaningar när de dyker upp. (Och vara redo att adressera dem när de gör det.)
Var tillmötesgående men hitta kompromiss
När jag gjorde NGO-konsultarbete vid gränsen mellan Thailand och Burma sa en av mina kollegor till mig: ”Jag vill se några flyktingar. Ta oss för att se flyktingarna, annars kommer jag att ge dig en dålig utvärdering. ”
Mitt hjärta sjönk. Jag var inte på väg att utnyttja samhället jag arbetade med bara så att gruppen kunde säga att de hade varit i ett flyktingläger. Å andra sidan kunde jag också förstå varför det kan vara viktigt för gruppen att höra berättelserna om de människor de arbetade på uppdrag av.
När du tar en grupp utomlands kommer de ofta att leta efter den "mest autentiska" upplevelsen som är möjlig - oavsett om det är att rida elefanter för att komma runt eftersom det verkar coolt (det är faktiskt skadligt för elefanten) eller vill knäppa det eftertraktade foto av lokalbefolkningen som gör sina dagliga "exotiska" aktiviteter (som kan vara påträngande och oförskämd). Och du som ledare måste bestämma när du ska tillgodose dessa förfrågningar och när du ska bestämma att de skulle göra mer skada än nytta.
I mitt fall beslutade jag att ha en gruppdiskussion om frågan och bad om sammanhang: Vilket värde skulle besöket i ett flyktingläger ha? Hur kan vi göra upplevelsen till ett utbyte istället för att vara utomstående som kommer in och sedan lämnar? Vi slutade med en kompromiss: I stället för att åka till ett läger arrangerade jag ett besök i ett lokalt samarbete där flyktingar gör och säljer sina varor. Inte bara gjorde besöket nöjes med min grupp, utan kvinnorna på samarbetet tjänade stora pengar på gruppens besök eftersom alla kände sig benägna att köpa sitt hantverk.
Kom ihåg att du måste bestämma vad som är lämpligt och säkert för din grupp. Om någon i ditt team har ett problem, en idé eller ett förslag, se hur du kan tillgodose det - men ställ dig till grund om förfrågningarna är outlandiska.
Låt dem lära på egen hand
Mellan möten i Kambodja kom en kollega upp för att visa mig hennes nya Tiffany-halsband (som var en falsk) som hon hade betalat 30 dollar för. Hon var upphetsad och tyckte att hon fick mycket för en ”äkta” falska - tills någon annan dykte upp med samma halsband som hon hade köpt för $ 5.
Oavsett om det blir lurat, försöker dålig mat eller begå en kulturell faux pas, kan du inte förhindra att alla misstag händer på marken - det är helt enkelt inte möjligt. Istället måste du som ledare skapa balans. Du borde vara expert på marken, men du måste också ibland luta dig tillbaka och låta människor lära sig på egen hand, även om det är det svåra sättet (såvida det inte är naturligtvis risk för säkerhet). Se till att ditt team är utrustat med grundläggande kunskaper om resan och ge alltid bakgrundsinformation och svara på frågor, men vet ibland att de bara måste lära sig på egen hand.
Vet att det inte är personligt
Efter en lång dag i Manilla tog en teammedlem en jeepney i stället för en taxi och förlorades i fel del av staden i en timme. Hon var frustrerad och kom riktigt upprörd. Strömsatt och stressat började hon gråta: "Du borde inte ha tagit oss hit - det är så svårt!"
När du leder en grupp kommer granskningen inte bara att handla om dina organisationsfärdigheter hela tiden, utan människor kanske vill skylla på dig för saker du inte har någon makt över. Du behöver inte acceptera skulden, men du bör låta dina kollegor lufta eller prata om deras frustrationer. Ta ansvar när det behövs, men ta inte bördan för saker som är utanför din kontroll. Saker kommer säkert att hända i ett främmande land som är annorlunda eller okända, och när de gör det, ta inte det personligen. Tänk bara på att människors känslor springer högt när de är ute av deras komfortzoner.
Medan dessa berättelser kanske låter lite upprivande, har jag lett ett dussin forsknings- och utvecklingsresor över hela världen med framgång. Det är faktiskt en av mina favorit saker att göra. Så det bästa rådet jag kan ge er är att vara öppen, att vara redo för några hinder, och framför allt att ha dessa ledarskapstips i åtanke. Oavsett vad som händer kommer ditt team att ha en oförglömlig resa.
