Hur man skapar en presentation på 30 minuter - musen

Hur kan du ta Amerikas främsta rädsla - offentligt talande - och göra den ännu skrämmande? Åh jag vet! Genom att lägga till nästan ingen tid att förbereda.

Och vem skulle göra något sådant? Åh, bara chefer, klienter, den riktiga talaren vars flyg försenades. Så med andra ord, det händer hela tiden, när du minst förväntar dig det.

Låt oss anta att det inte är en scen i en film, där huvudtalaren har en samvetskris i ögonblicket om ämnet, och du måste gå på scenen just nu . Vad som är mer troligt är att någon frågar om du kan ge en presentation senare samma dag - och du håller med om du bara har 30 minuter att arbeta med den.

Jag är här för att berätta att det är hela tiden du behöver förbereda ett fem minuters tal som är enkelt, strömlinjeformat och solid. Jag säger fem minuter för om det är längre än så kommer du realistiskt att behöva mer tid.

Protokoll 1 till 5: Räkna ut din "vem"

Du håller ett anförande till en viss publik och du vill tänka fem minuters tanke på vem de är för att se till att det är relevant, besläktat och relatabelt. Så börja med dessa frågor:

Hur stor är gruppen? Du vill veta om du presenterar för fem, 50 eller 500 personer.
Vilka är de grundläggande demografierna för denna publik? Ålder, kön, region och andra detaljer längs dessa linjer kommer att påverka de typer av exempel du kan använda i ditt tal.
Vad vet eller antar de redan om detta ämne? Pratar du med experter, eller vill du avsätta tid för att beröra grundläggande termer och idéer?
Vad håller dem uppe på natten (relaterade till ämnet)? Du vill se till att ditt innehåll adresserar det de är oroliga för - och hur du kan hjälpa dig.
Vad får dem upp på morgonen (även relaterat till ämnet)? Du vill se till att du också ger dem lite hopp!
Vad har denna publik rätt att göra med informationen? Du vill alltid att dina takeaways ska vara praktiska.

Om du är på minut fyra och fortfarande stubbade, skicka e-post till personen som tilldelade detta till dig och fråga.

Protokoll 5 till 7: Räkna ut mediet

Vi kommer att fortsätta bygga vidare på dessa punkter, men du kommer att vilja slå pausknappen på innehåll och tänka på medium. Om du bara fortsatte att ta anteckningar i din telefon eller på ett papper skulle du ha alla dina idéer nere, men du skulle inte ha tid att överföra dem till notkort eller bara PowerPoint.

Så ta dessa två minuter att bestämma om du använder bilder, anteckningar eller en teleprompter - och se till att du skriver ut dina anteckningar på rätt plats.

Protokoll 7 till 12: Räkna ut ditt "Vad"

Nästa steg är att arbeta igenom det du vill att din publik ska känna, göra och veta när de hört ditt tal. Vill du att de ska känna sig inspirerade? Självsäker? Är du redo att vidta åtgärder? Oavsett vilka ord du väljer här hjälper din ton. Vill du att de ska köpa produkter, investera, göra strategiska introduktioner? Du bör kunna begränsa ditt mål till en kort fras eller mening.

Därefter arbetar du med det du vill att din publik ska veta. (Det är här de frågor du svarade på minuter en till fem spelar in.) Tänk på vad din publik antar och använd dem för att komma med högst tre ämnen som de skulle behöva förstå för att göra det du vill dem att göra. Du kan dela det övergripande budskapet i förflutna, nutid och framtid; ditt team, affärsenheten och hela företaget; kort-, medellång- och långsiktiga planer.

Till exempel, om det du vill att publiken ska öka din avdelnings personalantal, måste de veta: vad du har åstadkommit med ditt nuvarande team, vad du kan åstadkomma om du hade fler människor och hur att öka din personalantal för verksamheten totalt sett.

Så du har kopplat ihop vad du vill att de ska göra, med de tre sakerna du vill att de ska veta, och när du lägger till den totala känslan - låt oss säga, motiverad - vet du vilken typ av ton du vill använda som väl. Grattis, du har nu den övergripande bilden av ditt tal.

Protokoll 12 till 24: Skriv ut det

Fyll ut de tre viktiga punkterna (som du redan har avgjort) genom att ge dem en synvinkel. Genom att använda exemplet ovan blir den första punkten "Vårt personalantal" "Vårt nuvarande personalantal fungerar, men är inte bra." Huvudpoäng två är inte "Mer personalantal" utan "En ökad personalantal är avgörande för att strategiskt hantera vår avdelnings ökade ansvarsområde . "Och för punkt tre blir" Affärseffekten "" Vårt ökade personalantal skulle göra vårt företag mer konkurrenskraftigt i branschen. "

Nu när du har din nyckelsats för varje ämne, bygg vidare på den med PREP-formeln (Punkt, skäl, exempel / bevis / erfarenhet, punkt):

Punkt: Vårt nuvarande personalantal fungerar för det måste, men det är inte bra.
Anledning: Anledningen till att jag säger det beror på att vi har ett smart, strategiskt och engagerat - men mycket magert - team.
Exempel / bevis / erfarenhet: Ett exempel på detta är när vi hade en rusningsorder för widget Y under semestern och vårt team kunde öka produktionen utan att offra kvalitet eller kostnad. Det gick naturligtvis en vägtull för vårt team eftersom vi arbetade med ett minimum av personal.
Punkt (sammanfattning): Och det är därför jag säger att vårt nuvarande personalantal fungerar, men skulle kunna förbättras.

Experttips: Växla mellan exempel, bevis och en personlig upplevelse för dina olika punkter.

Det trevliga med att bygga ut dina poäng ett lager åt gången är att du får ut det mesta av din tid. Först såg du till att du hade den allmänna publiken och idén. Sedan delade du ditt ämne i tre delar. Till sist tog du fram de tre delarna och lade till exempel. Detta tillvägagångssätt säkerställer att du inte tar slut och bara har den första tredjedelen av ditt tal gjort: Du har ett komplett tal och sedan tid för att göra det bättre.

Protokoll 24 till 29: Öva

Kom ihåg om du öppnar två till tre rader om möjligt så att du vet att de kommer ut skarpt och säkert och ger dig en lyckad start. Försök inte memorera någonting annat, men träna på att säga några av dina nyckellinjer.

Övning långsamt och tydligt, och om du använder anteckningar, understryka alla ord som är värda att betona. Om du har sagt det en gång tidigare, kommer du att må bättre säga det framför en publik.

Protokoll 29 till 30: Andas

Allvarligt. Du sprang bara genom din prep och du kommer att vilja lugna dig innan du talar till publiken - på så sätt kan du ge ett sammansatt intryck.

Franklin D. Roosevelts råd om offentligt talande var ”Var uppriktiga; fatta dig kort; sitta. ”Nu har du en plan för hur du gör exakt det på 30 minuter. Och kom ihåg att om du lämnar något ute ska du presentera en halvdesignad bild eller glömma att ställa frågor - ingen vet skillnaden. De ansvariga vet att du hade begränsad tid att göra detta, och folket i publiken kom in med väldigt få förväntningar på hur själva presentationen skulle se ut. Så ta ett djupt andetag. Du har det här!