Vi har alla haft de dagarna.
Dagarna när du kommer till kontoret klockan 9 börjar du produktiviteten. Du har en lufttät plan för att slutföra allt på din to-do-lista.
Nästa sak du vet, det är 18:30, och du har bara slog en sak på din ständigt växande lista. Vid den tidpunkten är du för trött att göra någonting annat, så du lämnar din resa hem och undrar vart hela tiden gick.
Efter att jag hade upplevt detta flera gånger än jag skulle vilja medge, slutade jag äntligen att tänka på vad som pågick.
Jag insåg att de bästa avsikterna faller vid vägen, för ingen är en ö: vi har alla kollegor som kämpar för vår uppmärksamhet, e-postmeddelanden som aldrig slutar att komma och möten som suger upp hela vår tid.
I en kultur där tiden är hög, är de mest värdefulla anställda de som inte bara hanterar sin egen tid utan som också hanterar andra människors tid effektivt - i princip tillåter sig mer fastigheter på dagen att få sina egna saker gjort.
Så sättet att bli bättre i tidsledningen är att lösa problem för andra. Det handlar om att hjälpa människor att hjälpa dig.
För att bryta ner det på ett sätt som känns handlingsbart har jag skapat tre breda hinkar med människor du interagerar med regelbundet: din nya anställning, din lagkamrat och din chef.
1. Din nya hyra: Hjälp dem med att prioritera
Att gå in i ett nytt företag är samtidigt spännande och utmattande. De flesta önskar tidigt påverka stor betydelse för att bevisa att företaget gjorde rätt val när de anställde dem.
Men enligt min erfarenhet - både som det nya barnet på kvarteret och som den veteranmedarbetaren - är det alltför lätt att fastna med information, namn och system. Det som varje ny anställd behöver är inte mer information utan ett sätt att prioritera det. På så sätt kan de hämta in de viktigaste aspekterna av jobbet och börja attribut med förståelsen att allt annat kommer med tiden.
Det kanske låter tidskrävande men det är lättare än du tror och kan åstadkommas med en kort 30-minuters gemensam övning.
Prova detta: Skriv ut alla uppgifter som de kommer att bli ombedda att göra. Ange uppgifternas betydelse (hög, medel, låg), bästa person att ställa frågor (POC) och hur mycket av deras tid de ska spendera på det (t.ex. 10% procent av din vecka).
Det är viktigt att varna för att nivåerna och tiden saker och ting kan ta kan förändras eller utvecklas. Tanken är att lägga ut allt som personen behöver, vilket gör att du inte behöver släppa allt varje timme för att förklara och svara på frågor.
2. Din lagkamrat: kommunicera tydligt och konsekvent
Oavsett om det är att delta i möten utan syfte, göra om arbete på grund av dålig kommunikation eller slå ut uppgifter utan tydlig inriktning är det i slutändan att tiden slösas bort. Om du vill känna dig fullbordad när du går ut genom dörren varje dag måste du hitta ett sätt att minska dessa frågor.
För att hantera en kollega på ett sätt som ökar din tidsstyrning måste du bli väldigt bra på att kommunicera.
En idé är att skicka ut förförläsningar på däck. När du delar en presentation har du inte ofta möjlighet att ha en produktiv konversation på nästa steg eller takeaways eftersom människor fortfarande bearbetar informationen. Detta resulterar i flera möten längs linjen.
Att skicka ut presentationen tidigt lindrar den oändliga strängen av möten och oändliga e-postkedjor. Det uppmuntrade också människor att komma förberedda till mötet, vilket ledde till en bättre och mer fokuserad diskussion. Ibland har jag till och med funnit att jag kan eliminera mötet helt och hållet om alla är i linje.
3. Din chef: Äg dina arbetsströmmar
Ju äldre en person blir, desto mer sträckta känner de. Men i verkligheten är det inte den nya arbetsbelastningen som är överväldigande för din chef - det är vikten av att känna sig ansvarig för "allt" hela tiden. Vad någon i den här situationen längtar efter är någon som kan hjälpa dem att kompensera sin mentala stress.
Som en direkt rapport finns det ett enkelt sätt du kan hantera i det här fallet: Äg dina arbetsströmmar.
Din chef bör kunna överlämna något till dig och inte behöva oroa dig förrän det är vid avstängning eller slutgiltigt godkännande. Om de kan ge dig en uppgift och i huvudsak anser att den är avmarkerad från deras to-do-lista har du gjort dig själv ovärderlig. Inte bara sparar du dem tid utan du ger dem också välbehövligt mental utrymme och lättnad att fokusera någon annanstans.
Detta kräver förtroende, vilket är nyckeln till att få friheten att ställa in ditt eget schema och gränser. Om din chef kan lita på dig för att få jobbet gjort, kommer de att vara mindre bekymrade över taktiken för hur du gör ditt jobb: när du kommer in, din arbetstid etc.
Är du inte säker på hur väl dina tidsförvaltningsförmågor går samman? Ta denna frågesport för att se hur långt du behöver gå för att förbättra. Och glöm inte fördelen med att dra nytta av dina gyllene timmar. Den här artikeln, med just detta ämne, förklarar hur planering av vissa arbetsobjekt under den perioden kommer att göra dig galen produktiv.
Om du närmar dig tidsstyrning ur perspektivet att hjälpa dina kollegor att vara mer effektiva kommer det att spara mycket mer tid på lång sikt. Vill du prova dessa? Låt mig veta vad du tycker på Twitter.
